Maaike Straathof: ‘Vertaal doelstellingen in concrete acties en maak hier tijd voor’

Strategische praktijkmanagers kijken buiten de muren van de praktijk en maken een inschatting van de invloed die ontwikkelingen op de praktijk kunnen hebben. Op MO Plek in de groep strategisch management riep Maaike Straathof praktijkmanagers op om bij zichzelf te rade te gaan wat zij willen bereiken met strategisch praktijkmanagement.

Straathof was meer dan tien jaar praktijkmanager voor zij in 2008 haar eigen bedrijf startte. Nu is zij onder meer eigenaar, adviseur en trainer bij &P Praktijkmanagement en docent bij Edin Dental Academy. Ook was zij tot 2018 betrokken bij het Praktijkmanagers Netwerk.

De praktijkmanager kan opereren op operationeel, tactisch en strategisch niveau. Wat zijn de taken van praktijkmanagers op die niveaus?

‘Als operationeel praktijkmanager ben je als balie-of preventieassistente inzetbaar, maar moet je ook in staat zijn om in opdracht van de praktijkhouder managementtaken uit te voeren. Je krijgt meestal afgebakende uitzoek- of organiserende taken, zoals het maken van een specifieke planning of regelt specifieke taken zoals de inkoop van materialen. Het is vaak afhankelijk van iemands achtergrond of de managementtaken meer administratief dan wel klinisch zijn.'

'Ook de tactische praktijkmanager krijgt opdrachten van de praktijkhouder, maar krijgt ook meer vrijheid om deze uit te voeren. Zo kan je het team inzetten om opdrachten mee uit te voeren en bewaak je als tactisch praktijkmanager de uitvoering en het resultaat. De strategische praktijkmanager kijkt naast het voorgaande ook buiten de muren van de eigen praktijk. Je moet bijvoorbeeld op tijd inschatten wat nieuwe richtlijnen betekenen voor de eigen praktijk, wat de opkomst van ketens voor invloed heeft en wat er gebeurt als de wet- of regelgeving verandert.’

Heb  je als praktijkmanager een  keuze op welk niveau je wil werken?

‘Op welk niveau de praktijkmanager opereert, is voor een groot deel afhankelijk van de ruimte die een praktijkhouder geeft en vaak ook of iemand als praktijkmanager start in die functie of in die functie is gegroeid. Vaak is het zo dat bijvoorbeeld een balie-assistent of tandartsassistent naar de functie van praktijkmanager groeit, doordat hij of zij inspringt in wat niet wordt georganiseerd. De praktijkhouder of eigenaar van een praktijk komt tijd tekort, waardoor bepaalde zaken niet worden geregeld. Als diegene dan wordt gefaciliteerd in de nieuwe functie kan ze een cursus doen om zich bij te scholen. Of en welke medewerker deze taken op zich neemt heeft onder andere te maken met de competenties en de ambities van de medewerker.'

'De  ervaring leert dat deze startende praktijkmanagers niet snel naar het niveau van strategisch praktijkmanager doorgroeien. Als een praktijkhouder tegen concrete problemen in de dagelijkse organisatie en coördinatie van de praktijk aan loopt dan neemt hij of zij vaak een ervaren praktijkmanager in dienst. Dan geeft de praktijkhouder makkelijker en sneller meer ruimte aan deze praktijkmanager en groeit deze eerder naar het niveau van strategisch praktijkmanager.’

Waar moet de ideale praktijkmanager voor strategisch praktijkmanagement aan voldoen?

‘Ik weet niet of de ideale praktijkmanager wel bestaat. De functie van strategisch praktijkmanager kun je op verschillende manieren invullen. Ik ben ervan overtuigd dat veel praktijkmanagers taken op strategisch niveau uitvoeren, zonder dat ze formeel de functie hebben. Veel praktijkmanagers hebben uit zichzelf al een open houding, letten op ontwikkelingen en lezen nieuws en artikelen om op de hoogte te blijven van alles in hun vakgebied.'

'Daarnaast ben ik er ook van overtuigd dat elke praktijk uniek is, omdat iedere praktijk een andere organisatie heeft. De visie en de samenstelling van het team verschilt per praktijk. Wat bij de een goed werkt, werkt bij de ander misschien niet.’

Heb je nog tips voor strategisch praktijkmanagers?

‘ Door de dynamiek en hectiek van het werken in de eerste lijn, zijn praktijkmanagers sneller geneigd om met de waan van de dag mee te gaan. De werkdruk is hoog en elke dag is er wel iets, waardoor je blij bent als je om vijf uur naar huis kan en alles goed is gegaan. Het is dus heel belangrijk om tijd te plannen voor de realisatie van korte en langere termijn doelen. Als je de hele dag door bezig bent met het blussen van brandjes, ben je veel minder effectief en efficiënt.’

‘Mijn tip is om minimaal twee uur per dag ongestoord en gefocust te werken aan je eigen planning, zodat je projecten en doelstellingen in slimme stappen kunt realiseren. Plan twee uur per dag een rustige werkplek en plak de 3 B’s op de deur: Deur mag alleen open Bij Bloed of Brand. Veel praktijkmanagers hebben een open deur beleid, waardoor de verleiding voor medewerkers groot is om binnen te lopen. Dat is natuurlijk ook goed, maar hoe zou het zijn als je het team kan opleiden en coachen in het vergroten van het zelf oplossend vermogen?’

Lees ook het interview met Linda Tolsma over het profiel van de praktijkmanager: 'Het gaat erom welke praktijk je wilt zijn'

Foto: Maaike Straathof