Druk, druk, druk: wat doe je eraan? (2)

In de praktijk

Ik ben op bezoek bij Marieke van Bemmel en Nicolette van den Berg van Mondhygiënistenpraktijk Zutphen. Het blijkt een kleine praktijk in een middelgrote stad in de poort van de Achterhoek. Marieke en Nicolette zijn beide mondhygiëniste en werken zonder assistente. Tezamen besteden ze 7 werkdagen aan het werken aan de stoel en één dag administratie.

Het blijkt een bewuste keuze om als praktijk klein te blijven. “We kennen elkaar van onze voormalige baan bij grotere praktijk. We kozen ervoor samen een praktijk te beginnen in Zutphen, omdat er nog veel kleine, zelfstandige tandartsen zijn. Dat biedt kansen voor alle partijen.”

Het viel me al op dat ze zelf de telefoon opnamen en ik maakte ook met henzelf de afspraak voor een gesprek. “Bij onze patiënten leidt dat ook tot een persoonlijker band, daar maken we ook graag tijd voor. Ruimte voor het sociale aspect is er ook tijdens de consulten en behandelingen. Als we eens uitlopen, compenseren we dat met onze pauzes.” Die flexibiliteit gaat over de werktijd heen, blijkt. “De administratie doen we om de beurt, thuis. Op de praktijk is weinig tijd om dingen echt af te maken. Soms is dat een uurtje in de avond, dan is het ook klaar”. Lijdt daar de privacy niet onder? “We bewaken dat over en weer. Gelukkig leven onze partners mee. Maar je loopt inderdaad het risico om jezelf voorbij te gaan. Dan ga je maar door en vergeet je me-time in te plannen.”

Marieke en Nicolette zijn beiden ook moeder en de perioden van zwangerschapsverlof bleken wel een piekbelasting te geven. In die periodes stonden ze er - gelukkig om en om - alleen voor. Toen was er weinig tijd voor extra’s, er moesten elke dag keuzes worden gemaakt.

Er zijn ook zaken op de lange termijn die aandacht vragen: “Zo na een jaar of acht zijn we daar wel mee bezig. De omgeving verandert, hoe veranderen we mee? Moet er iemand bij? De lange termijn is ook belangrijk, dus daar besteden we ook wel onze vergadertijd aan.” 

Het maken van keuzes loopt als een belangrijke rode draad door het gesprek. “Wát je ook wilt doen, zakelijk of privé, je moet keuzes maken. Om dit zo te kunnen doen hebben we opvang en ondersteuning nodig. Onze moeders en schoonmoeders zijn daarin heel belangrijk. Zelf heb je ook rust nodig, dus je moet ‘nee’ leren zeggen en de balans bewaken tussen werk en privé.”

Zelf doen?

Als praktijkvoerder bent u, net als Marieke en Nicolette, zelf verantwoordelijk voor het eindresultaat. En wie een kleine praktijk runt, kan zich al snel verantwoordelijk voelen voor álles dat gebeuren moet en dus dat je geleefd wordt door de waan van de dag. We worden dan steeds weer geconfronteerd met een to-do lijst die alleen maar langer wordt. Alles wat op uw bordje belandt, lijkt nog meer haast te hebben dan de zaken die al op uw lijstje stonden. Maar is dat ook echt zo?

Twee aspecten aan elke taak

Veel taken hebben inderdaad haast – vaak door toedoen van anderen. Op die manier bent u voornamelijk bezig om brandjes te blussen; en dan zijn het nog brandjes van anderen ook…

Een goed handvat om onderscheid te maken wat eerst moet en wat kan wachten, is sorteren op belang en urgentie van een taak. Belangrijk wil zeggen dat het uw eigen specifieke doelen dient. Het is iets wat typisch uw taak is: daar zit u voor. Urgentie daarentegen heeft te maken met hoeveel haast iets heeft.

