Efficiënt de financiële administratie bijhouden

donderdag 19 november 2015
timer 5 min
In de serie 'Financiële valkuilen in de praktijk' behandelt MedischOndernemen in samenwerking met Roberto Lamsberg 5 valkuilen die u veel geld kunnen kosten. Vandaag het derde deel van deze serie: de verkeerde optie kiezen voor het bijhouden van de financiële administratie.

Een praktijkhouder kan grofweg kiezen uit drie opties om de financiële administratie uit te (laten) voeren. Wat bij deze keuze doorslaggevend hoort te zijn is de omvang van de praktijk. Wanneer de praktijkhouder de verkeerde keuze maakt, kan dit nadelige gevolgen voor de bedrijfsvoering hebben.

 

Financiële administratie bijhouden

Het bijhouden van de financiële administratie houdt in de basis in dat de inkomsten, uitgaven en alle mutaties die daarmee gepaard gaan geregistreerd worden. Door middel van deze registratie weet een praktijkhouder bijvoorbeeld van welke patiënten hij nog geld moet ontvangen en wie hij nog moet betalen. Daarnaast biedt de registratie vaak ook de mogelijkheid om een overzicht van de financiële positie van de praktijk samen te stellen.


In de afbeelding is te zien dat er drie opties zijn die corresponderen met de omvang van de praktijk. Deze opties zijn: het zelf bijhouden van de administratie, het aannemen van een financieel medewerker en het uitbesteden van de administratie.


Optie 1: de praktijkhouder houdt de administratie zelf bij

In solopraktijken is het vaak het efficiëntst als de praktijkhouder of een medewerker de administratie als neventaak bijhoudt. De complexiteit van de financiële administratie is over het algemeen laag waardoor er ook niet veel valt bij te houden. Het aannemen van een financieel medewerker of het uitbesteden van de administratie kan al snel een ‘overkill’ zijn.

 

Waarom niet geschikt voor middelgrote of grote praktijken

Deze optie is veel minder geschikt voor middelgrote en grote praktijken dan voor solopraktijken. De reden hiervoor is dat bijvoorbeeld het aantal financiële mutaties in grotere praktijken veel groter zal zijn dan bij een solopraktijk. Hierdoor zal de praktijkhouder of medewerker zeer veel tijd moeten besteden aan het bijhouden van alle mutaties. Het resultaat hiervan is dat de praktijkhouder het zicht op de rest van de praktijk kan verliezen waardoor er inefficiëntie op andere gebieden ontstaat.


Optie 2: er wordt een financieel medewerker aangesteld

Het aanstellen van een financieel medewerker is een prima optie voor het laten bijhouden van de financiële administratie in een middelgrote praktijk. De financieel medewerker werkt vaak nauw samen met de praktijkhouder waardoor de praktijkhouder het gevoel van ‘controle’ gemakkelijk houdt. Daarnaast krijgen patiënten relatief snel antwoord op vragen over bijvoorbeeld nota’s.

 

Waarom niet geschikt voor kleine of grote praktijken

Het grootste nadeel van deze optie is dat de praktijk in een grote mate afhankelijk wordt gemaakt van de kennis en vaardigheden van de financieel medewerker. Dit zorgt ervoor dat deze optie zeer ongeschikt is voor grote praktijken waarbij de financiële administratie al snel complex wordt en kleine fouten grote gevolgen kunnen hebben.


Daarnaast vormt het aannemen van een financieel medewerker ook structureel ‘overhead’ waardoor de praktijkhouder in een lastige positie terecht kan komen als de praktijk krimpt of juist groeit. Als de praktijk bijvoorbeeld krimpt, kan de praktijkhouder juist beter af zijn om zelf de financiële administratie bij te houden. Het is dan nog maar de vraag of de financieel medewerker in een andere ‘productieve’ functie binnen de praktijk ingezet zal kunnen worden. Dit maakt deze optie zeer ongeschikt voor solopraktijken.


Optie 3: de financiële administratie wordt uitbesteed

Het uitbesteden van de financiële administratie kan een uitkomst bieden voor vooral grote praktijken. Hierbij wordt de financiële administratie uitbesteed aan een externe organisatie die hierin gespecialiseerd is. Accountancykantoren maar ook individuele freelance accountants bieden deze diensten aan. Wanneer een accountancykantoor deze diensten aan een praktijk verleent, verzorgen zij vaak ook de jaarrekening doordat zij gedurende het jaar alle gegevens al hebben verzameld en geordend. Wanneer een praktijkhouder ervoor kiest om de financiële administratie uit te besteden kost dit hem relatief weinig tijd terwijl de financiële administratie op hoog niveau wordt bijgehouden.


