Besparen in de medische praktijk: casus 1

Casus

De Utrechtse praktijk uit deze casus is een tandartsenpraktijk met een enthousiast team van ervaren tandartsen, mondhygiënistes, mondzorgkundigen en assistentes. Het betreft een zelfstandig opererende praktijk welke geen onderdeel is van een landelijke keten. De praktijk telt 10 stoelen en er zijn in totaal ca 25 FTE werkzaam.

Binnen deze casestudy is gekeken naar de volgende kosten:

• Telefonie (vast)
• Accountancy
• Schoonmaak
• Automatisering
• Kleingoed

Telefonie

Op dit moment wordt er binnen de tandartspraktijk gebruik gemaakt van telefonie via een van de bekendere prijsvechters in de telefoniemarkt. De tarieven van deze leverancier zijn zonder twijfel zeer scherp en concurrerend. Echter, er zijn veel klachten over de kwaliteit van de dienstverlening. Zowel de beschikbaarheid van de lijnen, waaronder het spoednummer, als de ondersteuning bij problemen laat sterk te wensen over. Op telefonie kan dus naar verwachting niet direct een besparing worden gerealiseerd. De praktijk wordt wel geadviseerd om over te stappen naar een andere partij, waarbij meer oog is voor de geleverde kwaliteit. Afhankelijk van de uiteindelijk geïmplementeerde oplossing zullen de kosten stijgen. Wanneer vooraf (eventueel in samenspraak met een adviseur of een nieuwe aanbieder) de diensten goed worden gespecificeerd, zal er ook een sterke kwaliteitsverbetering gerealiseerd kunnen worden.

Accountancy

De opgebouwde vertrouwensrelatie met de huidige accountant is voor de praktijk de belangrijkste reden om lang bij dezelfde accountant te blijven. Mede hierdoor is de tariefstelling en de opbouw van het contract echter niet meer conform de standaarden van deze tijd. Voor een goede analyse van accountantskosten moet op drie niveaus worden gekeken.

Uurtarieven

Allereerst kan gekeken worden naar de gehanteerde uurtarieven. Deze methode kan het beste worden gehanteerd voor de incidenteel gemaakte kosten (bijvoorbeeld advieswerkzaamheden). De gehanteerde uurtarieven bij de Utrechtse tandartspraktijk bevinden zich aan de bovenkant van marktconform en lijken op het eerste gezicht geen reden om een overstap te overwegen.

Verschillende disciplines

De tweede methode kijkt naar de kosten per jaar voor verschillende disciplines. Deze vaste kosten betreffen bijvoorbeeld salarisadministratie, jaarrekeningwerkzaamheden en administratieve ondersteuning. Hier zijn de resultaten van de aanbesteding opmerkelijker. Naar verwachting kunnen er bij een overstap naar een andere accountant met een contract waarbij op basis van de vaste bedragen wordt gewerkt, besparingen van respectievelijk 36 %, 51 % en 21 % worden gemaakt op de disciplines salarisadministratie, jaarrekeningwerkzaamheden en administratieve ondersteuning.

Rol accountant

Tot slot moet er in de derde methode kritisch gekeken worden naar de vragen die aan de accountant worden gesteld en of deze ook daadwerkelijk bij een accountant thuishoren. Wanneer er vragen worden gesteld welke eigenlijk niet bij een accountant thuishoren, maar bij een andere (financiële) dienstverlener of misschien bij een eigen medewerker, betaal je al snel teveel. Naar verwachting kunnen er in Utrecht nog aanvullende besparingen gerealiseerd worden op de bovenstaande besparing door deze analyse verder te (laten) maken.

Schoonmaak

Op het gebied van schoonmaak is het relatief eenvoudig een prijsvergelijk te maken. In de cao van schoonmaakbedrijven is geregeld dat bij een heraanbesteding het personeel van de oude contractpartij moet worden overgenomen. Dit kan voor u als opdrachtgever zowel voordelig als nadelig uitpakken. Wanneer men tevreden is over de dienstverlening, blijft de kwaliteit tot op zekere hoogte gewaarborgd. Wanneer men echter ontevreden is, loopt men het risico dat er geen nieuw personeel wordt ingezet en de gewenste kwaliteitsverbetering niet wordt gerealiseerd. Na een aanbesteding voor de praktijk uit deze case bleek hier een besparing gerealiseerd te kunnen worden van 16 %.

Automatisering

Met betrekking tot de automatisering zijn de kosten van de huidige leverancier in Utrecht goed marktconform. Hierop kan met dezelfde kwaliteit van dienstverlening geen significante besparing worden gerealiseerd. Er is op dit moment dus ook geen reden om een overstap naar een nieuwe partij te starten. Wel is het verstandig om regelmatig vast te stellen of het contract met de automatiseringspartner nog voldoet aan de eisen. Zoals ook bij telefonie, wordt de afhankelijkheid van computersystemen in de tandartspraktijk steeds groter. Hierdoor worden ook de eisen met betrekking tot beschikbaarheid, garantie en vervanging van hardware ook hoger. Het is daarom aan te bevelen om regelmatig de IT-dienstverlening tegen het licht te houden om zo vast te stellen of het contract nog aansluit bij de veranderende wensen en eisen.

Kleingoed

In een bespaarscan van een tandartspraktijk kan geen vergelijking op het gebied van kleingoed ontbreken. In Nederland zijn een beperkt aantal partijen die zich op deze markt begeven. Iedere partij heeft zijn eigen werkwijze en biedt eigen specifieke voordelen. Zo zijn er bijvoorbeeld bonussen op de jaaromzet of worden er speciale bestelkasten aangeboden. Een aanbesteding van kleingoed begint met een appels-met-appels-vergelijking. Hierin wordt uitsluitend gekeken naar de besparing op identiek dezelfde producten. In Utrecht levert deze aanbestedingsmethodiek een besparing op van 15 % op jaarbasis. Een aanvullende besparing kan echter worden gerealiseerd door op onderdelen andere, maar zeer vergelijkbare producten (met dezelfde kwaliteit) te overwegen. Bij een aanbesteding volgens deze methodiek kan in Utrecht een besparing gerealiseerd worden van ruim 22 %. Uiteraard zijn de meeste leveranciers graag bereid hierbij ondersteuning te bieden en te adviseren.

Conclusie

In nagenoeg iedere onderneming in het algemeen en in iedere medische onderneming in het bijzonder zijn kostenbesparingen te realiseren. In de regel zien we dat een ondernemer op een aantal aspecten een strakke koers vaart en scherp is op de kosten. Wanneer de onderneming groeit en de ondernemer drukker wordt, zijn er steevast een aantal disciplines waarop de focus minder wordt. Ook bij de Utrechtse tandartspraktijk is dit het geval. Op een aantal aspecten zijn er geen besparingen te realiseren zoals bijvoorbeeld automatisering en telefonie (hoewel hier wel een kwaliteitsimpuls nodig is). Echter, op andere gebieden zijn wel degelijk goede resultaten mogelijk. Omdat iedere ondernemer zijn eigen focus bepaalt, zijn er geen vaste onderwerpen waar altijd succes behaald kan worden. De case in Utrecht laat zien dat het goed is om met enige regelmaat alle kosten onder de loep te laten nemen en je de vraag te stellen op welke gebieden er (naast die gebieden waar regelmatig naar wordt gekeken) nog meer bespaard kan worden.

Drs. K.N. Abcouwer is consultant bij bespaarbedrijf.nl dat op ‘no cure, no pay’- basis bespaartrajecten uit handen neemt.