Het coronabeleid van de scholen is duidelijk voelbaar op de werkvloer. Wanneer een kind verkouden is moet het thuisblijven; wanneer een kind positief is moet de hele klas in quarantaine.
Dit betekent in sommige gevallen dat de ouders ook in quarantaine moeten of thuis moeten blijven, omdat de kinderen niet naar school kunnen. Op de werkvloer uit zich dit in een zeer onstabiel personeelsrooster. Hier ligt een belangrijke taak voor de praktijkmanager. Door Maaike van der Mee (Dutch Dental Academy).
Praktijkmanager in coronatijd: Doe er alles aan om team flexibel te laten functioneren
donderdag 8 april 2021
Het ene moment heb je een kloppend rooster. Het andere moment melden drie mensen zich af. Dan begint de zoektocht naar mensen die extra willen komen werken of alweer extra willen komen werken. En wat doe je met die uren? Ziekmelden is geen optie. Vakantie laten opnemen? Het is overmacht. Maar deze overmacht is inmiddels dagelijkse praktijk geworden. Als manager durf ik bijna niet meer op mijn telefoon te kijken, bang voor weer een afmelding. Het is bijna een dagtaak om de roosters op orde te krijgen.
Invloed op team
De invloed van dit alles op het team is groot. In een harmonieus team dragen ze elkaars lasten, maar zelfs voor hen wordt dit zwaar. Continu is er een roosteraanpassing en wordt er een beroep gedaan op hun loyaliteit en het omgooien van privé-activiteiten.
In een team waar geen saamhorigheid heerst wordt het moeilijk. Er wordt niet voor elkaar ingevallen en de bereidheid om extra te werken is nihil. In beide gevallen heeft dit zijn weerslag op de kwaliteit van de zorgverlening. De werkdruk is hoog en de verwachtingen van de patiënten blijven hetzelfde.
Wanneer de werkgever loyaal is naar het personeel, zal het team zich in dergelijke situaties meer inspannen. Wanneer dit echter niet het geval is, bestaat de kans dat er patiënten afgebeld moeten worden omdat er geen personeel is.
Neem dan zelf de telefoon op!
Hier ligt dus een belangrijke taak voor de praktijkmanager. In een tijd waarin je niet zeker bent van voldoende personeel en waarin de werkdruk hoog is, moet je als manager zichtbaar zijn voor je mensen. Zowel voor de werkgever als de werknemers. Er wordt veel flexibiliteit van het team gevraagd en verwacht. Het wordt gewaardeerd wanneer je als manager jezelf flexibel opstelt. Is er een keer een ochtend geen baliemedewerker, neem dan zelf de telefoon op!
Luister goed naar je team. Laat zien dat je betrokken bent bij je mensen. En dan bedoel ik daarmee: onderhoud ook contact met iemand die verplicht vijf dagen thuis zit met een heel gezin in quarantaine. Die persoon is niet ziek maar verdient wel aandacht. Luister goed naar je team en neem alle signalen serieus.
De werkgever verdient ook aandacht. De agenda is onrustig, er zijn pieken en dalen. Dat is voor niemand fijn. Belangrijk is om elkaar te blijven ondersteunen. Laat als praktijkmanager zien dat je er alles aan doet om het team flexibel te laten functioneren. Betrek de praktijkeigenaar erbij door te blijven communiceren.
Leg de nadruk op samenwerking
Het is een moeilijke en onrustige tijd voor ons allemaal. Als manager is het je taak om deze periode zo goed mogelijk door te komen. Blijf geloven in je team en geef complimenten. Ga bij problemen het gesprek aan en houdt de communicatie open. Leg de nadruk op de samenwerking. Want alleen dan kan er goede zorg verleend worden. Het is een stressvolle periode en iedereen is toe aan het “normale”, maar we moeten het wel samen doen.
Lees hier alle blogs van Maaike van der Mee