Nieuw lid Mirella Koeten: ‘Coronacrisis vraagt om extra flexibiliteit en inzet van praktijkmanagers’

Mirella is begonnen als regiomanager in de kraamzorg. ‘Ik wilde me verbreden in het ondersteunen van de zorg en ben gaan werken als praktijkmanager, in dienst van HONK , in een HOED in de regio. Dat was een bewuste keuze. Ik wilde eerst zelf ervaren wat het vak inhoudt, voordat ik er een visie op ging ontwikkelen en beleid ging maken. Mijn taken waren divers: personeelszaken, kwaliteitscertificering, ict, het optimaliseren van de telefonie en de bereikbaarheid van de praktijk op orde brengen. Ik was ook een sparringpartner van de praktijkhouders. We spraken samen over de toekomst. De nieuwbouwwijk waarin de praktijk is gehuisvest, werd uitgebreid. Wat betekende dat voor de praktijk, waren er groeimogelijkheden, wat wilden de huisartsen? Welke knelpunten zagen we? Samen vormden we een mini-managementteam. Kortom, als praktijkmanager bied je vooral ondersteuning bij alle niet-medische zaken.’

Hoe kijk je daarop terug?
‘Ik heb ondervonden dat praktijkmanager een heel waardevol vak is. Je ziet hoe druk een huisarts het heeft. Hij begint om acht uur en met een beetje mazzel kan hij om half zes naar huis, na een stuk door gewerkt te hebben. Ik zag het als mijn taak om ruimte te creëren voor de huisarts, zodat die alle aandacht en tijd aan het verlenen van zorg kan geven. Huisartsen die praktijkhouder worden, zijn naast huisarts ook ondernemer en de baas van een team. Dat vergt bepaalde vaardigheden en kennis die niet iedere huisarts heeft. Als praktijkmanager kun je de huisarts hierbij ondersteunen en ontlasten. Niet elke huisarts heeft de ambitie om leiding te geven. Aandacht voor het personeel is heel belangrijk, tijdens de koffiepauze vragen hoe het met iemand gaat. Deze vraag kan veel bijdragen aan het werkplezier en welbevinden van medewerkers.’

Hoe zie jij de professionalisering van het vak?
‘Praktijkmanagers kunnen zich verder professionaliseren en zich vooral op beleidsniveau breder ontwikkelen. Ze kunnen advies geven bij het optimaliseren van vraag en aanbod van zorg, de samenwerking met het sociaal domein, bij taken in de wijk. Ze kunnen diverse projecten initiëren en daar een rol in spelen. Ik wil daarbij opmerken dat ze zeker niet alles zelf hoeven te doen. Je kunt ook een assistente bijvoorbeeld enthousiast maken voor kwaliteitsbeleid. Zorg dat je het slim inricht en dat mensen ook eigenaar worden van de thema’s die nu in de huisartsenpraktijk spelen. Samen moet je het doen!’

Het is lang niet altijd een gemakkelijke functie. Je hebt te maken met de belangen van de praktijkhouders en die van het team. Hoe ervaar jij dat?
‘Belangrijk is dat je met elkaar in gesprek blijft en het gemeenschappelijke doel voor ogen houdt: zorgen voor een goede balans tussen optimale zorg leveren en werkplezier hebben en houden. Besef dat veranderen altijd moeilijk is.’

Hoe zetten jullie praktijkmanagers bij HONK in?
‘We hebben een groep van 17 praktijkmanagers, van wie een aantal al een dienstverband bij een huisarts had. Omdat één praktijk onvoldoende uren kan bieden voor een volwaardige functie, heeft HONK ervoor gekozen een koppeling te maken in de vacature voor meerdere praktijken.’

Honk streeft ernaar praktijkmanagers een brede rol in de ondersteuning van de eerste lijn te geven, dus ook in de wijk.
‘Dat klopt. We willen huisartsen in de breedste zin van het woord ondersteunen. We vinden dat praktijkmanagers ook een rol kunnen spelen in de samenwerking met het sociaal domein, bij de beweging 'De juiste zorg op de juiste plek' en in de samenwerking tussen lokale huisartsenpraktijken. We willen de functie van praktijkmanager verder uitbouwen.’

