Snel en slim zoeken naar mail in Outlook (deel 2)

E-mails zoeken in meerdere mappen

Mogelijk heb je zelf diverse mappen onder je Postvak In aangemaakt of beheer je meerdere mailboxen. Zoeken wordt dan vaak lastig want als alle mappen (incl. submappen) telkens doorzocht moeten worden dan kost dat uiteraard meer tijd, of je moet de handeling een aantal keer herhalen. Zo kun je heel eenvoudig meerdere mappen tegelijk laten doorzoeken:

• Klik met je cursor in de zoekbalk (bovenin Postvak In) zodat het tabblad ‘Hulpmiddelen (of Hulpprogramma’s) voor zoeken' wordt weergegeven.
• Klik op de button 'Hulpmiddelen voor zoeken' en selecteer 'Zoekcriteria' waarna onderstaand scherm opent. Dit kan ook middels de sneltoetsen: Ctrl + Shift + F.

• Typ het woord (of de woorden) waarnaar je wil zoeken achter 'Zoeken naar de tekst' in het tabblad 'Berichten'.
• Selecteer onder 'In' of er alleen in de onderwerpregel gezocht moet worden of ook in de tekst van het bericht.
• Onder het tabblad 'Meer opties' kan je de opdracht nog verder verfijnen door bijvoorbeeld een categorie in te vullen.
• Standaard wordt er gezocht in de map die op dat moment geopend is. Om dit te wijzigen naar meerdere mappen klik je op 'Bladeren'. In dit scherm kan je zelf de map (of mappen) aanvinken waarbinnen gezocht moeten, dus ook binnen mappen van andere accounts waarvoor je gemachtigd bent. 

Let op : als je ook in submappen wil laten zoeken, vergeet dan niet om onderaan 'Submappen zoeken' aan te vinken.

Een zoekmap geeft je snel het overzicht van alle e-mailberichten die aan bepaalde criteria voldoen. Zo kan je bijvoorbeeld direct laten zoeken naar alle grote e-mails of e-mails van of aan bepaalde personen, ongeacht in welke map(pen) deze berichten staan.

Er zijn verschillende manieren om een zoekmap te maken:

• Klik in E-Mail onder het tabblad 'Map' op 'Nieuwe zoekmap' of
• Klik aan de linkerzijde bij je mappenstructuur met je rechtermuisknop op 'Zoekmappen' of
• Gebruik de sneltoets Ctrl + Shift + P.

Onderstaand scherm wordt dan geopend:

Je klikt vervolgens op de gewenste zoekmap en indien nodig kan je de extra criteria aangeven. Bij 'E-mail zoeken in' is het mogelijk om een ander account te selecteren.

Een aangepast zoekmap maken

Onderaan de vooraf gedefinieerde zoekmappen staat de mogelijkheid 'Een aangepaste zoekmap maken'. Zodra je hierop klikt verschijnt het volgende scherm: 

• Typ een naam voor deze zoekmap
• Klik op 'Voorwaarden' om de criteria aan te geven zoals woorden, categorieën, afzender etc. Zie tevens de beschrijving onder 'E-mails zoeken in meerdere mappen'.

Zoekoperatoren gebruiken

In mijn vorige blog heb ik aangegeven wat je kan vinden als je de operatoren EN/+, NIET/-, OF, " " en ( ) gebruikt. 
Onderstaand wat aanvullingen om je zoekopdrachten binnen Outlook te kunnen verfijnen. Deze tekens kan je ook gebruiken als je via het tabblad 'Zoeken' en het icoon 'Meer' criteria selecteert die je verder wilt specificeren. 

Geschreven door  Inge Verweij

Trainer/coach AVK