Meters maken in de praktijk

Met structureel of zelfs incidenteel meten kun je makkelijk veel vooruitgang boeken.  In het bedrijfsleven stuurt men dagelijks met volledige 'dashboards' op de resultaten.  In de praktijk hoef je niet zover te gaan. Sterker nog, het is beter om het bij eenvoudig haalbare stappen te houden.

Stap 1 is dat je bedenkt wat interessante of juist irriterende factoren zijn om te meten. Medewerkers die te laat komen, dokters die veel uitlopen, de dagomzet per medicus, of de kwaliteit van de röntgenfoto’s die volgens de richtlijn Radiologie voor tandartsen verplicht is. Maar ook te laat komende patiënten of patiënten die zonder afspraak de deur uitlopen kunnen een interessante bron van gegevens zijn.

Hoe eenvoudiger je start, hoe beter het is. Als we de patiënten die zonder een afspraak de deur uitlopen als voorbeeld nemen, dan kun je eenvoudig bij de balie een dagstaat per behandelkamer neerleggen. Het enige dat de assistente hoeft te doen is een streepje zetten bij de patiënt die zonder afspraak weg is gegaan. Je kunt overwegen om ook de redenen in een categorie er bij te zetten, maar dat hoeft niet. Elk begin is er een. Categorieën zouden kunnen zijn: A: niet gesproken; B: geen agenda bij zich; C: denkt nog na over de behandeling; D: anders. Hoe minder categorieën hoe beter. Medici hebben vaak de neiging om compleet en precies te willen zijn. Dat is mooi in de zorg voor de patiënt, maar in de praktijkorganisatie leidt dat vaak tot uitstel of onwerkbare documenten. De engelsen zeggen “progress, not perfection”.

In stap 2 worden de dagstaten vervolgens in een korte excel lijst verwerkt. Klik hier voor een voorbeeld. Na de meetweek heb je dan een overzicht van het aantal patiënten per behandelkamer, per dag, dat geen afspraak heeft gemaakt. Problemen zijn nooit toe te wijzen aan één iemand. Het hele team speelt een rol. In dit voorbeeld kan een assistente meelopen naar de balie, of een medicus kan het belang van het maken van een afspraak duidelijker zeggen. En tot slot kan natuurlijk ook de balie alert zijn. Het meten geeft in ieder geval aan hoe groot het probleem is en of het wel de moeite waard is om er iets aan te doen.