Geschikt voor praktijken van alle omvang?

Het uitbesteden van de financiële administratie is niet per definitie ongeschikt voor kleine of middelgrote praktijken. Dit is namelijk afhankelijk van de voorwaarden waaronder de externe organisatie haar diensten aanbiedt.


De praktijkhouder zou als het ware een voor-/nadelen analyse moeten maken waarin hij bijvoorbeeld het aannemen van een financieel medewerker afzet tegen het uitbesteden van de financiële administratie.


Hierbij zal vaak blijken dat bijvoorbeeld de voordelen voor een praktijkhouder in een solopraktijk bestaat uit het feit dat de financiële administratie wordt bijgehouden door ‘professionals’. Daarnaast kan de overeenkomst met de externe organisatie altijd worden opgezegd. Dit kan zowel de praktijkhouder van een solopraktijk als de praktijkhouder in een middelgrote praktijk het gevoel van rust geven én de flexibiliteit om op een later moment alsnog een financieel medewerker aan te nemen.


Roberto Lamsberg – Eigenaar van Dental Center Management 
Praktijkmanagement voor tandartsen

 




Reactie toevoegen

Beperkte HTML

  • Toegelaten HTML-tags: <a href hreflang> <em> <strong> <cite> <blockquote cite> <code> <ul type> <ol start type> <li> <dl> <dt> <dd> <h2 id> <h3 id> <h4 id> <h5 id> <h6 id>
  • Regels en alinea's worden automatisch gesplitst.
  • Web- en e-mailadressen worden automatisch naar links omgezet.
  • Lazy-loading is enabled for both <img> and <iframe> tags. If you want certain elements skip lazy-loading, add no-b-lazy class name.
Efficiënt de financiële administratie bijhouden

Valkuil 3: de verkeerde optie kiezen voor het bijhouden van de financiële administratie

Lees verder - met dit thema

Bespaartip voor afvalverwijdering tijdens coronacrisis

2 apr 2020 timer2 min
In deze uitdagende tijd zet Voorpraktijken nog een stap extra om onze deelnemers te helpen met het verlagen van de…
Lees verder »
Mondzorg in tijden van corona: wees flexibel en creatief
person_outlineBlog

Mondzorg in tijden van corona: wees flexibel en creatief

31 mrt 2020 timer4 min
Deze periode vraagt van ons allemaal flexibiliteit en creativiteit. Ook in de mondzorg. De genomen maatregelen…
Lees verder »
Mondzorg in tijden van corona: wees flexibel en creatief
person_outlineBlog

Mondzorg in tijden van corona: wees flexibel en creatief

31 mrt 2020 timer4 min
Deze periode vraagt van ons allemaal flexibiliteit en creativiteit. Ook in de mondzorg. De genomen maatregelen…
Lees verder »
Huisartsen bereiken akkoord over financiële steun in coronacrisis
flash_onNieuws

Huisartsen bereiken akkoord over financiële steun in coronacrisis

31 mrt 2020 timer3 min
Er komt een pakket aan financiële maatregelen voor huisartsen. LHV, VPH, InEen, NZa en de zorgverzekeraars zijn…
Lees verder »

ABN AMRO breidt steunmaatregelen voor bedrijven met corona impact uit

31 mrt 2020 timer4 min
Vorige week kondigde ABN AMRO aan om voor Commercial Banking-klanten met een lopend zakelijk krediet tot 2,5…
Lees verder »
Gupta Strategists: 'In de slipstream van corona: een secundaire crisis in de zorg'
flash_onNieuws

Gupta Strategists: 'In de slipstream van corona: een secundaire crisis in de zorg'

26 mrt 2020 timer3 min
Vanwege de coronauitbraak ligt bijna de helft van de reguliere zorg stil. Er ontstaat een stuwmeer van uitgestelde…
Lees verder »
Online huisarts voor mensen zonder huisarts via Medicoo
flash_onNieuws

Online huisarts voor mensen zonder huisarts via Medicoo

26 mrt 2020 timer2 min
Door het huisartsentekort is toegang tot de huisartsenzorg beperkt, terwijl er op dit moment juist veel vragen…
Lees verder »

Voorpraktijken helpt u nù uw kosten te verlagen

25 mrt 2020 timer4 min
Ondersteuning bij de financiële effecten van de coronacrisis: Voorpraktijken helpt u nu te besparen op uw kosten…
Lees verder »