Het lijkt zo simpel, delegeren. Toch is het een hele kunst. Maar gaat het je eenmaal goed af, dan kun jij meer doen in minder tijd. En je laat zien dat je vertrouwen hebt in je medewerkers. Zij krijgen meer zelfvertrouwen en uitdagender werk. Durf jij werk uit handen te geven?
De kunst van het delegeren: valkuilen en tips
woensdag 5 mei 2021
Foto: Shuttrstock)
Voordat je je teamleden meer taken of een project geeft, is het verstandig om je eerst te verdiepen in delegeren en het hele proces. Bijvoorbeeld: wat wil je wel en niet delegeren? Hoe volg je het, hoe ga je om met vertrouwen, hoe laat je het los? Wat doe je als het mislukt?
Welke taken delegeer je?
- Wat medewerkers beter kunnen;
- Wat medewerkers net zo goed kunnen;
- Wat medewerkers kunnen leren;
- Wat medewerkers graag willen doen.
Wat delegeer je niet?
- Je kerntaken;
- Gevoelige taken (conflicten oplossen, personele kwesties);
- De eindverantwoordelijkheid.
Valkuilen liggen op de loer
Sta stil bij een aantal valkuilen, zoals:
- Je schept geen duidelijke verwachtingen;
- Je biedt onvoldoende middelen;
- Je vergeet anderen te informeren;
- Je wilt de taak eigenlijk niet loslaten, omdat je denkt dat je het zelf het beste kunt, of je houdt graag de controle.
Hoe delegeer je? Een aantal tips:
- Maak duidelijk dat je delegeert en plan een gesprek in. Goed delegeren doe je niet via e-mail.
- Bespreek om welke taken het precies gaat en bepaal samen het gewenste resultaten en de manier om daar te komen;
- Wees zo concreet mogelijk;
- Stel samen de bekwaamheid vast (kunnen, kennen) en check het willen en durven;
- Check het commitment;
- Leg vast welke bevoegdheden en verantwoordelijkheden de medewerker heeft en waar die ophouden;
- Overleg of er voldoende voorwaarden geregeld zijn om de taak ook succesvol te kunnen doen;
- Vraag naar mogelijk kritische momenten en welke hulp daarbij gewenst is;
- Geef aan waarover en wanneer je geïnformeerd wilt blijven, laat de verantwoordelijkheid hiervoor bij de medewerker/je collega;
- Licht alle betrokkenen in en stuur vragen en opmerkingen voortaan door naar de medewerker;
- Stuur bij wanneer nodig;
- Houd je oren open, toon je openheid, geef je kennis door en geef vertrouwen.
Evalueren
Ga later in gesprek over hoe het is gegaan. Is het gewenste resultaat behaald? Wat waren succes- en faalfactoren? Hoe heeft de medewerker het eigenaarschap, de verantwoordelijkheid en de vrijheid ervaren? Wat hebben jullie ervan geleerd?
Tot slot: bedenk dat goed delegeren tijd kost.
(Bronnen: Schouten & Nelissen, Managementsite)
Reactie toevoegen