Feedback geven: zo pak je het aan

Laten we beginnen met de definitie van feedback: ‘het uiting geven aan wat gedrag en/of communicatie van de ander met jou doet’. Met feedback geef je aan wat jij  ziet en wat jij  graag wilt dat de ander doet.  Dit kan positief zijn; je waardeert de ander om wat hij doet en wilt graag dat hij zo doorgaat. Je geeft dan een compliment. Wanneer je het gedrag van de ander als negatief ziet, heeft je feedback de bedoeling dat de ander zaken anders aan gaat pakken.  Feedback is hierbij een verzoek, nooit een bevel. De ander heeft namelijk keuzevrijheid .

Kritiek is geen feedback!

Een open deur: bij het geven van feedback is het belangrijk dat deze op een juiste manier gegeven wordt. Doe je dat niet, verzand je in kritiek.  Het verschil tussen kritiek en feedback?  In a nutshell: wanneer je bij jezelf blijft en je begint met ‘ik’, maak je een goede start met het geven van feedback. Wanneer je echter je verhaal begint met ‘jij’, zit je al snel richting het geven van kritiek. Feedback wordt vanuit een positieve intentie gegeven, met kritiek wil je de ander onderuit halen.

Feedback; de basis voor elke menselijke relatie?

Het goed kunnen geven én ontvangen van feedback is essentieel.  Waarom?

• Met feedback stel je constructief zaken aan de orde waarbij de relatie en samenwerking met de ander behouden en zelfs versterkt wordt.

De feedbackgever voelt opluchting omdat zaken die hem bezighouden bespreekbaar worden gemaakt.

• Als feedbackontvanger krijg je inzicht in hoe iemand over jou of over jouw handelen denkt. Feedback is daarom altijd leerzaam en vergroot je zelfinzicht.

Omdat de feedbackgever tegelijk met de feedback ook zijn gevoel uitspreekt, is dat een prachtig moment om elkaar nog beter te leren kennen.

• Het niet geven van feedback op de werkvloer betekent dat gevoelens worden opgekropt. Uiteindelijk ontstaat er dan een sfeer die destructiever is dan de oorspronkelijke situatie. 

Feedback is lastig

Feedback geven en ontvangen is lastig omdat dit verkeerd uit kan pakken. Als feedbackgever loop je het risico dat de ander je boodschap niet begrijpt, zich aangevallen voelt en boos wordt. Je bereikt het tegenovergestelde van wat je wilt.  Daarom is het van belang dat iedereen op dit onderdeel ook dezelfde taal spreekt en weet hoe feedback gegeven én ontvangen moet worden.  Positief of negatief; feedback is altijd goed omdat wij ons als mens door feedback kunnen ontwikkelen. Feedback zorgt voor openheid en draagt bij aan een optimale samenwerking.

Ratio versus Emotie

Ons ‘gezonde verstand’, de ratio,  zegt dat feedback een leermoment is. Vanuit je ratio is feedback ook goed te beredeneren. Feedback geven of krijgen raakt echter vooral de emotionele werking van ons brein. We komen buiten onze comfortzone, onze eigenwaarde komt in het geding of bepaalde angsten en twijfels worden getriggerd waardoor weer allerlei gedachten kunnen ontstaan. Hoe heviger dit gebeurt, hoe meer ook de verbinding met de ratio geblokkeerd raakt. Je reageert ‘emotioneel’ wat vaak weer niet bijdraagt aan wat je eigenlijk wil bereiken.

De olifant

Een mooie metafoor hierover is de olifant en z’n berijder.  Misschien heb je zelf wel eens op een olifant gezeten, misschien herken je het plaatje van de berijder die, zittend achter de kop van de olifant, moeiteloos met een stokje en zijn voeten de 5000 kilo wegende olifant alle kanten op kan sturen.  De berijder vertegenwoordigt de ratio en de olifant je emotionele ( imbische) systeem.  Stel je eens voor dat de olifant door het lint gaat. Hoeveel heeft de berijder dan nog in te brengen?

10 regels:

Er zijn 10 regels die ervoor zorgen dat feedback gemakkelijker gegeven en ontvangen kan worden.

Voor de gever:

• Durf feedback te geven ook al voelt dit niet comfortabel. Doe dit voor jezelf én voor de ontvanger! Stel jezelf open.
• Timing is everything; Is het moment goed? Kun je de feedback ongestoord geven en kan de ander deze ook ongestoord ontvangen?
• Geef feedback het liefst meteen. Lukt dat niet, wacht dan niet te lang.
• Creëer een veilige situatie! Feedback kun je alleen goed geven en ontvangen  in een veilige omgeving en in een 1-op-1-gesprek.
• Wees duidelijk, feitelijk  en concreet in de feedback die je geeft en verschaf ontvanger verdere duidelijkheid wanneer deze de feedback niet begrijpt. Vermijd algemeenheden en laat de oude koeien waar ze thuis horen; in de sloot.

Voor de ontvanger;

• Ga jezelf niet verdedigen. De feedbackgever kan daardoor het gevoel krijgen dat je niet openstaat voor de feedback. Uiteraard komt dat de samenwerking niet ten goede.
• Wees je ervan bewust dat feedback je per definitie raakt. Het gaat immers over jou en je kunt je gekwetst voelen. Relaiseer je echter goed dat het niet om jou als persoon gaat maar om bepaalde dingen die je doet; je gedrag.
• Wees ontvankelijk voor de boodschap van de ander en controleer of je het echt begrijpt. Vraag ook om verduidelijking wanneer dit niet het geval is. Kijk wat je met de feedback zou kunnen doen en doe dit dan ook.
• Laat weten wat je met de feedback gaat doen. Ook als je er niets mee gaat doen.
• Bedank de feedbackgever voor de moeite om zijn of haar visie met jou te delen. Je bent kennelijk de moeite waard en het wordt je gegund om te verbeteren. 

Feedback is een werkwoord!

Goed feedback geven, of het nu op vrijdag is of een andere dag, doe je in vier eenvoudige stappen. Met het volgen van deze stappen is de kans dat de ‘olifant’ van de ander door het lint gaat, een stuk kleiner:

1. Benoem specifiek en concreet het gedrag van de ander waardoor JIJ je geraakt voelt. Wat zijn de concrete feiten? Wat neem JIJ waar?
2. Benoem daarna welk effect dat gedrag op jou heeft. Wat voel JIJ?  (boos, teleurgesteld, verdrietig, verraden, etc.)
3. Geef aan wat JIJ zou willen. Wat kan de ander in jouw ogen anders gaan doen? Wat heb je van hem of haar nodig? Begrijpt de ander ook wat je bedoelt?
4. Probeer vervolgens afspraken te maken voor de toekomst.

Gewoon beginnen