Dag van de Praktijkmanager 2023: Inspirerend, praktisch en ‘een aangenaam dagje uit’

De Dag van de Praktijkmanager speelde zich dit jaar af in de sfeervolle Kinepolis, de megabioscoop op het Jaarbeursplein in Utrecht. Op deze zestiende editie kwamen ruim 200 praktijkmanagers en experts af. De deelnemers genoten naast het goedgevulde programma met workshops en speeddates van een beursvloer met vijftien informatieve stands en een goede lunch. Het publiek bestond uit een mix van managers uit de huisartsenzorg (45%), de mondzorg (45%) en paramedische praktijken (10%).

‘Geniet en ga netwerken’

Dagvoorzitter Charlotte van den Wall Bake nodigde deelnemers uit vooral te genieten van een ‘aangenaam dagje uit’. ‘Geniet en gebruik de dag ook om ontspannen te netwerken met je beroepsgenoten. De functie praktijkmanager wordt in deze tijd van hoge werkdruk en krappe arbeidsmarkt alleen maar relevanter. De spagaat waarin jullie moeten werken, tussen praktijkhouders en het praktijkteam in, maakt het werk vaak extra zwaar.’ Het ochtendprogramma bestond uit vier verdiepende workshops van anderhalf uur: ‘Persoonlijk leiderschap en werkgeluk’, ‘De toekomstbestendige huisartsenpraktijk’, ‘Het strategisch jaarplan op twee A4-tjes’ en ‘Powertools voor de communicatie’.

‘Persoonlijk leiderschap: jouw werkgeluk’

Charlotte van den Wall Bake focust zich in haar workshop ‘Persoonlijk leiderschap: jouw werkgeluk’ op de persoonlijke balans bij praktijkmanagers. Ze biedt daarmee een voorproefje van de masterclasses over persoonlijk leiderschap, die ze dit najaar geeft bij het PraktijkmanagersNetwerk. Ze wil managers de tools aanreiken voor goede zelfzorg, grenzen leren stellen, feedback geven en ruimte creëren om te blijven groeien. ‘Persoonlijk leiderschap is een keuze. Om te blijven groeien moet je blijven leren, uit je comfortzone komen en dat kan alleen als je genoeg rust voor jezelf neemt.’

Charlotte bouwt haar betoog rond de vier pijlers van werkgeluk: purpose, positivity, people en progress en illustreert het verhaal met beelden vol symboliek. ‘Om leiding te geven ​aan jouw team​ moet je eerst jezelf kunnen leiden​’, zo luidt een van haar stellingen. Ze benadrukt het belang van ruimte scheppen voor je eigen ontwikkeling, om dat geluk te kunnen ervaren. Essentieel is zelfinzicht, zicht op de eigen drijfveren en overtuigingen. Daarbij hoort heldere grenzen leren stellen, overzicht behouden, adequaat feedback geven en tijdig afstand en rust nemen. ‘Alleen door goed voor jezelf te zorgen, houd je je energie op peil en kun je de energie in het team stimuleren. Bovendien houd je dan beter overzicht: waar wil je zelf naar toe?’

• Meer lezen: Charlotte van den Wall Bake: ‘Leiderschap begint met zelfreflectie. Maak een persoonlijk ontwikkelplan en stel je zelf centraal’, 30 maart 2023 en 2023: het jaar van het leiderschap bij PraktijkmanagersNetwerk, 13 maart 2023

‘De toekomstbestendige praktijk’

In haar workshop ‘De toekomstbestendige huisartsenpraktijk’ legt Nadine ten Have, praktijkmanager bij huisartsenpraktijk Elinkwijk in Utrecht, deelnemers de vraag voor hoe de huisartsenpraktijk tot 2040 overeind kan blijven. Dit tegen een achtergrond van de vergrijzende beroepsgroep huisartsen, personeelstekorten en oplopende werkdruk. Nadine toont cijfers uit het brancherapport van de huisartsenzorg van ABN AMRO: ‘De schaarste aan huisartsen neemt toe, bestaande praktijken moeten meer patiënten bedienen en tegelijk wordt de zorgvraag steeds complexer. Hoe kunnen we dan een duurzame, toekomstbestendige zorg organiseren?’

De workshop is bedoeld als inspiratie voor het ontwikkelen van visie op een duurzame huisartsenzorg, met meer tijd voor de patiënt, meer inzet op preventie en gezondheid en samenwerking in de eerste lijn. Ter illustratie laat ze een video zien met huisarts Derk Runhaar (‘De zorg in 2040’, 2022), die een sombere toekomst schetst met grote aantallen oudere en kwetsbare patiënten en een oudere oververmoeide huisarts die radeloos naar zijn overvolle wachtkamer kijkt. 'Als we niets doen, loopt de zorg helemaal vast.’

• Meer lezen: Nadine ten Have over praktijkmanager en praktijk van de toekomst: ‘Samen thema uitdiepen’, 13 april 2023

‘Feedback geven is een cadeautje’

Mascha van Wermeskerken, eigenaar van Dentiness, richt zich als praktijkmanagementcoach en -adviseur op het professionaliseren van (tandarts)praktijken. In haar workshop ‘Feedback geven is een cadeautje’ benadert ze feedback als een circulair proces vanuit het zogeheten 4G-model: Gedrag à Gevoel à Gevolg à Gewenst.

