Praktijkaccreditatie: een kunstje of heeft het toegevoegde waarde?

‘Ik spreek nooit over accreditatie, maar over kwaliteit. De inhoud van een kwaliteitssysteem bestaat voor 80 procent uit het volgen van wet- en regelgeving. Dat is onderdeel van het dagelijkse werk in een praktijk en verweven in alles’, benadrukte Esther Gjaltema, werkzaam als interim praktijkmanager in de huisartsenzorg. Ze heeft daarnaast met Maranda Doornbos een bedrijf, PraQties, dat zich richt op het ontzorgen van praktijken bij hun accreditering. Ze hebben een centraal onderhouden kwaliteitssysteem ontwikkeld.

Lerende organisatie

‘Elke praktijk is trouwens verplicht een Veilig Incidenten Melden (VIM)-procedure te hebben, of je nu geaccrediteerd bent of niet. Je wilt toch niet dat bepaalde incidenten zich blijven herhalen. Je wilt een lerende organisatie zijn en continue verbeteren’, vervolgde Gjaltema.

Overzicht houden

Zorg als praktijkmanager dat je overzicht houdt, luidt een advies. ‘Dit kan door het maken van een kalender met alle acties. Verdeel de taken en houdt toezicht op de uitvoering. Hiermee voorkom je dat er stress is vlak voor de audit en wordt het een doorlopend proces.’

'Er zijn diverse online systemen waar zo'n kalender in zit. Wij maken bijvoorbeeld gebruik van eQuse. Er zijn praktijken die gewoon een Outlook of gmail agenda gebruiken en hier terugkerende taken in zetten.Tenslotte zou je in Excell een overzicht kunnen maken met alle items er in. Dit kun je bijvoorbeeld uitprinten en ophangen. Dat kan in bepaalde praktijken ook goed werken', legt Esther uit.

Neem de doktersassistentes mee in dit proces. ‘Laat hen nagaan of protocollen nog kloppen. De meesten vinden dat leuk om te doen. Werken aan kwaliteit en die bewaken is een gezamenlijke verantwoordelijkheid. Zij werken immers ook met protocollen.’

Deel resultaten audits

Een team hikt vaak tegen de komst van de auditoren aan. ‘Doe het vanuit een positieve gedachte.  Zo van: kom maar op, we kunnen er nog van leren’, merkte een van de deelnemers op.
Gjaltema kwam met de suggestie om de resultaten van audits met elkaar te delen. ‘Je krijgt dan een beeld van waar op gelet wordt bij audits. Daar kun je van leren!’

Tips van Esther Gjaltema:

• Een veel voorkomende constatering bij audits is een onvoldoende temperatuurbewaking van de koelkast. Zeker nu de eisen aangescherpt zijn in het kader van de pneumokokken en griepvaccins (lees hierover dit artikel) zal hier bij de audits mogelijk ook meer op gelet gaan worden. Zorg dus voor een goede monitoring. Hiervoor zijn verschillende monitoringsystemen in omloop (van minder tot zeer geavanceerd);
• Een andere veel voorkomende constatering bij audits is dat er verlopen gebruiksartikelen en medicatie wordt aangetroffen. Bijvoorbeeld: Kritisch instrumentarium mag na sterilisatie onder voorwaarden maximaal 6 maanden bewaard blijven;
  Komt het in jullie praktijk vaak voor dat deze 6 maanden overschreden worden? Kijk dan eens kritisch naar de voorraad. Wellicht is deze te groot. Door de voorraad te verkleinen, kan in veel gevallen voorkomen worden dat ongebruikt instrumentarium opnieuw gesteriliseerd moet worden.
• Naast (bijna) incidenten (VIM), moet de praktijk ook datalekken registeren. In veel praktijken gebeurt dit nog weinig. Bespreek dit in het team, bijvoorbeeld aan de hand van dit artikel met een korte kennistest over datalekken. Stuur de het artikel door naar de medewerkers of doe de test met elkaar op het werkoverleg.

Links:

• PraktijkmanagersNetwerk: 'Ledendag: Heerlijk om alle verhalen en ervaringen te horen', 27 mei 2021
• PraktijkmanagersNetwerk: 'Nieuw lid Esther Gjaltema: 'Laten we elkaars specialiteiten meer inzetten', 1 februari 2021