Besparen in de medische praktijk

Bespaarbedrijf.nl en MedischOndernemen zetten vorig jaar samen de bespaarkansen in de medische praktijk op een rij. In een serie van 5 delen zoomden wij in op de volgende onderwerpen:

• Huisvestingskosten
• Kantoorkosten
• Personeelskosten
• Verzekeringen
• Accountancy & Adviseurs  
  

  Casus

De huisartsenpraktijk uit deze casus is gevestigd in een gezondheidscentrum in Borne. Er zijn vier huisartsen werkzaam. Hiernaast zijn er een aantal doktersassistenten, praktijkondersteuners, een diabetesverpleegkundige en een praktijkmanager verbonden aan de praktijk.

Binnen deze casestudy is gekeken naar de volgende kosten:

• Vaste telefonie
• Energie
• Huisvesting
• Afvalverwerking 

 Vaste telefonie

Om te bepalen of er een besparing mogelijk is op de vaste telefonie, is het belangrijk te kijken naar de huidige infrastructuur en of hier recent in is geïnvesteerd. Tegenwoordig wordt in de markt vaak gekozen voor een VOIP omgeving waarmee de telefoniediensten in de cloud worden ondergebracht. Hierbij is echter vaak een investering noodzakelijk in nieuwe telefoontoestellen die aangesloten kunnen worden op het VOIP-platform.

Onlangs heeft de praktijk uit Borne gekozen te investeren in een nieuwe telefooncentrale. Om deze investering ineens af te schrijven en opnieuw te investeren in een nieuwe omgeving is op dit moment daarom nog niet zinvol. Wel is het dan mogelijk om, wanneer er geen sprake is van een langlopend contract, te kijken of er bespaard kan worden op de maandelijkse belkosten. In de casus uit Borne blijkt er op de belminuten al een besparing van 23% kan worden gerealiseerd. Omdat de huidige infrastructuur niet wordt aangepast, is deze besparing relatief eenvoudig in praktijk te brengen. Hieruit blijkt dat het zinvol is om regelmatig kritisch naar de variabele kosten te kijken, ook wanneer er recent is geïnvesteerd toestellen en een centrale. 

Energie

Een aanbesteding voor energie is relatief eenvoudig. Hierover is in deel 2 van deze serie al geschreven. Op basis van een prijsvergelijk kan in Borne 8% bespaard worden. Deze besparing lijkt relatief laag, echter wordt het grootste deel van de energiekosten gevormd door belasting en leveringskosten. Deze kosten zijn voor alle leveranciers hetzelfde. Het prijsverschil wordt veroorzaakt door een besparing in de kWh prijs van 14%. Hiermee worden de verschillen tussen de verschillende leveranciers relatief groter. Naast de mogelijkheid om kostenbesparingen te realiseren is het interessant te kijken naar de diensten die de verschillende aanbieders leveren. Zo houden sommige leveranciers de markt voor u in de gaten en attenderen zij u op eventuele bespaarmogelijkheden. Hiermee wordt op termijn voorkomen dat de praktijk ongemerkt een tijdlang een te hoog tarief betaalt. 

Huisvesting

Een veelgehoord misverstand is dat er op een huurcontract alleen bespaard kan worden wanneer de praktijk verhuist. Wanneer u als praktijkhouder tevreden bent over de locatie en geen wensen heeft voor uitbreiding of andere aanpassingen, zijn er wel degelijk mogelijkheden om te besparen. Hierbij moet in eerste instantie het huidige huurcontract worden geanalyseerd. Veelal is er sprake van langlopende contracten van bijvoorbeeld 5 tot 10 jaar met opzegtermijnen van minimaal 1 jaar. Bij opzegging buiten de opzegtermijn wordt het contract stilzwijgend verlengd met nogmaals een periode van bijvoorbeeld 5 jaar. Ook in Borne is dit het geval.

