De laatste maand van het jaar, een mooie tijd om je mailbox op te schonen. Hier enkele tips voor een verfrissende eindejaarsschoonmaak in je grote verzameling post van je digitale brievenbus.
Digitale eindejaarsschoonmaak: Baas over je mailbox
donderdag 7 december 2017
3 min
Eerst even de feiten. Gemiddelde checken we elf keer per uur onze mailbox, blijkt uit onderzoek. Een kwart van onze werktijd verspillen we daarmee aan e-mails, als voortdurende onderbreking van onze werkzaamheden. Omdat 84 procent van de kenniswerkers zijn e-mailapplicatie continu openhoudt op de achtergrond, wordt 70 procent van alle binnenkomende e-mails binnen de zes seconden bekeken. De verwachting is dat wij niet langer dan drie minuten kunnen werken aan onze taak, zonder onderbroken te worden. Mailberichten zijn dus al een trigger op zich, laat staan als je mailbox een rommeltje is. Tijd voor de grote schoonmaak!
Drastische maatregelen
Onze inbox zou eigenlijk enkel ongelezen berichten mogen bevatten die nuttig of zinvol zijn. Alle andere mails moeten in specifieke folders terechtkomen. Het is een van de basisprincipes van Lean: geef alles een plaats, ook al je e-mails. E-mails moet je dus eigenlijk niet bewaren. Maar als je dat toch doet, bewaar ze dan niet in hiërarchische mappen, maar gebruik de mapstructuur DRASTIC.
- DELETED : al je verwijderde e-mails.
- READ : mails die je later nog eens rustig wilt doornemen: nieuwsbrieven en informatiemails.
- ARCHIEF : behandelde gelezen mails die je niet meteen wilt verwijderen.
- SENT : verzonden e-mails.
- TASKS : e-mails waar je nog op moet antwoorden of die een taak bevatten.
- INBOX : daarin staan enkel ongelezen e-mails. Na elke e-mailsessie moet die leeg zijn.
- CC : alle e-mails waarin je in cc staat en waarvan niet verwacht wordt dat je erop antwoordt.
De vier D's voor een goede indeling
Nieuwe mails deel je opnieuw gestructureerd in. Aan het einde van je werkdag moet je inbox liefst leeg zijn. Je laat ook niet alle post die je krijgt in je brievenbus zitten. Dat kan alleen als je je inbox niet gebruikt als to do-box. Voor inkomende mail zijn er vier D’s:
- Delete of stel een regel in zodat de e-mail in de toekomst niet meer in je inbox terechtkomt.
- Do op voorwaarde dat je de e-mail binnen de twee minuten kan afhandelen.
- Delegate : geef de taak die aan de mail verbonden is door aan de geschikte persoon en vlag de mail eventueel voor opvolging.
- Delay : plan het werk in en antwoord pas wanneer de taak is uitgevoerd of stuur eventueel een bericht om te zeggen dat je de taak hebt ingepland en er later op terugkomt.
'Aan het einde van de werkdag moet je mailbox moet leeg zijn, je laat je post ook niet in de brievenbus zitten'
Bij het thema van dit artikel betrokken organisaties
Lees verder - met dit thema
Praktijkmanager Liane Pieters over toegenomen agressie in de praktijk: 'Mensen zijn coronamoe. Daardoor wordt hun lontje korter'
30 dec 2020 4 minLiane Pieters werkt als praktijkmanager en doktersassistente in twee Groningse huisartsenpraktijken.…
Lees verder »
Huisarts Bart Timmers tijdens de online Dag van de Praktijkhouder: ‘Een optimale praktijk voer je digitaal’
29 dec 2020 4 min‘Ik wil zo goed mogelijk mijn vak uitoefenen en daar hoort digitaal bij', stelt huisarts Bart Timmers. Tijdens de…
Lees verder »
De Prachtige Praktijk van bekkenfysiotherapeut Sytske Lohof: ‘Fysio's kunnen mensen met stuitpijn echt helpen’
17 dec 2020 6 minSytske Lohof behandelt in haar praktijk “Overwinning” in het Groningse Wildervank patiënten die last hebben van…
Lees verder »
Lannet Dental ontzorgt tandartspraktijken: Praktijkondersteuning op basis van veiligheid, goede documentatie en continuïteit
17 dec 2020 3 minLannet Dental begeleidt de automatisering van tandartspraktijken. IT-engineers René Sneijders en Richard…
Lees verder »
Specialisten VvAA: ‘Voor zzp’ers wordt het steeds lastiger langer in één praktijk te werken’
16 dec 2020 5 minWanneer is iemand een zzp’er? Hoe staat het met de zzp’er in de mondzorg? Erik van Dam en Ferdy de Wijs van VvAA…
Lees verder »
Nelleke Bots-Van ’t Spijker over 'senior proof' mondzorg: ‘Hou de oudere betrokken’
16 dec 2020 7 minNelleke Bots-Van ’t Spijker is tandarts-geriatrie in de Mondzorgkliniek in Bunschoten-Spakenburg, waarbij ze een…
Lees verder »
Docket: de slimme planningstool voor de medische groepspraktijk
15 dec 2020 5 minDocket is een handige tool om de teamplanning in een groepspraktijk efficiënt uit te voeren. De tool bestaat uit…
Lees verder »
Nieuw lid Nathalie Vonk: ‘In eerste lijn kan ik me veel breder ontwikkelen’
14 dec 2020 3 min‘Ik zie nu dat er heel veel mogelijk is in de eerste lijn, veel meer dan ik had verwacht’, zegt Nathalie Vonk die…
Lees verder »
Reactie toevoegen