Informatie uitwisselen in de praktijk, is dat nou zo moeilijk?

Het is een veel voorkomende ergernis dat assistentes veel tijd kwijt zijn aan het (veilig) uitwisselen van informatie of dat dingen overgetypt moeten worden. En dat in 2021! Hoe moeilijk kan het zijn? In bijvoorbeeld de bankensector kan het toch ook? Waarom gaat dat in de zorg dan niet zo? Het 5-lagenmodel van Nictiz geeft inzicht. Maar wat kan je zelf nog doen om het eenvoudiger te maken? In dit artikel legt Linda Tolsma, praktijk- en wijkmanager, dat uit.

In een huisartsenpraktijk is werken zonder het Huisartsen Informatie Systeem (HIS) ondenkbaar geworden. Elke handeling voor en elk bericht over een patiënt wordt geregistreerd in het dossier. En steeds meer patiënten maken gebruik van een app of programma om die informatie in te zien. Hoe kan het toch dat bijvoorbeeld een dossier verhuizen tussen praktijken soms zo moeilijk gaat? 

Standaarden

Om met verschillende mensen of systemen samen te werken, te communiceren en informatie uit te wisselen zijn afspraken nodig. In de zorg gaat het om heel veel afspraken met heel veel verschillende partijen. Alles draait om standaarden, want als je gegevens niet op dezelfde manier opschrijft en opslaat, kan je ze niet eenvoudig delen.
Als het bijvoorbeeld om gewicht gaat, vinden we het heel normaal dat we de standaard kilogrammen gebruiken. Nictiz ontrafelt dat voor de patiëntveiligheid, continuïteit, kwaliteit, doelmatigheid van zorg en opschaling van e-health-toepassingen, het cruciaal is dat betrokken partijen samenwerken. Die partijen zoals huisartsen, ziekenhuizen en patiënten zullen afspraken op verschillende niveaus moeten maken om gegevens uit te kunnen wisselen. Dat is in een schema weergegeven:

Afspraken met heel veel partijen

Voordat je in de praktijk een dossier kan versturen naar een andere praktijk (samenwerking) hebben de beroepsverenigingen NHG en LHV afspraken vastgelegd (beleidsafstemming) over hoe en naar wie je dat kunt doen. Leveranciers van HIS’en en verenigingen van gebruikers hebben samen met de beroepsverenigingen afspraken gemaakt over welke informatie gebruikt wordt en hoe (structuur en inhoud) die verzonden kan worden. Daarna kunnen al deze partijen samen in gesprek met degenen die van een systeem gebruik gaan maken. En kunnen applicatiebeheerders een programma bouwen dat aansluit bij de wensen van de gebruiker (koppelen van systemen). Tot slot moeten ICT-professionals nog afspreken hoe de gegevens veilig over en weer verzonden kunnen worden (infrastructuur). 

Probleem is aantal autonome partijen

Elke huisartsenpraktijk kan zelf kiezen welk van de acht HIS’en gebruikt wordt. De HIS-leveranciers zijn net als de huisartsenpraktijken zelfstandige ondernemingen, dus zij kunnen zelf bepalen of ze bijvoorbeeld een stukje software voor dossieroverdracht inbouwen of hun mensen inzetten op een module voor overlegjes binnen de praktijk die wellicht meer oplevert. De moeilijkheid zit dus in het aantal autonome partijen. Dat maakt de huisartsenzorg anders dan de genoemde bankensector.

De praktijk houdt niet op bij de deur 

Als alle genoemde partijen hun werk gedaan hebben, moet er in de praktijk ook nog ICT ingericht worden, waarmee de assistent(e), praktijkondersteuner, -manager of huisarts ondersteund worden bij de patiëntenzorg. Die zorg wordt in de meeste gevallen niet alleen in de praktijk gegeven, maar samen met de apotheker, wijkverpleging en veel andere zorgverleners. Goede communicatie is de ruggengraat van goede zorg. 

Wanneer de huisartsenpraktijken in een regio kiezen voor eenzelfde HIS en voor één platform voor informatie-uitwisseling met andere zorgverleners en de patiënten, maakt dat de onderhandelingen met de ICT-leverancier krachtiger. Dan kunnen er gemakkelijker verbeteringen doorgevoerd worden waar veel praktijken baat bij hebben. De investering en aandacht die het kost om een nieuw systeem te gaan gebruiken in de praktijk betaalt zich terug in betere zorg rond de patiënt en meer efficiënt samenwerken. Lees: meer tevreden patiënten en blijere zorgverleners. 
 

Linda Tolsma