DentallManager, all-in-one praktijkmanagement software: Stroomlijnt uw praktijkprocessen

Razek Sharif is tandarts en directeur van DentalNetwork.nl, zes tandartsenpraktijken in Capelle aan den IJssel en Rotterdam. Samen met programmeurs ontwikkelde hij de afgelopen tien jaar DentallManager, een all-in-one oplossing voor de automatisering van alle werkprocessen in de praktijk. Razek presenteert zijn product op de Dag van de Praktijkmanager. ‘Zo’n gebruiksvriendelijk en breed platform ontbrak nog in tandheelkundig Nederland.’

Razek Sharif (36) vertelt dat zijn onderneming de afgelopen dertien jaar snel groeide. ‘Toen ik mijn eerste praktijk met één behandelkamer had opgezet, kreeg ik het aanbod een praktijk van een collega over te nemen. Dat kwam een paar keer voor, waardoor we nu al zes praktijken hebben met ongeveer 100 medewerkers, tandartsen met allerlei differentiaties, mondhygiënisten, assistenten en praktijkmanagers. Ik werk daarin samen met mijn zussen die ook tandarts zijn. We hadden de ambitie om op een gezonde manier te groeien en daarin heb ik het voortouw genomen.’

‘Alle werkprocessen stroomlijnen’

Naarmate de groep praktijken groeide en hij meer managementtaken kreeg, voelde Razek ook meer behoefte aan een overkoepelend programma voor alle dagelijkse processen, zoals behandelplannen, apparaatbeheer, personeelsdossiers, roosters en aftekenlijsten. Hij wilde de technologie op de werkvloer beter beschikbaar maken en de informatiestromen stroomlijnen. ‘Ik ging op zoek naar een programma dat mij hielp overzicht te houden, maar er was geen betaalbare alles-in-een oplossing. Het is geen hogere wiskunde, maar het is wel extreem belangrijk om alle processen zo in te richten dat je een goedlopende praktijk wordt. Je hebt de synergie tussen IT en zorg nodig om de gezondheidszorg te moderniseren, is mijn overtuiging.’

‘All-in-one cloud based applicatie’

De managementoplossing die Razek Sharif zocht, waren óf niet beschikbaar óf alleen als losstaande pakketten met veel kosten. Samen met de programmeurs ontwikkelde hij een cloud based, responsive applicatie, die op elk apparaat te gebruiken is. DentallManager bevat modules in vier hoofdcategorieën:

• human resources (personeelsdossiers, rooster, urenregistratie, examinering, onboarding),
• documentbeheer (mediatheek, contractgenerator, apparaatbeheer, drive en protocollen),
• dagelijkse processen (behandelplangenerator, beslisbomen, aftekenlijsten, communicatie) en
• algemene doeleinden (team, automations, contactlijsten, organogram).

De licentie van het systeem is niet gekoppeld aan het aantal gebruikers, maar gestaffeld op basis van de grootte van de praktijk, waarbij alle modules standaard beschikbaar zijn. ‘Als aanbieder van deze diensten in de tandheelkunde hebben we als enige een eigen app in de Apple Appstore en de Google Playstore. DentallManager kan op elk apparaat gebruikt worden: of het nou een pc, laptop, tablet of telefoon is.’

‘Het systeem wordt ‘turn-key’ geleverd’

Een van de grote voordelen is dat DentallManager gevuld wordt aangeleverd met allerlei waardevolle informatie en documenten, waaronder: 

• Tandheelkundige en organisatorische protocollen
• Tandheelkundige richtlijnen
• Arbeidsovereenkomsten voor tandartsen, mondhygiënisten en assistenten
• Behandelplansjablonen
• Aftekenlijsten
• Afbeeldingen en video’s van tandheelkundige behandelingen 
• Formulieren en vragenlijsten t.b.v. gesprekken met medewerkers

‘In enkele minuten een arbeidscontract opstellen’

Alle modules communiceren met elkaar, legt Razek uit. ‘Als een medewerker verlof aanvraagt, komt dat in de urenregistratiemodule naar voren. Als de praktijkmanager dat verlof goedkeurt, wordt de roostermodule ook aangepast. Doordat alle modules met elkaar communiceren, hoef je aanzienlijk minder manuele handelingen te doen. Dat scheelt veel werk, tijd en energie.’ En hij geeft nog een voorbeeld.

‘Als je als praktijkmanager een nieuw contract moet maken voor een collega, gebruik je daarvoor de contractgenerator. Als je dan aanvinkt om wie het gaat, wordt alle informatie over diegene ingeladen vanuit het profiel van die collega. Dan hoef je al die informatie niet te knippen en te plakken. Het systeem doet het denkwerk voor je. Op die manier communiceren de modules met elkaar en kun je binnen een paar minuten een contract samenstellen. Overigens: alle wijzigingen die je in het contract hebt aangebracht, worden automatisch opgeslagen in het profiel van de medewerker. Dit voorkomt de kans op fouten en bespaart waardevolle tijd.’

‘Gebruiksvriendelijk en aantrekkelijk vormgegeven’

Typerend voor het gebruiksgemak dat DentallManager oplevert, is ook de behandelplangenerator. Deze module maakt gebruik van een medische database, waarin tandheelkundige protocollen en behandelinformatie zijn ondergebracht. ‘Een tandarts is snel 20 minuten bezig met het maken van een behandelplan, maar met deze tool kan dat binnen enkele minuten. Je selecteert de behandeling die je van plan bent en het systeem maakt daarvan een presentabele pdf, met tekst en afbeeldingen, die je kan doorsturen naar de patiënt. Het is vooral een presentatietool, om de behandeling visueel aantrekkelijk te maken voor de patiënt.’ Zo zijn alle modules van DentallManager visueel aantrekkelijk vormgegeven. ‘Tandartsen zijn van nature heel visueel gericht. Bij de roostermodule zie je bijvoorbeeld niet alleen een naam, maar ook een foto van die medewerker en een foto van de betreffende werkplek.’

