Praktijkhandboek ‘dentalQmanagement’ maakt werken in praktijk makkelijk

Het praktijkhandboek bestaat uit vier hoofdvensters: ‘Ondersteunende processen’, ‘Klinische processen’, ‘Praktijkorganisatie’ en ‘Personeel’. Binnen deze vier hoofdvensters, de zogenaamde ‘tegels’, bevindt zich alle informatie die voor de praktijk noodzakelijk en/of relevant is. Het handboek is geïntegreerd in MedicPlek en kan vervolgens eenvoudig door een praktijk zelf worden aangepast, waarbij ook ondersteuning op maat kan worden geboden.

‘Onderdeel van praktijkcommunicatie’

Van Wermeskerken vergelijkt het handboek - met daarin alle protocollen, documenten en praktijkinformatie - met de harde schijf van een computer. ‘Alleen op een harde schijf moet je telkens weer op zoek: “Waar is dat document dat ik nodig heb, is het de laatste versie?” Als je in dit handboek werkt, dan zie je alle praktijkinfo systematisch op pagina’s ondergebracht in ‘tegels’ en dat maakt het leuker en overzichtelijker. Met de zoekfunctie, kun je heel eenvoudig naar de juiste pagina, protocol of document zoeken. Je ziet alles overzichtelijk gerangschikt in verschillende categorieën.’

‘Doordat het handboek geïntegreerd is in MedicPlek is het bovendien onderdeel van alle communicatie binnen de praktijk. Op de tijdlijn kan ieder teamlid in de praktijk steeds een update geven over wat er zoal in de praktijk speelt. Hierdoor is iedereen altijd aangesloten en ook als je die dag niet werkt, kun je altijd later teruglezen welke informatie je hebt gemist.’

Tegel ‘Ondersteunende processen’

In deze tegel zijn alle werkinstructies en checklists voor alle ondersteunende functies in de praktijk te vinden, zoals het baliehandboek, vertelt Van Wermeskerken. ‘Hierin staan alle werkprocessen omschreven, waar je aan de balie of de receptie mee te maken hebt. Wat doe je zoal als je aan de receptie zit? Heel handig ook voor het inwerken van nieuwe collega’s. Juist het baliehandboek is zo uitgebreid, omdat deze functie in de tandartspraktijk heel anders is dan in andere bedrijven. De baliefunctie is cruciaal in de praktijk, omdat hier de agenda van de behandelkamers wordt gevuld.'

‘Naast het baliehandboek zijn alle protocollen van de ondersteunende functies in de praktijk hier ondergebracht, met de bijbehorende checklists, zoals over apparatuur, bestellingen en voorraad. Ook vind je hier een link naar een overzicht van medewerkers en kan je aangeven welke verantwoordelijkheid ze hebben.’

Tegel ‘Klinische processen’

Alle klinische werkprocessen met bijbehorende protocollen zijn in deze tegel ondergebracht. Aanpassingen aan een protocol kunnen eenvoudig worden aangebracht en via een bericht op de tijdlijn meteen aan iedereen worden gecommuniceerd, bijvoorbeeld: 'Het protocol endo zitting 1 is aangepast'. Protocollen die zijn vernieuwd kunnen eventueel ook worden gepresenteerd met een afvinklijst, zodat ze door iedereen kunnen worden getekend als gelezen.’

De tegel ‘Klinische processen’ bevat naast alle benodigde basisprotocollen bijvoorbeeld ook een checklist voor het patiëntendossier, een procedure voor ‘Incidenten melden’ en een stappenplan voor de ‘Meldcode huiselijk geweld en kindermishandeling’. In diverse protocollen is bovendien een directe link aangebracht naar de (algemeen toegankelijke) KNMT-richtlijnen. ‘Met het dQm-handboek willen we het werken in de praktijk zo makkelijk mogelijk maken’, legt Van Wermeskerken uit.

