20 tips om je werk weer onder controle te krijgen

Vraag je dus eens af ‘hoe’ je de dingen aanpakt en of dat misschien beter kan. Deze 20 tips helpen je daarbij. 

1. Bereid je voor op de volgende dag 

We zijn vaak vooral bezig met reageren en verliezen daarbij uit het oog wie en wat echt belangrijk zijn voor ons werk. Om dat te voorkomen kun je je, iedere dag voor je naar huis gaat, alvast voorbereiden op de volgende dag. Ruim je bureau op, beantwoord telefoontjes en e-mails en stel een lijstje op van drie taken die je de volgende dag af wilt ronden.

2. Doe één ding tegelijk 

We werken vaak in razend tempo en denken nauwelijks na over alle mogelijke kansen en andere invalshoeken. We volgen vastomlijnde formules en werken op de automatische piloot. Doe eens een stapje terug en geef al je taken de volledige aandacht. Pas er voor op dat de vermeende werkdruk ten koste gaat van de relatie met uw klanten, collega’s of uw eigen capaciteiten in de verdrukking brengt. 

3. Vermijd vergaderingen

Vergaderingen moet je beschouwen als laatste redmiddel. Tuurlijk, het is essentieel dat ieders inbreng op een lijn komt te staan, maar vergaderingen worden vaak veel te snel belegd. Effectiever is om eerst met iedere deelnemer afzonderlijk te praten om problemen te identificeren, ideeën te spuwen en een gedeelde basis te vinden.

4. Blijf weg

Wie zegt dat je altijd op de praktijk moet zijn? Soms is het heel effectief o m eens niet in de file te staan en  eens een dagje thuis te werken waar je niet afgeleid wordt door koffiepraatjes. Vooral als je een project af moet ronden waarbij al je aandacht vereist is, is dit een goede optie.

5. Zak niet in

Als alles goed gaat, hebben we de neiging in te zakken. Heel menselijk, maar op die manier blijven er vaak losse eindjes over. Zak dus niet in en blijf ook op vrijdagmiddag doorwerken. Maak ook dat laatste klusje van de week af. Uiteindelijk zal dit je veel meer tijd opleveren.

6. Sluit je af

Elke onderbreking en afleiding haalt je uit je concentratie en het wordt steeds moeilijker weer in het ritme te komen en je werk op tijd af te krijgen. Op dergelijke momenten kun je het beste je e-mail en telefoon even uitzetten. Sluit je op in je praktijk en zeg dat je niet gestoord wilt worden. Wijd je volledig aan je taak.

7. Hak het werk in stukjes

De taak die voor je ligt lijkt zo immens dat je het overzicht verliest en in paniek raakt. Verdeel die enorme klus in kleinere deeltaken. Werk deze een voor een af.

8. Maak tijd

Voor je het weet is er weer een dag voorbij waarin je continu hebt lopen rennen, maar nog steeds het gevoel hebt weinig te hebben bereikt. Begin je dag meteen met werken, en niet met rondsurfen. Pak je moeilijkste taken aan op het moment waarop je het productiefst bent. Rond andere af op die verloren momenten, zoals zondagochtend of wanneer de kinderen naar bed zijn. Werk terugkerende klusjes op vaststaande momenten af en laat je team en collega’s weten dat je dan niet gestoord wilt worden.

9. Wees duidelijk

Reageer snel op vragen van mensen. Leg uit wat je volgende stap zal zijn en houd de voortgang bij. Doe wat je belooft. Stel je eigen verwachtingen ook even bij. Vaak bepaal je van tevoren hoe lang je aan een bepaalde taak mag werken, en vervolgens werk je daar precies zo lang aan. Verkort die tijd. Wedden dat het sneller kan?

10. Stel prioriteiten

Je kunt niet overal tegelijk mee bezig zijn. Maar hoe weet je wat het belangrijkst is? Stel jezelf de volgende vragen: wie en hoeveel mensen worden hierdoor beïnvloed? Wat is het belangrijkst op de korte en de lange termijn? Wat kan eventueel dringend worden en waarom? Wie gaat er het hardst klagen of de grootste problemen veroorzaken als je niet snel genoeg bent? Ken het verschil tussen dringend en belangrijk – en weet of de deadlines vast staan of flexibel zijn.