Uw resultaten

Op het resultaat van uw eigen taken wordt u ‘afgerekend’, dat zijn uw resultaatgebieden. U levert daarmee een positieve bijdrage aan het resultaat van de praktijk. ‘Uw resultaten’ is niet synoniem aan ‘alles wat moet gebeuren’. Wanneer u prioriteiten stelt, beoordeelt u het belang van een taak apart van urgentie. Iets wat belangrijk en urgent is, doet u het eerst. Zaken die belangrijk zijn maar nog niet urgent doet u morgen, overmorgen of volgende week. Zaken die alleen urgent zijn en binnen uw taakgebied niet belangrijk, moet u eigenlijk niet doen (het zijn immers de resultaten van iemand anders), of pas wanneer u uw belangrijke-urgente taken hebt afgewikkeld.

Nu en een andere keer, uzelf en iemand anders

Er zijn dus enerzijds taken die ook nog een andere keer kunnen en anderzijds taken die u niet allemaal zelf hoeft te doen. Zo beschouwd valt uw werkvoorraad misschien ineens wel mee. Maar u zult desondanks het onderscheid moeten maken.

Creëer overzicht

Een sterk onderschat hulpmiddel is de To Do-list of actielijst. Veel professionals hebben die lijst in hun hoofd. Dat geeft toch aardig wat onrust, want ons geheugen werkt net als de aloude dia-carrousel. Alles zit erin, maar als u iets zoekt is het lastig terug te vinden. Beter a lternatief is het aanleggen van een papieren of elektronische lijst. Schrijf heel uw hoofd leeg! Als alle acties éénmaal op papier staan, hebt u overzicht. Dan kunt u ook prioriteren.

Op uw actielijst komen zaken die horen tot één van uw doelen. Al schrijvende moet u wegen: bij welk doel hoort deze taak? Als het niet bij één van uw doelen hoort, is het zeer waarschijnlijk geen taak voor u. En waarom zou u werk van een ander op uw lijst zetten?  Niet in één keer duidelijk of het uw werk is? Niet doén, maar breng het aan de orde in het eerstkomende werkoverleg!

In een kleine praktijk kun je je als praktijkhouder verantwoordelijk voelen voor letterlijk alles. Is het moeilijk om in de beperkt beschikbare tijd keuzes te maken, besluit dan wat de laagste prioriteit heeft. En vraag u daarna af met welke taak u op dat moment de praktijk het meest vooruit helpt.

Valkuil

Het is verleidelijk om korte, leuke taken uit te voeren. Dat vinkt lekker af op de actielijst en u heeft een goed gevoel. Maar het is beter om die grote, lastige taak af te werken die bij uw resultaat telt. Er is een Amerikaans spreekwoord dat zegt: ‘als je een kikker op moet eten, moet je er niet te lang naar kijken’. Ik ga er vanuit dat u, net als ik, niet van kikkers houdt…

Tips

• Herleid uw gedefinieerde doelen ( zie vorig artikel ) tot afzonderlijke activiteiten op een To Do-lijst.
• Schrijf echt uw hoofd helemaal leeg en verwerk ook alle losse briefjes en Post-It’s.
• Werk ook alle actielijsten van projecten en overleggen om naar uw To Do-lijst.
• Filter sterk op ‘mijn doelen / niet mijn doelen’.
• Prioriteer uw activiteiten.
• Hou uw lijst actueel!
• Controleer uw lijst DAGELIJKS.

Tips van Marieke en Nicolette:

• In een kleine praktijk speelt je achterban een belangrijke rol; de steun van uw partner en familie is noodzakelijk.
• Communicatie in de zakelijke omgeving maar ook privé is van groot belang om tijd en wederzijdse verwachtingen te managen.
• Luister naar uw partner: die signaleert uw werkdruk;
• Schiet in niet in een doe-modus door maar te blijven hollen (in periode zwangerschapsverlof van de collega)
• Je wilt vaak van alles en te veel, wees realistisch

John Vrakking is ontwikkelingsgerichte coach, die zich heeft gespecialiseerd in werkdruk-vraagstukken. In zijn praktijk ziet hij veel cliënten die werken in de zorg, het onderwijs en het publieke domein.