De laatste maand van het jaar, een mooie tijd om je mailbox op te schonen. Hier enkele tips voor een verfrissende eindejaarsschoonmaak in je grote verzameling post van je digitale brievenbus.
Digitale eindejaarsschoonmaak: Baas over je mailbox
donderdag 7 december 2017
3 min
Eerst even de feiten. Gemiddelde checken we elf keer per uur onze mailbox, blijkt uit onderzoek. Een kwart van onze werktijd verspillen we daarmee aan e-mails, als voortdurende onderbreking van onze werkzaamheden. Omdat 84 procent van de kenniswerkers zijn e-mailapplicatie continu openhoudt op de achtergrond, wordt 70 procent van alle binnenkomende e-mails binnen de zes seconden bekeken. De verwachting is dat wij niet langer dan drie minuten kunnen werken aan onze taak, zonder onderbroken te worden. Mailberichten zijn dus al een trigger op zich, laat staan als je mailbox een rommeltje is. Tijd voor de grote schoonmaak!
Drastische maatregelen
Onze inbox zou eigenlijk enkel ongelezen berichten mogen bevatten die nuttig of zinvol zijn. Alle andere mails moeten in specifieke folders terechtkomen. Het is een van de basisprincipes van Lean: geef alles een plaats, ook al je e-mails. E-mails moet je dus eigenlijk niet bewaren. Maar als je dat toch doet, bewaar ze dan niet in hiërarchische mappen, maar gebruik de mapstructuur DRASTIC.
- DELETED : al je verwijderde e-mails.
- READ : mails die je later nog eens rustig wilt doornemen: nieuwsbrieven en informatiemails.
- ARCHIEF : behandelde gelezen mails die je niet meteen wilt verwijderen.
- SENT : verzonden e-mails.
- TASKS : e-mails waar je nog op moet antwoorden of die een taak bevatten.
- INBOX : daarin staan enkel ongelezen e-mails. Na elke e-mailsessie moet die leeg zijn.
- CC : alle e-mails waarin je in cc staat en waarvan niet verwacht wordt dat je erop antwoordt.
De vier D's voor een goede indeling
Nieuwe mails deel je opnieuw gestructureerd in. Aan het einde van je werkdag moet je inbox liefst leeg zijn. Je laat ook niet alle post die je krijgt in je brievenbus zitten. Dat kan alleen als je je inbox niet gebruikt als to do-box. Voor inkomende mail zijn er vier D’s:
- Delete of stel een regel in zodat de e-mail in de toekomst niet meer in je inbox terechtkomt.
- Do op voorwaarde dat je de e-mail binnen de twee minuten kan afhandelen.
- Delegate : geef de taak die aan de mail verbonden is door aan de geschikte persoon en vlag de mail eventueel voor opvolging.
- Delay : plan het werk in en antwoord pas wanneer de taak is uitgevoerd of stuur eventueel een bericht om te zeggen dat je de taak hebt ingepland en er later op terugkomt.
'Aan het einde van de werkdag moet je mailbox moet leeg zijn, je laat je post ook niet in de brievenbus zitten'
Bij het thema van dit artikel betrokken organisaties
Lees verder - met dit thema
Berit Koopmans over ‘In-, door- en uitstroom van medewerkers’: ‘Bij HR-beleid gaat het om balans houden’
23 mei 2023 4 minBerit Koopmans is consultant HRM bij Visser & Visser Salaris en Advies. Samen met collega…
vanBERNARD: allesomvattende software voor een efficiënte en eenvoudige bedrijfsvoering in iedere tandartspraktijk
23 mei 2023 3 minvanBERNARD heeft samen met ZorgSom & Partners een nieuw softwarepakket gebouwd en is verheugd om aan te…
Verbeter de kwaliteit van zorg met MedicPlek - Het innovatieve digitale platform voor de gezondheidszorg
23 mei 2023 3 minMedicPlek, het innovatieve digitale platform voor de gezondheidszorg, zet zich in voor het verbeteren van de…
Infomedics wil ‘het verschil maken’: ‘De zorg optimaal laten functioneren. En vooral menselijk houden’
15 mei 2023 4 minInfomedics wil de administratieve druk zoveel mogelijk bij zorgverleners weghalen, zodat ze zich volledig op de…
Lees verder »
Justine Moes, adviseur bij DentalRules: ‘Onze kracht is dat het een alles-in-één-systeem is’
15 mei 2023 5 minMaak kennis met Justine Moes, adviseur bij DentalRules. Vanaf haar 19e werkzaam in de…
‘Beperk verzuim door een veilige omgeving en goede werkverdeling’
11 mei 2023 4 minWat kun je het beste doen als een medewerker ziek is? Hoe kun je ziekteverzuim voorkomen en hoe creëer je een…
Lees verder »
Fleur Ehlert en Elsbeth Nijhoff (Dentiva) over ‘de klantreis’: ‘Verlaat de patiënt met een goed gevoel de praktijk?’
9 mei 2023 4 minFleur Ehlert en Anouk Both, praktijkconsultants van Dentiva, gaan tijdens de Dag van de Praktijkmanager (op 25…
Katja Staartjes bij de Dag van de Praktijkmanager: ‘Kun je omgaan met veranderingen en anderen daarin meenemen?’
2 mei 2023 4 minKatja Staartjes, bergbeklimmer, auteur en managementcoach, koppelt haar ervaringen in de bergen aan thema's als…
Lees verder »
Reactie toevoegen