Tegels ‘Praktijkorganisatie’ en ‘Personeel’

In de tegel ‘Praktijkorganisatie’ zijn alle zaken opgenomen die een praktijk geregeld moet hebben rondom wet- en regelgeving. Zo is een stappenplan opgenomen om te controleren of de praktijk voldoet aan de wet- en regelgeving en vind je er een format voor een bhv-plan en een verbeterregister. De tegel ‘Personeel’ faciliteert een praktijk om het HR-management goed in te regelen. Zo vind je er een template voor de taakdelegatie en bijvoorbeeld formats voor het maken van een rooster of het voeren van functionerings- en ontwikkelgesprekken.

‘Efficiëntieslag in de praktijk’

Om een praktijk als een goed geoliede machine te laten draaien moet de praktijk een scala aan zaken goed geregeld hebben. ‘Vaak zit dit in hoofden van mensen maar is het nergens goed vastgelegd. Met het dQm-handboek maken we het praktijken makkelijk, door wat minimaal nodig is aan te leveren met ons handboek, met aanvullende instructies hoe je dit zelf verder op maat kunt maken’, schetst Van Wermeskerken.

‘Door dit handboek aan te bieden op MedicPlek krijgt de praktijk een alles-in-één-oplossing: een gestroomlijnde communicatie en een volledig gevulde documentatie. De overzichtelijkheid van het platform en het handboek maakt dat zaken transparant zijn en er minder vragen hoeven te worden gesteld. Dat scheelt een hoop onduidelijkheid, tijd en gepraat.'

‘Makkelijk als sociale media’

Een voordeel is dat er binnen MedicPlek overal over kan worden gecommuniceerd, berichten kunnen AVG-proof worden gedeeld en er kan worden gechat, al dan niet in groepen (zoals tandartsen, assistenten etc.). Van Wermeskerken: ‘Dit werkt net als WhatsApp en de tijdlijn op MedicPlek lijkt precies zoals die op bekende sociale media als Facebook, LinkedIn en Instagram. Deze tijdlijn wordt gebruikt voor alles wat er in de praktijk op dat moment speelt. Zo kunnen ook storingen in apparatuur worden gedeeld, met daarbij of een storing al gemeld is bij het onderhoudsbedrijf en updates worden gegevens over de verdere status.’

‘Aan de slag’

MedicPlek verzorgt het platform voor de praktijk en geeft online de introductie voor het management. Van Wermeskerken en In ’t Hout begeleiden tijdens online sessies de praktijkmanager bij de ingebruikname van het handboek. 'Als je dit handboek afneemt, lopen we met de manager het handboek door. Op het moment dat je daarmee klaar bent, kun je het hele team al meenemen in de werkwijze op MedicPlek. Ze zijn er snel in thuis, heel spannend is het niet. Je moet weten hoe MedicPlek werkt, waar het praktijkhandboek zit, hoe de zoekfunctie werkt en je bent er eigenlijk al.’

Van Wermeskerken benadrukt dat het belangrijk en ook goed is om het team juist te betrekken in de verdere finetuning van het handboek. ‘Assistenten weten zelf vaak beter of het handig is om nog specifieke protocollen en/of instructies toe te voegen. Juist omdat de basis er al is en het handboek heel toegankelijk is voor iedereen, nodigt dit automatisch uit om zaken die ontbreken toe te voegen.’

Naast het handboek biedt dQm zes kenniswebinars per jaar aan over actuele thema’s gerelateerd aan praktijk- en kwaliteitsmanagement. Ook wordt een praktijk via het eigen platform van dQm op MedicPlek geïnformeerd over wijzigingen in het basishandboek. Van Wermeskerken: ‘We hebben ambitieuze plannen voor het doorontwikkelen van ons handboek en zullen dit uiteraard ook steeds aanpassen op wijzigingen in de wet- en regelgeving.’

Meer informatie:

• Binnenkort is de site live: dentalqmanagement.nl
• dentiness.nl 
• sonneveldzorgadvies.nl 
• kwinth.nl