‘Snelle antwoorden met module beslisbomen’

Gebruiksvriendelijk is ook de module beslisbomen, waarmee snel antwoorden gevonden kunnen worden op lastige vraagstukken. De beslisboommodule is toegespitst op alle functies binnen de praktijk, zowel de ondersteunende als de medisch-inhoudelijke. ‘Stel je voor dat een patiënt al vier keer niet op is komen dagen en de balieassistente niet weet wat zij moet doen. Krijgt die patiënt wel of niet een nota? Normaal gesproken loopt ze dan direct naar de praktijkmanager en vraagt zij wat ze ermee moet. Nu kijkt ze bij ‘niet nagekomen afspraak’ en wordt ze stap voor stap door het hele proces heen geleid. Uiteindelijk krijgt ze een antwoord en een tekstsuggestie, die kan ze kopiëren in een mail naar de patiënt.’

‘Alle facetten in een platform’

Razek wijst ook op de module met educatiemateriaal. ‘Als je iemand snel wilt opleiden aan de stoel, dan kan dat met DentallManager. De nieuwe assistente krijgt bij elk hoofdstuk een klein examen en als ze alle hoofdstukken heeft doorlopen krijgt ze een certificaat. DentallManager is een all-in-one oplossing, alle facetten van de praktijk zijn samengebracht in één platform.’

Het systeem ondersteunt alle organisatorische werkprocessen in de praktijk. ‘Goede zorg begint bij het team. Als dat optimaal functioneert, volgt de rest vanzelf. We bieden managementoplossingen, want patiëntinformatiesystemen of boekhoudpakketten zijn er (gelukkig) al genoeg. Voor de interne communicatie gebruiken we een interne mail- en mededelingenfucntie met leesbevestiging. Daar voegen we binnenkort de mogelijkheid van groepsgesprekken aan toe.’

‘Minder denkwerk en meer overzicht’

Door het automatiseren van de werkprocessen beperkt DentallManager het denkwerk voor praktijkeigenaren en -managers. ‘Stel je voor dat je een nieuwe medewerker aanneemt. Het systeem herkent welke functie die medewerker heeft. Daaruit volgt ook welke documenten in het personeelsdossier opgeslagen moeten worden. Neem je bijvoorbeeld een balie-assistent aan, dan heeft diegene geen hepatitis B-vaccinatiebewijs nodig. Een nieuwe stoel-assistente heeft dat wel.'

'Het systeem herkent zo per functie welke documenten er nodig zijn. Vervolgens herkent het ook of de documenten zijn geüpload. Als ze zijn geüpload, krijgt de praktijkmanager automatisch een melding als de geldigheid verloopt. Al die stappen ontzorgen de praktijkmanager.’

‘Een ander voorbeeld van automatisering is de module apparaatbeheer, waarmee je de onderhoudsmomenten van apparatuur kunt inplannen. Je kunt de facturen uploaden, zodat je daarmee inzicht krijgt in de onderhoudskosten per apparaat per periode. Vooral als je groeit, verlies je het overzicht als je zo’n tool niet hebt.’

‘Meer tijd voor nuttige dingen’

Met DentallManager kunnen praktijkhouders tijd vrijspelen voor andere nuttige dingen. ‘DentallManager ontlast de praktijkmanager doordat alle processen worden geautomatiseerd.  Een contract maken, verlof aanvragen of ziekmelden kan je binnen een handomdraai in de app doen. De praktijkmanager heeft er dus veel baat bij. DentallManager is geschikt voor praktijken die de ISO-certificering willen behalen, omdat je alle processen inzichtelijk maakt, automatiseert en documenteert. Zo kun je de certificering snel rondkrijgen.’

‘Behandelkamers op orde met aftekenlijsten’

Razek heeft met het systeem geprobeerd belangrijke ‘pijnpunten’ van de gemiddelde tandartspraktijk op te lossen. ‘Gebruikers merken dat DentallManager door een tandarts is ontwikkeld. Het systeem biedt bijvoorbeeld standaard model-aftekenlijsten die je makkelijk kunt aanpassen. De aftekenlijst helpt assistenten bij het opruimen van de behandelkamers, schoonmaken van de units en aanvullen van de materiaallades voor de volgende dag. Als iedereen dat aftekent kan de praktijkmanager in het dashboard zien of ze daadwerkelijk aan alle verplichtingen hebben voldaan. Dat is een voorbeeld van een pijnpunt bij praktijken.’

‘Intuïtief, modern en visueel aantrekkelijk’

Gebruikers beschrijven het platform ‘extreem intuïtief, modern en visueel aantrekkelijk’, vertelt Razek over de reacties die hij ontvangt. ‘De tool heeft onszelf veel gebracht en we willen het platform daarom ook graag met collega’s delen. Het all-in-one aspect maakt het heel intuïtief en gebruiksvriendelijk. Je hoeft geen uitgebreide handleidingen te lezen, maar kunt al snel aan de slag. Zo’n gebruiksvriendelijk en breed platform ontbrak nog in tandheelkundig Nederland. Om die reden hebben we ons aangemeld ook voor de Dag van de Praktijkmanager.’

Lees meer: DentallManager - All-in-one managementsoftware