Alles terugvinden in 30 seconden

donderdag 12 maart 2015
timer 4 min
Als je iets wilt verbeteren of veranderen in de praktijk, is de eerste voorwaarde dat het proces aan de basiscondities voldoet. Daaronder valt een georganiseerde werkplek. Optimaliseer de werkplek in 5 stappen zodat je alles binnen 30 seconden kunt vinden, en weer terugleggen!

Praktijkmanagers denken soms dat het hoofdzakelijk ligt aan de discipline van de medewerkers als het schort aan de orde en netheid in de praktijk. Daarom wordt het nogmaals op de agenda van het werkoverleg gezet. De boel wordt opgeruimd en iedereen beloofd beterschap. Maar na verloop van tijd keert de oude situatie weer terug.

 

Omgeving en (on)gewenst gedrag

Gedragsverandering in organisaties is lastig te bewerkstelligen en vergt veel gesprekken en overtuigingskracht. Een eenvoudiger manier om gedrag te veranderen is het aanpassen van de omgeving.  Uit onderzoek blijkt dat een rommelige omgeving besmettelijk werkt. Normen en regels beïnvloeden namelijk het menselijk gedrag alleen als diezelfde normen en regels zichtbaar ondersteund worden door de omgeving. Als de omgeving laat zien dat anderen zich ook aan de regels houden.


Zolder of Supermarkt

De kwaliteit van de omgeving zegt iets over de kwaliteit van het werk en van de werkprocessen. Een goed georganiseerde werkplek heeft een positieve invloed op de kwaliteit van werken; er worden minder fouten gemaakt en er gaat minder tijd verloren aan zoeken en wachten. Er zijn geen overbodige materialen of spullen die geen vaste plek hebben en er is een standaard werkwijze. Afwijkingen in het proces zijn daardoor snel zichtbaar en er wordt geen tijd verspild aan het zoeken naar de juiste instrumenten, ,materialen of documenten.

 

Werkplekken kunnen  ingericht zijn als een zolder of als een supermarkt. Zolders zijn gesloten ruimtes waarin alleen de eigenaar weet waar alles ligt (denkt zij). Supermarkten zijn voor iedereen toegankelijk en er wordt met een logische indeling voor gezorgd dat iedereen kan zien waar alles ligt.


Kenmerken van de georganiseerde werkplek zijn:

  • Er ligt niets overbodigs;
  • Het is er onberispelijk schoon en opgeruimd;
  • Het benodigde papierwerk is minimaal en eenvoudig;
  • Tijd die nodig is om instrumenten, materiaal of informatie te zoeken is maximaal 30 seconden;
  • Tijd die nodig is om instrumenten, materiaal en informatie op de juiste plek op te bergen is maximaal 30 seconden;
  • Er is een duidelijke standaard werkwijze;
  • De werkplek is zo overzichtelijk, dat afwijkingen direct opvallen.
 

5S is een methode om te streven naar de ideale werkplek. Een werkplek waar men efficiënt werkt, geen fouten maakt, alles overzichtelijk is en het toch niet saai of klinisch is; kortom waar het prettig werken is.

 

De 5 stappen zijn:

 

1. Scheiden

Maak op elke werkplek onderscheid tussen spullen, instrumenten, materialen, documenten, enzovoort die nodig zijn of overbodig zijn. Wat overbodig is moet weg.

 

2. Schikken

De materialen die fase 1 hebben overleefd, krijgen een zodanige vaste gevisualiseerde plek dat alle gebruikers wat ze nodig hebben in een oogopslag kunnen zien, pakken en terugleggen.


3. Schoonmaken
= inspecteren

Schoonmaken is belangrijk in de praktijk. In de geest van de 5S’en heeft schoonmaken en opruimen als bijkomend doel dat tijdens deze werkzaamheden allerlei afwijkingen aan het licht komen die opgelost kunnen worden.

 

4. Standaardiseren

Standaardiseren is het proces onder controle houden door alles volgens een vaste afspraak uit te voeren. Werkzaamheden worden maar op één manier uitgevoerd, namelijk volgens de standaard. Dat geldt ook voor werkzaamheden als opruimen en schoonhouden.


