Veilig werken: (Linux) server aan vervanging toe?

Of het nu door de leeftijd komt van het systeem of door wijzigingen in noodzakelijke applicaties van softwareleveranciers, iedereen moet gemiddeld een keer in de 5 tot 7 jaar de server vervangen.  Een vervanging is iets wat er nu is 1-op-1 vervangen om de huidige setup in stand te kunnen houden. Helaas werken de meeste IT-bedrijven volgens dit principe. Ik vind dat dit niet altijd de juiste aanpak kan zijn, want we zitten niet alleen in een zeer levendige en snel veranderende IT-wereld, maar een praktijk staat zelf ook niet stil. 

Vervangen als kans

Je kunt beter naar vernieuwing dan naar vervanging kijken. Wat doet de technologiemarkt? Microsoft? Intel? Wat doen de praktijksoftwareleveranciers? Wat zijn je toekomstwensen als praktijk? Wat doen beheersoftwareleveranciers? Wat doen fabrikanten en welke garanties worden er nog gegeven op apparatuur? Zijn alle gebruikte stekkers en aansluitingen nog wel van deze tijd?  Kijkend naar de ontwikkelingen van een praktijk, de softwareleveranciers en naar alle hardwareleveranciers zoals röntgen- en computersystemen, dan kunnen we zeggen dat alles en iedereen in de jaren door blijft groeien en verder ontwikkelt. En dat is maar goed ook. Zo komen er steeds meer en sneller nieuwe dingen op de markt. Die het werken makkelijker maken en die de patiënten een betere beleving van jouw praktijk kunnen geven.

Ik vind dat IT een praktijk volledig moet ondersteunen. Toch zie ik heel erg veel praktijken kampen met problemen en zich iedere dag weer moeten aanpassen aan de beperkingen van hun IT. Dit vind ik erg jammer want een praktijk kan zo echt niet vrij en op eigen kracht lekker doorgroeien. Vervanging is een kans om de IT weer aan uw wensen aan te passen. Vernieuwing begint bij praten en afstemmen. Bespreek hoe het systeem ingericht en onderhouden moet gaan worden. Wat moet het wel kunnen? Nu maar ook later? En belangrijker nog, wat moet het niet kunnen? Zijn er overbruggingsmogelijkheden in tijden van nood (bijvoorbeeld server crash of uitval). Bespreek de mogelijkheden voor het verder inrichten van een nieuwe situatie van de praktijk. In een kleine groep van 10-20 % komt er wellicht uit dat de huidige IT server setup nog voldoet, maar dan heb je in ieder geval een weloverwogen besluit genomen dat deze setup de komende jaren nog goed bij de praktijk past.

Acute serveruitval?

Iets wat op dit moment stuk is, zal veelal direct vervangen worden met iets vergelijkbaars. Dit omdat het probleem acuut opgelost moet worden. Dit kan hogere kosten met zich mee brengen want alles moet met spoed r opgelost worden, de praktijk kan immers niet verder. Als het je toch overkomt, probeer dan nuchter te blijven en pak ook deze kans goed aan om toch eerst te overleggen welke IT-setup het beste gaat passen voor jouw praktijk in de komende 5 jaar. Dit wil niet zeggen dat de praktijk offline moet blijven tot de nieuwe oplossing er is. Wellicht zijn er tijdelijke oplossingen beschikbaar waarmee de praktijk geheel of gedeeltelijk online kan worden gebracht opdat men tijd kan kopen om rustig na te gaan welk IT-concept de praktijk de komende jaren kan  ondersteunen.

Verwacht geen wonderen

Wat kan ik doen om de levensduur zo veel mogelijk op te rekken? Probeer te voorkomen dat een server voortijdig de geest geeft. Het goed verzorgen, stofvrij houden, tijdig laten onderhouden, maar bovenal kunnen vertrouwen op een IT-partij die niet alleen de korte termijn op haar netvlies heeft staan. Verwacht nu geen wonderen van een IT-partij want zoals gezegd staat de techniek niet stil en zullen de ontwikkelingen alleen maar sneller en sneller gaan terwijl systemen steeds minder lang garanties krijgen.

Ook is het soms erg moeilijk in te schatten hoe snel een softwareleverancier haar software in een Hosted omgeving beschikbaar gaat stellen, de zogenaamde cloudoplossing. Veel partijen zijn hier erg druk mee bezig. Sommige zijn te enthousiast begonnen en komen terug op hun cloudoplossing en sommige partijen verlengen hun pilot/proef-periode. Dit geeft ook niet, want het is niet iets wat je zomaar even doet. Er komen namelijk hele andere zaken om de hoek kijken bij Hosted Solutions. Een IT-partij kan een praktijk dus tot een bepaalde hoogte adviseren op basis van haar kennis en markt inzicht en ontwikkelingen, maar kan nog altijd niet in de glazen bol kijken wat de toekomst echt zal brengen.

Tips

1. IT-check uitvoeren. Een IT-check van Qfast kan een objectief en fris beeld geven van de gehele setup van jouw IT-omgeving en wanneer en of deze aan vernieuwing toe is. De check wordt vanuit het AVG-oogpunt uitgevoerd.

2) Stoppen met pleisters plakken Het blijven plakken van zogenaamde pleisters op een IT-omgeving is geen langetermijnoplossing. Als gebruiker blijf je concessies moeten doen omdat een systeem gebruikt wordt dat niet (optimaal) is ingericht voor de gewenste doeleinden. Als de basis van een IT-omgeving fundamenteel niet goed is, dan zul je toch echt opnieuw moeten gaan bouwen. “Ja, het kan niet anders”, of “zo heeft het altijd gewerkt” zijn symptomen dat de basis verkeerd is. Heb je het gevoel dat er in je praktijk te veel pleisters zijn geplakt, overweeg dan tip 1.

3) Schaf ook geen rolls-royce aan. IT-systemen worden vaak opgebouwd met zoveel onderdelen en features die nooit in de  praktijk gebruikt zullen gaan worden. Deze onderdelen kosten vaak extra geld, niet alleen in aanschaf maar ook in onderhoud. 

Advies 

Probeer de veranderingen binnen de IT niet meer in detail te willen volgen! Wil je als praktijkmanager of praktijkhouder meepraten over het inregelen van de IT-omgeving in je praktijk? Dat is tegenwoordig gewoonweg niet meer te doen. IT is niet alleen complexer aan het worden, maar je hebt als praktijkeigenaar je handen al vol aan talloze andere praktijkzaken. Loslaten is hier de sleutel, maar hoe doe je dat? Dit is natuurlijk erg lastig, want je lijkt dan geen controle meer te hebben. Laat je dan eens informeren om een overstap van IT te kunnen overwegen. Vraag advies bij je branchevereniging, bespreek het eens in je kring/groep of kom eens kennismaken met de jongens achter Qfast.

John van der Zwaan Praktijkadviseur, jvdzwaan@qfast.nl, 06-10675039 / 030-6585999, www.qfast.nl

In mijn blogs staat ‘veilig werken’ altijd centraal en ik hoop u in mijn komende blogs met praktische tips uw praktijk nog veiliger te kunnen laten werken. Niet alleen het veiliger inrichten van uw praktijk maar ook uw medewerkers bewuster laten worden van de dagelijkse handelingen in hun taken.