Wanneer het huurcontract binnenkort afloopt of verlengd moet worden is het het meest zinvol deze te (laten) analyseren. Het is uiteraard mogelijk om hier zelf naar te kijken, maar u kunt ook kiezen voor een advieskantoor dat werkt voor huurders en eindgebruikers van zakelijk onroerend goed. Deze partijen zijn beter op de hoogte van de marktconforme m2 prijzen van uw locatie. Een scan van de locatie uit Borne laat zien dat er op basis van de gehanteerde m2 prijs een aanzienlijke besparing van 25-30% gerealiseerd zou moeten kunnen worden.

Wanneer het huurcontract op korte termijn verlengd moet worden en er op basis van marktonderzoek een besparing mogelijk zou moeten zijn, is het verstandig om de onderhandelingen met de verhuurder in te gaan. In Borne blijkt het huurcontract stilzwijgend te zijn verlengd zonder heronderhandeling. Toch is het in deze gevallen zinvol om toch het gesprek aan te gaan met de verhuurder. Zeker wanneer er plannen zijn om langer dan de nu voorliggende huurperiode op de locatie te blijven of wanneer het gebruik verandert. Dit zijn aanknopingspunten om een onderhandeling te starten. Ook in dit geval is het verstandig u te laten ondersteunen door advieskantoren die zich specialiseren in dit soort onderhandelingen.

Afvalverwerking

Er zijn veel verschillende aanbieders van afvalverwerking in Nederland. Een aanbesteding voor deze diensten is relatief eenvoudig. Het is voor leveranciers vaak relatief eenvoudig om een concurrerende prijs neer te leggen en op basis hiervan kan een appels met appels vergelijking gemaakt worden. Hiernaast is het verstandig om met enige regelmaat kritisch te kijken naar de frequentie van het ophalen van afval. Wanneer de afvalstroom redelijk gelijkmatig is, is het waarschijnlijk het meest voordelig om vooraf een frequentie van ophalen af te spreken. Aangezien dit beter te plannen is in efficiënte ritten zijn de kosten per lediging hiervan van lager dan wanneer er op afroep wordt geledigd. Wanneer er echter regelmatig halfvolle containers worden opgehaald is het waarschijnlijk weer voordeliger om de frequentie te verlagen of op afroep te laten ledigen. Een hybride model is vaak ook mogelijk. Op basis van een 'appels-met-appels-vergelijking' voor de afvalverwerking blijkt dat er in Borne met marktconforme tarieven wordt gewerkt. Een onderzoek naar bespaarmogelijkheden is door de ophaalfrequentie te veranderen is aan te bevelen.

Conclusie

In nagenoeg iedere medische onderneming zijn kostenbesparingen te realiseren. In sommige gevallen kunt u gemakkelijk overstappen van aanbieder en is het uitvoeren van een aanbesteding relatief makkelijk te organiseren. Ook wanneer een overstap naar een nieuwe leverancier niet gemakkelijk of niet wenselijk is, is het zinvol om te onderhandelen met de huidige leverancier of dienstverlener. In Borne lijkt er ruimte te zijn om te besparen op huisvestingskosten. Daarnaast heeft de praktijk door in gesprek te gaan met de alarmopvolging leverancier een concurrerender tarief weten te bewerkstelligen. Dit terwijl het contract nog geruime tijd doorliep. Veel bedrijven blijken zeker bereid te zijn blijvende klanten te belonen met een scherper tarief. Helaas gebeurt dit in veel gevallen niet automatisch, maar zal de praktijk zelf het initiatief hiertoe moeten nemen. Uiteraard kunt u zich hierin laten ondersteunen door ondernemingen als bespaarbedrijf.nl, omdat zij vrijer de onderhandeling kunnen aangaan. In de meeste gevallen zien wij dat dit initiatief wordt beloond met een kostenbesparing. Tot slot is het vooral ook zinvol om in de gaten te houden wanneer lopende contracten aflopen en eventueel stilzwijgend verlengd worden. Aan het einde van een contactperiode is de gemiddelde leverancier immers het meest genegen een aanzienlijke verlaging van de tarieven aan te bieden.

Drs. K.N. Abcouwer is consultant bij bespaarbedrijf.nl dat op ‘no cure, no pay’- basis bespaartrajecten uit handen neemt.