Hoe voorkom je gaten in de agenda? Tien tips

Bij het voorkomen van gaten in de agenda is je eigen gedrag belangrijk. En ook de taal die je gebruikt, verduidelijkte Margreet Wielinga van Dentiva.

Wat is eigenlijk het belang van het voorkomen van gaten in de agenda? ‘Vanwege de druk op het spoedblok en de receptie, het risico dat patiënten lopen op een behandelachterstand, vanwege de invloed op het ritme van de behandelingen, de schaarse plekken die niet worden ingevuld en de financiële impact’, verklaarde Wielinga.

Spreek over verplaatsen in plaats van afzeggen

Het gaat niet alleen om gedrag maar ook om welke taal je gebruikt. ‘Laten we het voortaan over verplaatsen hebben en niet over afzeggen.’ En: het voorkomen van gaten is een taak en verantwoordelijkheid van iedereen, dit is iets wat je samen doet.

Wielinga gaf een aantal tips om gaten in de agenda te voorkomen:

• Probeer zelf zo min mogelijk afspraken te verzetten. Anders denken patiënten dat ze dat ook kunnen doen en worden ze minder trouw aan de praktijk
• Probeer gaten van tien minuten met planning te voorkomen
• Kom je afspraken zoveel mogelijk na
• Maak afspraken belangrijk. Zorg dat patiënten het belang inzien van de afspraak
• Kijk naar het taalgebruik van de receptionisten. Zeg niet: ‘Het geeft niet, Ik zoek wel een ander plekje voor u’.
• Maak het tot een probleem als iemand afzegt
• Zorg voor een strak oproepbeleid. Laat de patiënt merken dat jullie het belangrijk vinden dat iemand elk (half) jaar komt
• Bel patiënten na 7 maanden op, dan zitten ze nog in het systeem van de praktijk
• Hanteer een strak C90-beleid. Kies een beleid dat past bij de praktijk en dat door het team wordt gedragen
• Registreer slim om zelf van te leren! Gebruik daar codes voor

Hoe vul je gaten in de agenda op?

Ook voor het opvullen van gaten kwam Wielinga met een aantal tips:

• Check de agenda voor de dagstart
• Check de agenda van vandaag, morgen en de volgende week
• Maak hier 1 of 2 mensen verantwoordelijk voor
• Stel een snelbellen-lijst op. Leg daarin vooral vast wanneer een patiënt niet kan, dat scheelt een hoop telefoontjes
• Iedereen is verantwoordelijk voor deze lijst, het is een samenspel

Gastspreker heeft toegevoegde waarde

Met dit inhoudelijke thema hebben de regiocoördinatoren Maria de Vries en Afke Zijlstra geprobeerd hun regio een boost te geven. Er waren een aantal nieuwe leden en ook praktijkmanagers die nog geen lid zijn van het netwerk aanwezig. Zij waren ook uitdrukkelijk uitgenodigd.
Na afloop van de presentatie waren er enthousiaste reacties. ‘Je hoort nieuwe tips, krijgt nieuwe inzichten of juist de bevestiging dat je goed bezig bent’, zei Doris Post.

Een gastspreker of expert uitnodigen heeft toegevoegde waarde. Het kan ook meer verdieping geven door van tevoren bepaalde onderwerpen als personeel, financiën, strategie of marketing na te lopen en deze op de agenda te zetten. Daar heb je als lid van het netwerk ook zeker wat aan.

Wil je ook een thema behandelen tijdens de regiobijeenkomst en zoek je een expert? Neem contact op met ons, wie weet kunnen we je helpen met de experts uit ons netwerk.

Links:

• Dentiva
• PraktijkmanagersNetwerk: ‘Friese praktijkmanagers mondzorg: Kom naar de online regiobijeenkomst op 21 april!’, 8 april 2021
• MedischOndenemen: ‘Gaten vullen in de agenda in coronatijd’, 24 februari 2021