5. Stand houden

Het resultaat dat is behaald met de eerste 4 S’en moet vastgehouden worden. Een zaak van discipline, maar zeker ook de beste condities creëren om het in stand houden zo eenvoudig mogelijk te maken.

Door Maaike Straathof

Reactie toevoegen

Beperkte HTML

  • Toegelaten HTML-tags: <a href hreflang> <em> <strong> <cite> <blockquote cite> <code> <ul type> <ol start type> <li> <dl> <dt> <dd> <h2 id> <h3 id> <h4 id> <h5 id> <h6 id>
  • Regels en alinea's worden automatisch gesplitst.
  • Web- en e-mailadressen worden automatisch naar links omgezet.
  • Lazy-loading is enabled for both <img> and <iframe> tags. If you want certain elements skip lazy-loading, add no-b-lazy class name.
Alles terugvinden in 30 seconden

Lees verder - met dit thema

Maaike Straathof: ‘Vertaal doelstellingen in concrete acties en maak hier tijd voor’
flash_onNieuws

Maaike Straathof: ‘Vertaal doelstellingen in concrete acties en maak hier tijd voor’

8 jan 2020 timer5 min
‘Door de dynamiek en hectiek in de eerste lijn gaan veel praktijkmanagers mee in de waan van de dag’, vertelt…
Lees verder »
Maaike Straathof: ‘Vertaal doelstellingen in concrete acties en maak hier tijd voor’
flash_onNieuws

Maaike Straathof: ‘Vertaal doelstellingen in concrete acties en maak hier tijd voor’

8 jan 2020 timer5 min
‘Door de dynamiek en hectiek in de eerste lijn gaan veel praktijkmanagers mee in de waan van de dag’, vertelt…
Lees verder »

Een second opinion over uw facilitaire kosten

7 jan 2020 timer4 min
Steeds meer praktijken ervaren door de toenemende regeldruk problemen bij het beheren van de facilitaire zaken…
Lees verder »
Alexander Tolmeijer: ‘Ketens vormen voor meeste praktijken geen bedreiging’
flash_onNieuws

Alexander Tolmeijer: ‘Ketens vormen voor meeste praktijken geen bedreiging’

6 jan 2020 timer2 min
Alexander Tolmeijer is tandarts en directeur van adviesbureau Dentiva. Hij gaf tijdens Mondzorgpraktijk Anno Nu (…
Lees verder »
Charlotte van den Wall Bake: ‘Beoordelingsgesprekken zijn passé’ (Foto: Martin Hols)
flash_onNieuws

Charlotte van den Wall Bake: ‘Beoordelingsgesprekken zijn passé’

2 jan 2020 timer2 min
Het traditionele beoordelingsgesprek is niet meer van deze tijd, stelt Charlotte van den Wall Bake tijdens…
Lees verder »
Zorg groeit sterk in 2020
flash_onNieuws

Zorg groeit sterk in 2020

2 jan 2020 timer2 min
De zorg groeit in 2020 naar verwachting met 2,5 procent. Dit is harder dan de gehele economie, die 1,5 procent…
Lees verder »
Ronde Tafel Apothekers: 'Be good and tell it'
flash_onNieuws

Ronde Tafel Apothekers: 'Be good and tell it'

12 dec 2019 timer7 min
In de reeks Ronde Tafels van ABN AMRO zijn dit keer de apothekers aan zet. Ook van deze beroepsgroep geeft een…
Lees verder »
Berenschot bepleit maatregelen tegen leegloop: ‘Behoud zorgpersoneel hoger op de agenda’
flash_onNieuws

Berenschot bepleit maatregelen tegen leegloop: ‘Behoud zorgpersoneel hoger op de agenda’

11 dec 2019 timer8 min
Francel Vos, Emma Zwaveling en Simon Heesbeen, adviseurs van Berenschot, stellen dat het behoud van personeel meer…
Lees verder »