Laat zien wat je doet en wat het team daaraan heeft

In de vorige week gehouden tweede online bijeenkomst voor zzp praktijkmanagers hebben de deelnemers elkaar voorzien van praktische tips en handvatten waarmee ze zich beter kunnen profileren en direct aan de slag kunnen. Vooraf hadden de deelnemers een aantal vragen beantwoord als: met welke taken kun je je meerwaarde laten zien? Wat zijn de belangrijkste taken of opdrachten die je het laatste jaar zelf hebt uitgevoerd? Wat hebben die de praktijk opgeleverd? Hoe kun je je meerwaarde laten zien?

Breed takenpakket

De antwoorden op deze vragen maken direct helder dat een praktijkmanager heel veel taken kan hebben, variërend van planning, personeelsmanagement, een verbouwing of verhuizing tot zorgen dat het team werkgeluk ervaart. En die laten voor een groot deel je meerwaarde zien.

Wat leveren al deze taken op? Deze antwoorden noteerden de praktijkmanagers: ze leiden tot een betere organisatie, meer werkplezier, kostenbesparing, completer zorgaanbod, lager ziekteverzuim, helicopterview, betere communicatie, medewerkers die zich gehoord en gezien voelen en tot ‘niet alleen rennen maar ook regelmatig stilstaan’. En het zorgt voor succes. Zoals een praktijkmanager aangeeft: ‘Een succesvolle praktijk is een praktijk waar de sfeer goed is, iedereen gelijk is en mensen werkgeluk en werkgezondheid ervaren.’

‘Waar je kracht ligt is een leerproces’

Er zijn praktijkmanagers die voor zichzelf duidelijk hebben wat ze wel en niet doen. De een doet absoluut geen HR-zaken ‘omdat het energie vreet.’ Natuurlijk doe je wel eens dingen die je niet zo leuk vindt. Je wilt ook een inkomen verdienen. Maar zo kom je er ook achter waar je goed in bent en wat je wilt doen, dat is een leerproces. Bepaal waar je kracht ligt. Stem dat goed af met je opdrachtgever, doe aan verwachtingsmanagement en daar is soms lef voor nodig’, adviseert een praktijkmanager.

‘Voer open gesprek met praktijkhouder’

‘Je legt steeds je eigen template op dat van de potentiële opdrachtgever. Je probeer in het eerste gesprek na te gaan in welke fase of proces de praktijk zit. Soms wordt de hulpvraag anders. Als het aan de onderkant rommelt in een praktijk, kun je niet succesvol zijn. Dat is mijn ervaring. Ik probeer een open gesprek te voeren met de praktijkhouder. Kan die de controle over de praktijk loslaten?', aldus Priscilla van den Brink. 

Nicole Bremer: ‘Je bent geen onderdeel van het team, maar alle medewerkers profiteren van jouw aanwezigheid en werk. Ze zien het alleen niet. Creëer bewustzijn van wat je functie inhoudt en wat jij voor hen kan doen.’

Ruimte om elkaar te bevragen

De bijeenkomst is natuurlijk ook de gelegenheid om je collega’s te bevragen. Wie heeft het ideale kwaliteitsmanagementsysteem voor de huisartsenzorg? Wie heeft ervaring met welk systeem? Priscilla van den Brink maakte van de gelegenheid gebruik om deze vraag voor te leggen aan haar collega’s. Esther Gjaltema wees haar erop dat geen enkel systeem ideaal is, maar dat eQuse wellicht een goede optie is. ‘Vraag een demo aan’, adviseerde ze. 

In de tandartsenzorg wordt Dental Rules veel gebruikt. Daar was Gjaltema nieuwsgierig naar. Ratna Looymans vindt dat systeem meerwaarde hebben, omdat het meldingen direct naar medewerkers stuurt.

Kerngebruikers

Er komen steeds meer softwarepakketten in de huisartsenzorg. Voor Marijke Blommendaal leidt dat tot vragen over de onderlinge samenhang en het functionele beheer. Ze wil kerngebruikers in haar praktijk opleiden. Welke mogelijkheden zijn er, bijvoorbeeld vouchers voor digitale coaches?

Hoe ben je meer zichtbaar in de praktijk? Een aantal tips:

• Wees zichtbaar in de praktijk, op de werkvloer. Niet zozeer om in de spotlight te staan, maar wel om de praktijk te laten weten wat je doet, wat het team eraan heeft. Maak ze bewust van jouw (soms onzichtbare) bijdrage aan het succes. Draai mee achter de balie met de assistentes zodat je ervaart wat hun werk inhoudt; 
• Grotere projecten (zoals een verhuizing) lenen zich op zich beter voor een goede zichtbaarheid, maar ook in de meer dagelijkse werkzaamheden kun je je meerwaarde laten zien. Denk aan een wekelijks dashboard met kerncijfers van de praktijk dat je maakt, bespreekt in het managementteam en het werkoverleg. Bijvoorbeeld over hoe vaak het patiëntenportaal wordt gebruikt;  
• Laat je door de praktijkhouder goed introduceren als je ergens aan een nieuwe opdracht begint. Stem de inhoud van die aankondiging vooraf af;
• Plan vervolgens een persoonlijke kennismaking met iedereen. Wat ga je doen, wat zijn hun wensen, wat kan jij voor hen betekenen, et cetera. Deze gesprekken kosten tijd, maar leveren dubbel en dwars wat op; 
• Begin de dag met een Teams dagopening. Bij thuiswerken was dit belangrijk. Vertel ook wat jij die dag gaat doen.
• Laat jezelf coachen op je eigen rol, aanpak en kennis. Laat je spiegelen door de mensen met wie je samenwerkt.

Meer lezen:

PraktijkmanagersNetwerk: ‘ZZP Praktijkmanager: ‘Zorg voor een duidelijk profiel’, 1 juli 2021

De eerstvolgende online bijeenkomst voor zzp praktijkmanagers is op 23 november.