De laatste maand van het jaar, een mooie tijd om je mailbox op te schonen. Hier enkele tips voor een verfrissende eindejaarsschoonmaak in je grote verzameling post van je digitale brievenbus.
Digitale eindejaarsschoonmaak: Baas over je mailbox
donderdag 7 december 2017
3 min
Eerst even de feiten. Gemiddelde checken we elf keer per uur onze mailbox, blijkt uit onderzoek. Een kwart van onze werktijd verspillen we daarmee aan e-mails, als voortdurende onderbreking van onze werkzaamheden. Omdat 84 procent van de kenniswerkers zijn e-mailapplicatie continu openhoudt op de achtergrond, wordt 70 procent van alle binnenkomende e-mails binnen de zes seconden bekeken. De verwachting is dat wij niet langer dan drie minuten kunnen werken aan onze taak, zonder onderbroken te worden. Mailberichten zijn dus al een trigger op zich, laat staan als je mailbox een rommeltje is. Tijd voor de grote schoonmaak!
Drastische maatregelen
Onze inbox zou eigenlijk enkel ongelezen berichten mogen bevatten die nuttig of zinvol zijn. Alle andere mails moeten in specifieke folders terechtkomen. Het is een van de basisprincipes van Lean: geef alles een plaats, ook al je e-mails. E-mails moet je dus eigenlijk niet bewaren. Maar als je dat toch doet, bewaar ze dan niet in hiërarchische mappen, maar gebruik de mapstructuur DRASTIC.
- DELETED : al je verwijderde e-mails.
- READ : mails die je later nog eens rustig wilt doornemen: nieuwsbrieven en informatiemails.
- ARCHIEF : behandelde gelezen mails die je niet meteen wilt verwijderen.
- SENT : verzonden e-mails.
- TASKS : e-mails waar je nog op moet antwoorden of die een taak bevatten.
- INBOX : daarin staan enkel ongelezen e-mails. Na elke e-mailsessie moet die leeg zijn.
- CC : alle e-mails waarin je in cc staat en waarvan niet verwacht wordt dat je erop antwoordt.
De vier D's voor een goede indeling
Nieuwe mails deel je opnieuw gestructureerd in. Aan het einde van je werkdag moet je inbox liefst leeg zijn. Je laat ook niet alle post die je krijgt in je brievenbus zitten. Dat kan alleen als je je inbox niet gebruikt als to do-box. Voor inkomende mail zijn er vier D’s:
- Delete of stel een regel in zodat de e-mail in de toekomst niet meer in je inbox terechtkomt.
- Do op voorwaarde dat je de e-mail binnen de twee minuten kan afhandelen.
- Delegate : geef de taak die aan de mail verbonden is door aan de geschikte persoon en vlag de mail eventueel voor opvolging.
- Delay : plan het werk in en antwoord pas wanneer de taak is uitgevoerd of stuur eventueel een bericht om te zeggen dat je de taak hebt ingepland en er later op terugkomt.
'Aan het einde van de werkdag moet je mailbox moet leeg zijn, je laat je post ook niet in de brievenbus zitten'
Bij het thema van dit artikel betrokken organisaties
Lees verder - met dit thema
Gabie Bakker (KNMT) tijdens Mondzorg Praktijk Anno Nu: ‘Dit zijn de urgente kwesties in het gezondheidsrecht in 2021’
5 nov 2020 5 minWat staat mondzorgaanbieders volgend jaar te wachten? Er spelen urgente kwesties zoals de verplichte vermelding…
Lees verder »
Huisarts Vladan Ilic over 'digital first': ‘We hebben nu veel meer tijd, dertig minuten per consult’
4 nov 2020 6 minDoor innovatieve technologie te gebruiken, ontstaat een nieuwe relatie met de patiënt. Dat ontdekte de Amsterdamse…
Lees verder »
Ruben Hoefnagels (Tandarts Today): ‘Een platte organisatiestructuur geeft meer ruimte voor innovatie’
4 nov 2020 5 minRuben Hoefnagels is eigenaar van Tandarts Today, een keten van tien tandartspraktijken en een tandtechnisch lab.…
Lees verder »
Praktijkmanager Mike Scholten: ‘Een mandaat maakt je geloofwaardig'
3 nov 2020 6 minEen praktijkmanager in een fysiotherapiepraktijk heeft een belangrijke meerwaarde, zegt Mike Scholten. Hij is…
Lees verder »
De prachtige praktijk van Impuls Fysiotherapie: Een nieuw gezondheidscentrum aan de Waddenkust
2 nov 2020 6 minImpuls Fysiotherapie is een van de eigenaren van een gezondheidscentrum in het voormalige gemeentehuis van het…
Lees verder »
'Digitale Reflectie Tafels': data voor ondernemerschap en samenwerking in de eerste lijn
29 okt 2020 5 minDe WoonZorgwijzer en de 'Digitale Reflectie Tafel' kunnen fysiotherapeuten en andere eerstelijns professionals…
Lees verder »
Jelle Jouwsma (commercieel directeur FysioHolland): 'Verplaats een deel van de fysiobehandeling naar online'
29 okt 2020 6 minJelle Jouwsma is commercieel directeur bij FysioHolland, een landelijke organisatie met 130…
Lees verder »
Arjan Karens (Philips): ‘Geef digitale zorg meer een plek in processen en protocollen’
27 okt 2020 7 minArjan Karens, general manager bij Philips VitalHealth Benelux, vindt dat er meer tempo moet komen in de…
Lees verder »
Reactie toevoegen