11. Evalueer

Kijk eens goed naar hoe je je tijd indeelt. Wat doe je en hoe doet je dat? Richt je je op je hele takenpakket of met name op wat je leuk vindt om te doen? Ben je niet te perfectionistisch? Geef je alles een persoonlijk tintje? Kijk je elke dag wat je bereikt hebt? Besteed je je tijd wel echt aan de dingen die belangrijk zijn? Zo niet, laat vallen wat niet bijdraagt aan je doelstellingen.

12. Blijf positief

Je hebt het gevoel dat alles mis gaat. En je baalt ervan dat je je baas elke dag om drie uur ziet vertrekken terwijl jij alles op alles moet zetten om je werk op tijd af te krijgen. Hier teveel bij stil blijven staan, vreet echter energie. Denk niet na over al die negatieve zaken maar richt u op een positieve uitkomst; onthoud waarom je het doet en dat het de moeite waard is. Met optimisme kom je veel verder.

13. Weet wanneer het je teveel wordt 

‘Waarom hoor ik dit nu pas?’, ‘Waarom doet iedereen zo moeilijk?’ Je voelt de woede opborrelen, helemaal als je het toch al razend druk hebt. Als we onder druk staan kunnen we uithalen, en daarmee onze reputatie en carrière schaden. Weet wanneer je op ontploffen staat en neem een time-out voor je dingen doet of zegt waar je spijt van krijgt.

14. Creëer een goed gevoel

Als je eerst die moeilijke klus aan de kant weet te krijgen, zit je daar niet de hele dag tegenaan te hikken. Het levert bovendien een goed gevoel op waar je de rest van de dag energie uit haalt. Nog een optie: doe tussendoor iets dat je leuk vindt, en sluit je dag altijd af met iets positiefs of iets waar je trots op kunt zijn, zodat je met een goed gevoel vertrekt.

15. Delegeer 

We zijn allemaal gek op nieuwe uitdagingen maar op een gegeven moment is het genoeg. Besef wanneer je teveel hooi op je vork hebt genomen en je prestaties daaronder gaan lijden. Kun je een of meer taken uitbesteden? Is een uitzendkracht een optie? Zeg ook eens nee, met name als er iets van je gevraagd wordt dat niet binnen jouw takenpakket valt of waarvan je weet dat anderen er veel beter in zijn. 

16. Zorg goed voor jezelf

Je werkdruk is misschien immens, maar eet, slaap en beweeg je wel genoeg? Als je dat doet kun je veel meer aan en voel je je bovendien beter. Deze goede gewoontes kunnen een burn-out en depressie voorkomen. 

17. Neem je werk niet mee naar huis 

Klinkt makkelijk, maar onze identiteit is vaak nauw verweven met ons werk. Vaak vergeten we dat we werken om te leven en niet andersom. Ga je thuis niet druk lopen maken om bezuinigen en collega’s maar gebruik je vrije tijd om op te laden en leuke dingen te doen. 

18. Focus op het hier en nu

Blijf niet hangen in het verleden en maak je niet teveel zorgen over morgen, maar haal alles uit vandaag. Ben je op kantoor? Zorg dan dat je daadwerkelijk werkt. Accepteer dat dingen altijd anders gaan dan gepland en dat er altijd veranderingen zijn. Verdoe je tijd niet met je zorgen maken, maar ga aan de slag. Je ziet wel waar het schip strandt. 

19. Vind een passie 

Je weet dat er iets moet veranderen. Je hebt geen zin om uit bed te komen en je werkt eigenlijk alleen nog voor het geld. Maar iedere baan is zinloos zonder hoger doel. Kijk dus verder dan de sleur en probeer erachter te komen wat jouw passie is. Vind een hoger doel in wat je doet dan uw salarisstrook. Waardeer tegelijkertijd wat je wel hebt en grijp de kansen die zich aandienen. 

20. Denk aan anderen

We zijn vaak zo bezig met onze eigen problemen dat we niet meer zien wat er om ons heen gebeurt. Door anderen te helpen, help je echter ook jezelf. Probeer te geven en niet alleen te nemen. Op die manier krijg ook jij wat je nodig hebt als je het nodig hebt.