Jullie praktijkmanagers komen voor een heel groot deel van buiten de zorg. Speelt dat een rol?
‘Het merendeel van onze praktijkmanagers heeft in de commerciële sector gewerkt in brede managementfuncties. Hun competenties vinden wij waardevol. We verwachten wel dat ze het adaptievermogen hebben om zich in te leven in de wereld van de zorg en huisartsen. Ze moeten er plezier in hebben om deze wereld te verkennen. Vaak zeggen ze dat ze uit deze functie een hoop voldoening halen. De meesten hebben de ambitie om het maatschappelijk belang te dienen. We hebben gedreven praktijkmanagers nodig die het tempo erin kunnen houden en die draagvlak voor veranderingen kunnen creëren. Je moet het samen met de huisartsen en het team doen.’

‘Ik ben ook crisiscoördinator. Alle praktijkmanagers spreken elkaar nu elke week tijdens een covid-spreekuur. We delen ons kennis en kunde. Zo kunnen we snel anticiperen op wat er nodig is en moet gebeuren. Als je in deze tijd van corona de rol van crisiscoördinator vervult, dan kun je een toegevoegde waarde hebben binnen de praktijk of wijk. Deze coronatijd vraagt om extra flexibiliteit en inzet van de praktijkmanagers. Ook op niet werkdagen heeft een manager te maken met besmettingen en knelpunten op de praktijk. Dit vraagt soms meteen om actie.’

‘Met ons regionale netwerk en met het structureel overleggen gaan we zeker door, ook als de coronacrisis voorbij is. Er ligt een aantal actuele landelijke thema’s waar praktijkmanagers mee te maken hebben. Zoals OPEN , de implementatie van het patiëntenportaal, digitalisering en het vraagstuk van de toegankelijkheid. De wens om op een laagdrempelige manier informatie te delen en deze thema’s samen te bespreken, blijft bestaan. We weten waarin welke collega is gespecialiseerd, bijvoorbeeld kennis specifiek over Welzijn op Recept, declaratievraagstukken, of bijvoorbeeld een vaardige collega op het gebied van ict.’

Wat is jullie ambitie voor dit jaar?
‘We hebben zelf een PraktijkScan ontwikkeld, waarmee we alle processen in de praktijk doorlopen en zo de praktijk kunnen doorlichten. Hoe sta je ervoor als praktijk, wat wil je verbeteren? Op basis hiervan kunnen praktijkmanagers hun jaarplan met de artsen samenstellen. We willen deze analyse bij meer praktijken uitvoeren, om zo gezamenlijke ontwikkelpunten te gaan herkennen. Dat doen we op basis van data, daarover gaan we in gesprek. Daarna gaan we aan de slag: dus data, dialoog, doen.’

‘Ik heb onlangs zo’n sessie met een groep huisartsen gedaan. Bijkomend voordeel is dat we zo ook een goed beeld, een rode draad van onze regio, krijgen. De praktijkmanager krijgt een rol bij de uitvoering. Denk aan het ondersteunen van huisartsen bij het voeren van gesprekken met de gemeente over verbouw- en nieuwbouwplannen, bij het werven van waarnemers, of acties om het tekort aan assistenten op te lossen. De praktijkmanager krijgt dan meer een organisatorische rol bij het inrichten van de zorg of zorgen dat er goede afspraken worden gemaakt. Je kunt hierbij denken aan het maken van afspraken met een lokale zorginstelling om de samenwerking te verbeteren.’

Waarom ben je lid geworden van PraktijkmanagersNetwerk?
‘Ik vind het belangrijk om onze kennis en kunde naar collega’s buiten onze regio te brengen. Bij een landelijk netwerk kun je landelijke thema’s bespreken, zoals: hoe hou je de capaciteit op orde? En ook belangrijk: je kunt out-of-the-box denken of komt een verfrissende blik tegen.’