De laatste maand van het jaar, een mooie tijd om je mailbox op te schonen. Hier enkele tips voor een verfrissende eindejaarsschoonmaak in je grote verzameling post van je digitale brievenbus.
Digitale eindejaarsschoonmaak: Baas over je mailbox
donderdag 7 december 2017
3 min
Eerst even de feiten. Gemiddelde checken we elf keer per uur onze mailbox, blijkt uit onderzoek. Een kwart van onze werktijd verspillen we daarmee aan e-mails, als voortdurende onderbreking van onze werkzaamheden. Omdat 84 procent van de kenniswerkers zijn e-mailapplicatie continu openhoudt op de achtergrond, wordt 70 procent van alle binnenkomende e-mails binnen de zes seconden bekeken. De verwachting is dat wij niet langer dan drie minuten kunnen werken aan onze taak, zonder onderbroken te worden. Mailberichten zijn dus al een trigger op zich, laat staan als je mailbox een rommeltje is. Tijd voor de grote schoonmaak!
Drastische maatregelen
Onze inbox zou eigenlijk enkel ongelezen berichten mogen bevatten die nuttig of zinvol zijn. Alle andere mails moeten in specifieke folders terechtkomen. Het is een van de basisprincipes van Lean: geef alles een plaats, ook al je e-mails. E-mails moet je dus eigenlijk niet bewaren. Maar als je dat toch doet, bewaar ze dan niet in hiërarchische mappen, maar gebruik de mapstructuur DRASTIC.
- DELETED : al je verwijderde e-mails.
- READ : mails die je later nog eens rustig wilt doornemen: nieuwsbrieven en informatiemails.
- ARCHIEF : behandelde gelezen mails die je niet meteen wilt verwijderen.
- SENT : verzonden e-mails.
- TASKS : e-mails waar je nog op moet antwoorden of die een taak bevatten.
- INBOX : daarin staan enkel ongelezen e-mails. Na elke e-mailsessie moet die leeg zijn.
- CC : alle e-mails waarin je in cc staat en waarvan niet verwacht wordt dat je erop antwoordt.
De vier D's voor een goede indeling
Nieuwe mails deel je opnieuw gestructureerd in. Aan het einde van je werkdag moet je inbox liefst leeg zijn. Je laat ook niet alle post die je krijgt in je brievenbus zitten. Dat kan alleen als je je inbox niet gebruikt als to do-box. Voor inkomende mail zijn er vier D’s:
- Delete of stel een regel in zodat de e-mail in de toekomst niet meer in je inbox terechtkomt.
- Do op voorwaarde dat je de e-mail binnen de twee minuten kan afhandelen.
- Delegate : geef de taak die aan de mail verbonden is door aan de geschikte persoon en vlag de mail eventueel voor opvolging.
- Delay : plan het werk in en antwoord pas wanneer de taak is uitgevoerd of stuur eventueel een bericht om te zeggen dat je de taak hebt ingepland en er later op terugkomt.
'Aan het einde van de werkdag moet je mailbox moet leeg zijn, je laat je post ook niet in de brievenbus zitten'
Bij het thema van dit artikel betrokken organisaties
Lees verder - met dit thema
RVS: ‘Doe samen continu ervaring op met digitale zorg’
27 aug 2020 4 minDe coronacrisis heeft zorgverleners en patiënten gedwongen digitale toepassingen, zoals beeldbellen, te gaan…
Lees verder »
Charlotte van den Wall Bake ‘terugkijken’: ‘Trotseer de toekomst met een wendbaar team’
26 aug 2020 3 minHoe kun je als praktijk overleven in deze tijd van veranderingen? Charlotte van den Wall Bake stelde de vraag bij…
Lees verder »
Nieuw lid Ellen Stant: ‘Ik merk dat ik als praktijkmanager eigenlijk alleen ben in de praktijk'
26 aug 2020 3 minEllen Stant werkt sinds 2002 in het Groningse gezondheidscentrum Lewenborg. Ze startte haar loopbaan daar als…
Lees verder »
Psycholoog Liesbeth Van Vliet: 'Empathische dokters voeren betere slechtnieuwsgesprekken'
26 aug 2020 3 minOngeneeslijk zieke patiënten die worden behandeld door dokters met inlevingsvermogen voelen zich beter dan die van…
Lees verder »
Nieuw lid Elly Hogeveen: ‘Ik hou van sparren met collega’s, kennis delen en elkaar inspireren’
25 aug 2020 2 minElly Hogeveen werkt sinds juli dit jaar bij een tandartsenpraktijk in de Friese watersportplaats Grou. Ze is in…
Lees verder »
Visser & Visser ‘terugkijken’: ‘Neem beslissingen op basis van de werkelijke cijfers’
25 aug 2020 3 minHarro de Haan en Timo van Houdt (Visser & Visser) presenteerden tijdens de Dag van de Praktijkhouder (27 juni…
Lees verder »
Leidraad helpt huisartsen bij vormgeven regionale samenwerking
25 aug 2020 3 minVeel kwesties in de huisartsenzorg kunnen beter op regionale schaal geregeld worden. De huisartsenkoepels LHV en…
Lees verder »
Hoogleraar huisartsgeneeskunde Anneke Kramer: ‘Over tien jaar werken huisartsen in wijkpoli'
24 aug 2020 4 minHuisarts en bijzonder hoogleraar huisartsgeneeskunde Anneke Kramer voorspelt dat huisartsen over vijf of tien jaar…
Lees verder »
Reactie toevoegen