Hoe ontstaat een sprankelend team?

In deze blog beschrijf ik hoe de theorie van Hans van der Loo en Joriene Beks over Psychologische veiligheid[1] kan helpen om energie in het team (terug) te krijgen.

Verplicht nummer

Tijdens de teamoverleggen in de huisartsenpraktijk wordt kort de lijst met werkafspraken, veranderingen en verbeterpunten van de afgelopen twee weken besproken. De huisartsen praten en de medewerkers luisteren. Soms legt een medewerker uit waarom het niet goed ging. Maar vaak is daar de tijd niet voor, want het overleg begon al 15 minuten te laat en over 10 minuten moet de telefoon weer bezet worden.

Niemand in de praktijk krijgt energie van het teamoverleg en niemand neemt het initiatief om zelf onderwerpen aan te dragen die het werk prettiger of beter maken. Er wordt regelmatig geklaagd en geroddeld. Wat kan helpen om de goede energie weer te doen stromen?

Veilige basis

Psychologische veiligheid vraagt om een klimaat waarin mensen het aandurven om interpersoonlijke risico’s te nemen, zonder angst voor onprettige gevolgen. Alleen met vertrouwen, vrijmoedigheid en de drive om het verschil te maken, kan een team optimaal presteren. In teams worden mensen soms gegijzeld door een autoritaire leidinggevende, een ongericht teamlid of door eigen aannames.

Het is aan de leidinggevende om een veilige basis te creëren, gebaseerd op verbinding en vertrouwen. Dit is een collectieve opgave. Elkaar niet aanspreken op ongewenst gedrag is een van de signalen dat het ontbreekt aan een veilige omgeving. Vertrouwen heeft te maken met de verwachting dat anderen vanuit positieve intenties werken en doen wat ze zeggen.

Hoe doen wij het?

Niemand heeft de wijsheid in pacht en toch moet iemand het voortouw nemen. Hierin hebben de praktijkhouder en praktijkmanager een sturende en voorbeeldrol. Zij bepalen de sfeer, geven de kaders aan een creëren de randvoorwaarden.

Om psychologische veiligheid te optimaliseren gaat de aandacht naar het gedrag in het team: dus niet alleen naar wat er moet gebeuren, maar naar hoe het team met elkaar werkt. Praktische stappen zijn:

1. Onderzoek waar het aan ontbreekt voor een psychologisch veilige organisatie (objectief);
2. Ga na wat je wilt veranderen (subjectief);
3. Schets het beeld van het eindresultaat zo concreet mogelijk (creatief);
4. Maak een plan (rationeel).

Tips

• Neem kleine stapjes
• Betrek eerst de teamleden die er affiniteit mee hebben
• Kies het juiste moment
• Houd er rekening mee dat gedrag inslijten ongeveer drie maanden duurt, dus werk er bewust regelmatig aan

Naar positieve energie

De praktijkhouder besluit tijdens het volgende teamoverleg aandacht te besteden aan wat de veranderingen voor de medewerkers betekenen. In eerste instantie komt er eigenlijk geen respons. Wanneer de teamleden horen dat het de bedoeling is dat ze betrokken worden bij de manier waarop ze met veranderingen omgaan, geeft een van de praktijkondersteuners aan dat er meer tijd nodig is om die verandering samen te bespreken.

Er wordt een teammiddag ingepland. Daarin staat de samenwerking centraal. De assistentes brengen in dat er door de druk op de telefoon en de beschikbaarheid van de huisartsen te weinig tijd op de dag overblijft om te bespreken wat de gevolgen zijn van veranderingen. Het team draagt als mogelijke oplossingen voor dit knelpunt aan dat er meer met e-consult en online afspraken gedaan kan worden. Er wordt tijd gereserveerd om dat uit te werken. En er wordt een invalkracht geregeld om te zorgen dat die tijd ook echt beschikbaar is.

De assistenten en ondersteuners ervaren hierdoor dat hun inbreng ertoe doet en dat hun ideeën gewaardeerd worden. Langzaam ontstaat er door de aandacht voor elkaar meer vertrouwen en durven teamleden elkaar ook aan te spreken wanneer werkafspraken niet nagekomen worden. Niet om te verantwoorden, maar om na te gaan waarom het zo ging en samen naar oplossingen te zoeken om het in het vervolg beter te laten lopen.

Zowel de medewerkers als de huisartsen merken dat het in het begin meer tijd kost, maar dat er positieve energie gaat stromen en het team meer voor elkaar krijgt, omdat iedereen met goede ideeën komt en er gelegenheid geboden wordt om die uit te werken.

Linda Tolsma 

[1] Psychologische Veiligheid - Home