De openheid in de organisatie veronderstelt wel de mogelijkheid tot het geven van feedback. Volgens Mascha kun je feedback op de werkvloer het beste direct geven. Bijvoorbeeld als een teamlid gemaakte afspraken niet nakomt (gedrag), dit signaleren en aangeven welk effect dat op je heeft (gevoel). Mascha: ’Beschrijf heel feitelijk het gedrag, zonder oordelen, meningen en adviezen. Schets het gevoel dat het bij je oproept en durf je daarbij kwetsbaar op te stellen. Spreek namens jezelf en houd het bij jezelf. Laat daarna zien welk effect het gedrag heeft (gevolg). Resultaat kan bijvoorbeeld zijn het uitlopen van de agenda. Stel daar het gewenst gedrag tegenover. Zoek samen naar een oplossing en leg de afspraken vast (gewenst).’

• Meer lezen: PM-coach Mascha van Wermeskerken: ‘Strategisch jaarplan is voor elke praktijk essentieel’, 5 april 2023

‘Een goede praktijkreputatie met drie reviews per week’

Een goede online waardering is niet alleen van belang voor het aantrekken van nieuwe klanten maar ook voor versterking van het eigen team en het aantrekken van nieuwe ‘toptalenten’. Dat stelt Michael Joosen, directeur van ReviewCollect, in zijn workshop ‘Online reputatie’. Hij pleit voor het instellen van automatische uitnodigingen om een review te plaatsen zoals ReviewCollect, dat gekoppeld kan worden aan het informatiesysteem van de praktijk. ’93 procent van de mensen gebruikt Google om een bedrijf of praktijk te zoeken. Als recente beoordelingen ontbreken, bestaat de kans dat patiënten onterecht negatief gaan denken over de kwaliteit van de praktijk, ook al is dat niet zo. Dat fenomeen staat bekend als de ‘negativity bias’’, vertelt hij.

Michael legt uit welke strategieën er zijn om de reputatie van de praktijk te versterken bij platforms als Google Reviews, Zorgkaart Nederland, Tandarts.nl en Facebook. ‘Patiënten zijn geneigd om negatieve oordelen weer bij te stellen door goede communicatie vanuit de praktijk. Als je laat zien dat je klachten serieus behandelt kan éénsterreview nog best een viersterrenreview worden.’ Een automatische uitnodiging naar patiënten die een behandeling hebben gehad, leidt al snel tot drie of vier reviews per week, wat genoeg is om de waardering voor een praktijk positief te houden. ‘Online reviews zijn ook binnen het team van belang, bijvoorbeeld voor jonge tandartsen die nog onzeker aan het vak beginnen. En als je nieuw personeel zoekt, kun je dankzij positieve beoordelingen van patiënten eruit springen tussen veel andere praktijken.’

• Meer lezen: Michael Joosen over patiënten- en medewerkerstevredenheid: ‘Goede online reputatie helpt bij het vinden van personeel’, 13 april 2023

‘Samen bergen verzetten’

Katja Staartjes, bergbeklimmer, auteur en managementcoach, koppelt haar ervaringen in de bergen aan thema's als persoonlijk leiderschap, samenwerken en wendbaarheid. In haar keynote ‘Samen bergen verzetten’ neemt ze de deelnemers mee in een beeldreis naar de hoogste toppen van de wereld. Katja beklom bergen boven de 8000 meter en was de eerste Nederlandse vrouw die de Mount Everest vanuit Nepal beklom. Samen met haar man Henk Wesselius bereikte ze in 2004 als eerste Nederlanders de top van de Gasherbrum I in Pakistan, de op tien na hoogste berg van de wereld.

Katja beschrijft het bergbeklimmen als een metafoor om naar werk en loopbaan te kijken. Volgens haar gaat het bij alle grote uitdagingen op de eerste plaats om zelfinzicht en samenwerking. ‘Wennen aan het omgaan met lage zuurstofgehaltes en zware omstandigheden is elke keer weer een test van de samenwerking. Zelfkennis, zicht op je kwaliteiten en valkuilen is de basis. Van daaruit moet je grenzen stellen en leren hoe je kunt omgaan met de verschillen. Samenwerken is elke keer weer een uitdaging op zich. Hoe ga je om met onzekerheid?’

Voor topresultaten is het nodig om steeds te reflecteren op de prestaties van het team en teamleden. Om een topteam neer te zetten moet je steeds drie vragen beantwoorden, zo besluit Katja haar keynote: Heb je werkelijk een gedeeld doel? Is er open communicatie in het team, met transparantie en ruimte voor feedback? Is er voldoende wendbaarheid in het team en bereidheid tot verandering en transformatie? 

• Meer lezen: Katja Staartjes bij de Dag van de Praktijkmanager: ‘Kun je omgaan met veranderingen en anderen daarin meenemen?’, 2 mei 2023

Overige artikelen rond workshops bij de Dag van de Praktijkmanager 2023:

• Berit Koopmans over ‘In-, door- en uitstroom van medewerkers’: ‘Bij HR-beleid gaat het om balans houden’, 23 mei 2023

• ‘Beperk verzuim door een veilige omgeving en goede werkverdeling’, 11 mei 2023

• Fleur Ehlert en Elsbeth Nijhoff (Dentiva) over ‘de klantreis’: ‘Verlaat de patiënt met een goed gevoel de praktijk?’, 9 mei 2023

• Erik Bannenberg: ‘Verkeerd gebruik communicatiestijlen veroorzaakt vaak gedoe’, 2 mei

• Marijke Blommendaal over de ‘positieve gezonde’ organisatie: ‘Dat gaat over veerkracht, vitaliteit, duurzame inzetbaarheid’, 28 maart 2023