Praktijkhouder en praktijkmanager: samen sterker 

Om goed samen te werken, spelen verwachtingen een belangrijke rol. Tot een jaar of 5 à 10 geleden verwachtte een praktijkhouder inzet, loyaliteit en discipline van een praktijkmanager. Nu wordt er met name betrokkenheid, verantwoordelijkheidsgevoel en ondernemerschap verwacht. Een verschuiving die vaak ongemerkt heeft plaats gevonden.  

De meeste praktijkmanagers verwachten respect, waardering en ontwikkelingsmogelijkheden van hun praktijkhouder(s). Niet iedere praktijkmanager ontvangt dit op maar de meesten zullen dit niet zo snel uit spreken naar hun praktijkhouder ‘  

Verwachtingen uitspreken 

Als de verwachtingen tussen praktijkmanager en praktijkhouder niet worden uitgesproken, en er alleen over functioneren en dagelijkse aangelegenheden wordt gesproken, dan is de kans groot dat er ‘ruis op de lijn is’. Dat leidt tot een minder effectieve samenwerking en minder werkplezier.  

Ga dus met elkaar in gesprek en bespreek jullie samenwerking in de breedste zin des woords, zodat alles boven water komt en verwachtingen over jouw functioneren en jullie samenwerking helder worden. Alleen als je samen dit fundament legt, kan je optimaal samenwerken. 

Gezamenlijk doel vaststellen 

Dit is de eerste stap die jullie samen te zetten hebben. Wat is jullie gezamenlijke doel? Wat is het doel van de praktijk en van jouw functie? Waarom ben je daar? Waarom ben jij nodig? Wat breng je? Waar werken jullie samen naartoe en wanneer is dat bereikt? Open het gesprek met elkaar hierover, brainstorm samen en leg het dan beiden naast je neer. Het proces pruttelt vanzelf door, het zal langzaamaan vorm krijgen. Na een week of wat ga je weer samen zitten en je zal merken dat het al een stuk concreter is geworden.  Haast je niet, het is beter de tijd te pakken om hier echt zorgvuldig naar te kijken. Wees eerlijk naar jezelf over wat jij wilt en wat jij denkt dat nodig en wat haalbaar is.  

MAGIE 

Een goed geformuleerd gezamenlijk doel heeft magie: 

het is Meetbaar 

het is Acceptabel 

het is Gecommuniceerd (aan elkaar en aan het team) 

het is Inspirerend (voor jouw als praktijkmanager) 

en het is Engagerend (het zorgt voor betrokkenheid tussen jou en je praktijkhouder met dit doel) 

Na het vaststellen van het gezamenlijk doel, als hart van de bloem, bespreken jullie samen de verschillende bloemblaadjes die helpen om het doel te realiseren: 

Open Communicatie 

Wees eerlijk naar elkaar, blijf verwachtingen uitspreken, pot geen zaken op maar uit ze naar elkaar. 

Werkafspraken 

Stem met elkaar af hoe vaak jullie elkaar spreken, hoe lang dit overleg duurt en wie er eventueel nog meer aanschuift bij het overleg. 

Verantwoordelijkheid 

Wie is waar verantwoordelijk voor en voel jezelf ook daadwerkelijk verantwoordelijk, neem initiatief, pak die rol. 

Functieprofiel 

Zorg dat je een goed functieprofiel hebt met hierin duidelijk jouw taken bevoegdheden en verantwoordelijkheden omschreven. Het is belangrijk dat alle medewerkers hiervan op de hoogte zijn. Wat is jouw functie binnen de praktijk? Zelfs als je denkt dat het duidelijk is voor iedereen, bespreek het een keer met het hele team, bijvoorbeeld in een werkoverleg. Wat hoort bij jouw functie en wat niet? Wanneer komen ze met een vraag naar jou en wanneer naar de praktijkhouder. En… als een medewerker dan toch met een vraag naar de praktijkhouder gaat, verwijst deze dan door naar jou? 

Waardering 

Geef feedback aan je praktijkhouder  én  geef complimenten (uiteraard alleen als je ze meent). Dan ontstaat er een dialoog en zal de praktijkhouder jouw voorbeeld volgen en ook jou complimenteren. Gebeurt dat niet, of niet op het moment dat jij het nodig hebt of passend vindt: vraag er dan om. En soms is het voldoende om de waardering uit jezelf te halen. Wat heb jij vandaag gedaan waar jij trots op bent? Dat motiveert vanuit jezelf en intrinsieke motivatie is de sterkste bron om iets te realiseren. 

Vertrouwen 

Vertrouwen tussen jou en je praktijkhouder is van doorslaggevend belang in jullie samenwerking. Geef hem of haar het vertrouwen dat hij het beste met je voor heeft. Als je je praktijkhouder vraagt om iets te doen, controleer dan niet direct of het ook daadwerkelijk gebeurt. Geef ruimte, wees ervan overtuigd dat je wordt geïnformeerd als dat nodig is. Als je vertrouwen (en ruimte) geeft, dan zal je dit ook terug ontvangen en dat maakt jouw functioneren als praktijkmanager makkelijker en plezieriger.  

Ontvang je het niet in de mate die jij nodig hebt, toets dan eerst bij jezelf of jouw verwachting reëel is. Als dat zo is, bespreek dan wat jij nodig hebt om het gevoel te hebben en te ervaren dat jouw praktijkhouder jou vertrouwt. Vertrouwen heeft ook alles te maken met loslaten. Als je praktijkhouder jou vertrouwt, dan zal deze makkelijker zaken delegeren en kunnen loslaten en aan jou de verantwoordelijkheid toevertrouwen. Dus wil je vertrouwen, geef het eerst en je zal het krijgen (uiteraard wanneer je doet wat je zegt en zegt wat je doet). 

Soepele samenwerking 

Wil je (nog) meer halen uit de samenwerking met je praktijkhouder? Dat kan. Ook als je denkt dat jullie samenwerking al op rolletjes loopt, is het zinvol om in een goed gesprek waar jullie beiden de tijd voor hebben uitgetrokken, samen de bloemblaadjes te bespreken en te kijken waarom het (al) zo goed gaat en wat er voor nodig is om nog beter samen te werken. 

Op 29 november geeft Charlotte van den Wall Bake de duotraining ‘effectief samenwerken in de praktijk’ voor praktijkhouder en praktijkmanager. Kijk voor meer informatie op  www.pmacademie.nl .

Charlotte van den Wall Bake