De laatste maand van het jaar, een mooie tijd om je mailbox op te schonen. Hier enkele tips voor een verfrissende eindejaarsschoonmaak in je grote verzameling post van je digitale brievenbus.
Digitale eindejaarsschoonmaak: Baas over je mailbox
donderdag 7 december 2017
3 min
Eerst even de feiten. Gemiddelde checken we elf keer per uur onze mailbox, blijkt uit onderzoek. Een kwart van onze werktijd verspillen we daarmee aan e-mails, als voortdurende onderbreking van onze werkzaamheden. Omdat 84 procent van de kenniswerkers zijn e-mailapplicatie continu openhoudt op de achtergrond, wordt 70 procent van alle binnenkomende e-mails binnen de zes seconden bekeken. De verwachting is dat wij niet langer dan drie minuten kunnen werken aan onze taak, zonder onderbroken te worden. Mailberichten zijn dus al een trigger op zich, laat staan als je mailbox een rommeltje is. Tijd voor de grote schoonmaak!
Drastische maatregelen
Onze inbox zou eigenlijk enkel ongelezen berichten mogen bevatten die nuttig of zinvol zijn. Alle andere mails moeten in specifieke folders terechtkomen. Het is een van de basisprincipes van Lean: geef alles een plaats, ook al je e-mails. E-mails moet je dus eigenlijk niet bewaren. Maar als je dat toch doet, bewaar ze dan niet in hiërarchische mappen, maar gebruik de mapstructuur DRASTIC.
- DELETED : al je verwijderde e-mails.
- READ : mails die je later nog eens rustig wilt doornemen: nieuwsbrieven en informatiemails.
- ARCHIEF : behandelde gelezen mails die je niet meteen wilt verwijderen.
- SENT : verzonden e-mails.
- TASKS : e-mails waar je nog op moet antwoorden of die een taak bevatten.
- INBOX : daarin staan enkel ongelezen e-mails. Na elke e-mailsessie moet die leeg zijn.
- CC : alle e-mails waarin je in cc staat en waarvan niet verwacht wordt dat je erop antwoordt.
De vier D's voor een goede indeling
Nieuwe mails deel je opnieuw gestructureerd in. Aan het einde van je werkdag moet je inbox liefst leeg zijn. Je laat ook niet alle post die je krijgt in je brievenbus zitten. Dat kan alleen als je je inbox niet gebruikt als to do-box. Voor inkomende mail zijn er vier D’s:
- Delete of stel een regel in zodat de e-mail in de toekomst niet meer in je inbox terechtkomt.
- Do op voorwaarde dat je de e-mail binnen de twee minuten kan afhandelen.
- Delegate : geef de taak die aan de mail verbonden is door aan de geschikte persoon en vlag de mail eventueel voor opvolging.
- Delay : plan het werk in en antwoord pas wanneer de taak is uitgevoerd of stuur eventueel een bericht om te zeggen dat je de taak hebt ingepland en er later op terugkomt.
'Aan het einde van de werkdag moet je mailbox moet leeg zijn, je laat je post ook niet in de brievenbus zitten'
Bij het thema van dit artikel betrokken organisaties
Lees verder - met dit thema
Online Meetup startende praktijkmanagers: ‘Pak de regie en zeg wat je nodig hebt’
10 jan 2021 5 minOnder de prikkelende titel ‘Welke ballen laat je schieten en welke apen hou je op je schouders’, gaf…
Lees verder »
Online Strategiedag voor praktijkmanagers: ‘Ga continu dialoog aan met je medewerkers’
10 jan 2021 6 minHoe ontwikkel je een strategisch HR-beleid? Via de thema's 'instroom, doorstroom en verzuim' kwam dat beleid op 8…
Lees verder »
Tandarts Richard Suy: 'Je moet continu blijven investeren in en luisteren naar je medewerkers'
9 jan 2021 7 minTandarts en ANT-bestuurder Richard Suy bouwde de afgelopen twee jaar zijn praktijk Mondzorg Oost flink uit. De…
Lees verder »
Jef van den Hout over 'teamflow': 'Meer dan de optelsom van de individuele flowervaringen’
7 jan 2021 6 minJef van den Hout gaf tijdens de Dag van de Praktijkmanager (24 september, deel 2) een inspirerende keynote-sessie…
Lees verder »
Online Meetup voor praktijkmanagers huisartsenpraktijken: ‘Zorg je dat vitaal bent’
4 jan 2021 6 min‘Je kunt alleen een goede praktijkmanager zijn als je vitaal bent’, zegt Charlotte van den Wall Bake. Hoe blijf je…
Lees verder »
Online Meetup voor praktijkmanagers fysiopraktijken: ‘Ga niet in de underdogpositie zitten’
3 jan 2021 6 minGa je als praktijk specialiseren? Hoe kom je aan goed personeel? Hoe zorg je dat medewerkers stagiaires willen…
Lees verder »
Nieuw contract voor langdurige waarnemingen geeft huisarts fiscale zekerheid
2 jan 2021 3 minEr komt een nieuw contract voor langdurige waarnemingen dat meer fiscale zekerheid en duidelijkheid geeft aan…
Lees verder »
Online Meetup praktijkmanagers mondzorg: preventie en personeel hot items
31 dec 2020 4 minHoe ziet de praktijk er over tien jaar uit? Hoe kun je je daar nu op voorbereiden? De praktijkmanagers zien een…
Lees verder »
Reactie toevoegen