Deze vijf onderwerpen verdienen een plek op je prioriteitenlijst in de mondzorgpraktijk

Om te bepalen of jouw tandartspraktijk het ‘goed’ doet zijn er heel wat criteria om je succes aan af te meten. Niet in de laatste plaats is het belangrijk wat je zelf als succes definieert. Over succesvol ondernemen, efficiënt werken en teamspirit zijn bibliotheken vol geschreven. Misschien vind je hele andere dingen belangrijk dan je collega-praktijkhouder. Wat werkt voor jouw praktijk, jouw team en voor jou persoonlijk is onmogelijk te vatten in artikel met een rijtje checkboxen die je kunt afvinken. Wel zijn er een aantal overkoepelende thema’s die een plek op jouw prioriteitenlijst verdienen, omdat ze eraan bijdragen dat de samenwerking in jouw praktijk soepel verloopt.

Weet waar je naartoe gaat

Om succesvol te zijn, moet je eerst helder voor ogen hebben waar je dat succes dan aan gaat afmeten. Met andere woorden, wat is het gezamenlijke doel waar je naartoe werkt in de praktijk? Dit helder hebben (uitgesproken of uitgeschreven) is een essentiële eerste stap voor een efficiënte samenwerking en teamgevoel. Zorg daarom dat de missie en visie van de praktijk bekend is voor al je teamleden en brainstorm hier ook samen over. Bespreek waar je samen naartoe werkt, waaraan je toetst of het doel is bereikt en bepaal wat ieders rol hierin is. Maak dit zo concreet mogelijk en toets regelmatig of je samen nog op koers ligt, of dat jullie iets moeten veranderen.

De beleving van jouw collega’s en patiënten

In een tijdperk waarin de arbeidsmarkt krapper is dan ooit, wordt het steeds duidelijker hoe belangrijk medewerkerstevredenheid is. De medewerkers zijn de ruggengraat van de praktijk en vormen daarmee de basis voor jouw succes. Een aantal factoren die cruciaal zijn voor mensen om het naar hun zin te hebben en houden op hun werk, zijn duidelijke verwachtingen over het werk zelf, een gevoel van vertrouwen en waardering en de mogelijkheden om te groeien en te doen waar je goed in bent.

Naast tevreden medewerkers is een goede gastvrijheidsbeleving essentieel voor een hogere patiënttevredenheid, minder klachten en hierdoor meer behandelacceptatie en werkplezier binnen het team. Weet jij hoe je er in dit opzicht voorstaat? Mensen laten niet altijd het achterste van hun tong zien en daarom bestaat de kans dat jij hier een ander beeld van hebt. Wil je er achter komen hoe jouw collega’s en patiënten de praktijk echt beleven, dan is het belangrijk om dit regelmatig te toetsen met behulp van medewerkers- en patiënttevredenheidsonderzoeken.

Efficiënte praktijkprocessen

De hoge werkdruk in de zorg, vraagt om efficiënte werkprocessen. De agendaplanning is hierbij in veel praktijken een heet hangijzer. Patiënten die niet komen opdagen voor een afspraak, of laat afzeggen kosten de al drukke receptie veel tijd en frustratie. Maak daarom handig gebruik van tools die jou kunnen helpen om dit soort processen beter te stroomlijnen.

Uit onderzoek van Dentiva blijkt dat het de receptie nu vaak een uur per dag kost om niet nagekomen of laat afgezegde afspraken te verzetten. Maar met een softwaretool als Snelterecht, kunnen afspraken eenvoudig en snel (vaak al binnen tien minuten) via WhatsApp worden opgevuld. Een grote win-win, voor zowel de praktijk als de patiënt!

Meten is weten

Naast medewerkers- en patiënttevredenheidsonderzoeken doen, is het natuurlijk ook belangrijk om naar de harde cijfers van de praktijk te kijken. Evalueer regelmatig hoe jouw praktijk presteert aan de hand van kengetallen binnen de mondzorg. Naast de omzet per zorgverlener, is het bijvoorbeeld interessant om te zien hoeveel patiënten per tandarts gemotiveerd genoeg zijn om naar de mondhygiënist of preventieassistent te gaan.

Zoals je kunt vermoeden zitten daarin grote verschillen, die bespreekbaar worden door het zichtbaar te maken. Een overzicht maken van patiënten die wel geweest zijn, maar waarbij niets in de kaart staat, kan ook zeer leerzaam zijn, net als het lijstje niet-afbehandelde patiënten. Als patiënten daar onbedoeld lang op staan, kan het zelfs lastig worden om de rekening alsnog (maanden of een jaar later) te versturen.

Een heldere taakverdeling

Een duidelijke taakverdeling binnen het team zorgt voor rust en efficiëntie. Wat doet een praktijkmanager bijvoorbeeld wel en niet en wat is de verantwoordelijkheid van de praktijkhouder(s)? Hierover kan nog wel eens verwarring ontstaan. Zorg daarom dat je werkt met functieprofielen met een duidelijke beschrijving van taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden. Het is belangrijk dat je het hele team hiervan op de hoogte brengt, zelfs als je denkt dat het duidelijk is voor iedereen.

De vaardigheden en competenties van ieder teamlid kun je ook vastleggen in een skills-matrix. Zo zet je medewerkers in voor de dingen waar ze goed in zijn en weten ze van elkaar ook goed bij wie ze terechtkunnen. Dit is ook bij het onboardingproces van nieuwe medewerkers cruciaal.

Wat voor jouw praktijk het meest belangrijk is, moet je natuurlijk zelf besluiten. We raden je aan om één of twee onderwerpen te pakken en te kijken hoe je ervoor staat. Zaken die je al wat langer niet actief bekeken hebt, kunnen best tegenvallen. Maak van die twee onderwerpen dan je prioriteit en bedenk hoe je een verbeterslag kunt maken en hieraan kunt vasthouden door de juiste slimme tools in te zetten.

Meer weten over slimme tools?

Wil je aan de slag met een teamtevredenheidsonderzoek? Bekijk de DentHR tool van Dentiva (ook voor arbeidsovereenkomsten, OVO en je personeelsreglement). Razendsnel lege agendaplekken opvullen? Dan is de software tool Snelterecht misschien precies wat jij nodig hebt.

Fotografie: Martin Hals en Dentiva