Anja Holtkamp: ‘Praktijkmanager word je niet, dat ben je!’

Anja Holtkamp maakte ruim vijf jaar geleden de overstap naar de functie van praktijkmanager. ‘Ik was locatiemanager in een zorginstelling voor de langdurige zorg en wilde mijn werk over een andere boeg gooien. Via via ging ik aan de slag als praktijkmanager bij Dokterszorg Friesland, een organisatie die huisartsen ondersteunt. Praktijkmanagers werden gedetacheerd bij diverse apotheekhoudende huisartsenpraktijken in Friesland. Ik vond het fantastisch om te doen.’

‘Praktijkmanagers stellen andere vragen'

In die tijd leerde Anja de waarde van een netwerk van praktijkmanagers al kennen. ‘We hadden regelmatig overleg, ook met externe partijen, onder wie zorgverzekeraars. Ik deed snel allerlei kennis op en merkte dat praktijkmanagers andere vragen stellen dan huisartsen. Neem bijvoorbeeld het contract met zorgverzekeraars. Wij stellen daar het hele jaar door vragen over. Hoe staat het bijvoorbeeld met het budget voor scholing in het contract, wat is daarover afgesproken? Door onze vragen leerden de huisartsen anders kijken naar het contract’, stelt ze.
De Friese praktijkmanagers deden hun best om hun vak meer te positioneren en hun functie verder te ontwikkelen. Ook informeel had Anja geregeld contact met haar collega’s. 

Meerwaarde van praktijkmanager

Na anderhalf jaar wordt Anja gevraagd om het praktijkmanagement handen en voeten te geven bij een aantal huisartsenpraktijken in Deventer en omgeving, verenigd in de HCDO. Deze organisaties heeft nu 23 praktijkmanagers die bij de aangesloten huisartsenpraktijken werken. 
Als projectleider heeft Anja steeds meer zicht gekregen op wat de functie inhoudt, over welke competenties je moet beschikken, wie er geschikt voor is (en wie niet) en hoe het samenspel met de huisartsen optimaal kan verlopen, zodat de meerwaarde van een praktijkmanager tot zijn recht komt. 

‘Je moet snel kunnen schakelen op allerlei niveaus’ 

Anja werft praktijkmanagers. ‘Sollicitanten die denken dat ze leuke projecten in de huisartsenpraktijk kunnen doen, vallen af. Wij willen mensen die met hun voeten in de klei kunnen staan. Een praktijkmanager wordt niet alleen gevraagd om overstijgend mee te denken in praktijkontwikkelingen en bij vraagstukken van personele en organisatorische aard. Ze moeten echter incidenteel ook een kapotte lamp kunnen regelen of problemen oplossen als er iets mis is met de telefonie.’

‘Je moet een helicopterview hebben, snel kunnen schakelen op allerlei niveaus, maar je ook met details kunnen bezighouden. De functie is heel breed, je kunt van alle markten thuis zijn. Het is daarnaast fijn als je je specifieke expertise, bijvoorbeeld op het vlak van ict, kunt inzetten. Het is ook van belang te weten hoe het er in een huisartsenpraktijk aan toegaat. Iedereen denkt dat te weten, want ja, iedereen komt weleens bij de huisarts.’

‘Als praktijkmanager ga je niet de praktijk managen’

Het is een misverstand om te denken dat jij als praktijkmanager de praktijk gaat managen, benadrukt Anja. ‘De huisarts is in the lead. Maar je hebt wel een rol in het managen van de praktijk. Probeer die houding je van nature eigen te maken. Zet je expertise zo in dat de ander zich niet bedreigd voelt. Weet wanneer je een stap terug moet doen en wanneer het juiste moment is om je ervaring en kennis in te zetten’, adviseert ze. Hoeveel ruimte je krijgt voor je rol, hangt af van het aantal uren dat je in de praktijk werkt en het mandaat dat je krijgt. ‘Een mandaat krijg je als je het vertrouwen hebt gewonnen.’

‘Huisarts heeft ander beeld van functie’

Anja vertelt over haar ervaringen met sollicitatiegesprekken voor de functie van praktijkmanager. ‘Ik hou samen met een, steeds andere, praktijkmanager speeddates om te kijken of iemand geschikt is. We leggen dan vervolgens een aantal kandidaten voor aan de huisarts. We zien soms dat de huisarts dan een andere keuze maakt dan onze voorkeur. Dit hangt soms samen met het feit dat de huisarts nog niet goed kan inschatten wat de praktijkmanager voor hem of haar kan betekenen. En dus wordt er dan gekozen voor iemand die hem of haar kan ontlasten van praktische regeldingen. De keuze om iemand naast zich te kunnen krijgen om mee te sparren, wordt niet altijd gemaakt. De huisarts houdt graag de touwtjes in handen en wil liever niet een praktijkmanager die gaat bepalen wat er in de praktijk moet gebeuren of veranderen.’

‘Je bent manager maar straal het vooral niet te veel uit’

Welke meerwaarde heeft een praktijkmanager? Zijn huisartsen daarvan op de hoogte? ‘Kennis van de CAO, P&O zaken als ziekteverzuim zijn heel belangrijk. Een huisarts kan een langdurig zieke werknemer niet naar het UWV begeleiden, een praktijkmanager wel. Daar zit de meerwaarde in eerste instantie en vervolgens kan de praktijkmanager ook op strategisch niveau meedenken in de praktijk. De huisarts heeft bij de overweging om met een praktijkmanager te starten vaak een ander beeld van de functie. Volgens mij gaat het erom dat je op een natuurlijke manier je meerwaarde moet laten zien in de praktijk. Je bent manager maar straal het vooral niet te veel uit!’

Tips:
•    Stel vragen, klein of groot, aan collega’s, leg je oor bij hen te luister
•    Zoek een netwerk op
•    Weet wie welke expertise heeft in je netwerk
•    Is er geen netwerk in je directe omgeving? Zet dan zelf een netwerk op
•    Zorg dat collega’s die vanuit de functie van doktersassistente naar praktijkmanager solliciteren, en de praktijkmanagers die vanuit een managementfunctie in de zorg komen, elkaar gaan vinden in ieders expertise. Ze zijn aanvullend aan elkaar
•    Je hebt een rol in het managen van de praktijk. Probeer die rol je van nature eigen te maken
•    Zet je expertise zo in dat de ander zich niet bedreigd voelt

Link:
Huisartsen Coöperatie Deventer en Omstreken (HCDO)