De gouden tip om lege agendaplekken in de mondzorgpraktijk aan te pakken

donderdag 30 mei 2024

timer 3 min

Als er ineens een lege agendaplak ontstaat, kost het veel tijd om de agenda weer sluitend te krijgen. Uit onderzoek van Dentiva blijkt dat het de receptie gemiddeld een uur bellen en 7 telefoontjes kost. Het zorgt bovendien voor omzetverlies en veel irritatie in het team. Niet voor niks behoren laat geannuleerde afspraken dan ook tot één van de grootste frustraties in de praktijk. Bestaat er een gouden tip om lege agendaplekken sneller en efficiënter in te vullen? JA! Deze tip pas ik zelf toe in de praktijk en kan ik iedere collega aanbevelen. Teamwork is daarbij de sleutel tot succes.

Dé gouden tip: Werk met een snelbellenlijst

Hoe werkt het? Een snelbellenlijst is een lijst van patiënten die je snel kunt bellen om een lege plek te vullen. Gemiddeld heb je op deze lijst 15 beschikbare patiënten nodig per type behandeling. Hoe langer de lijst, hoe groter de kans dat het lukt. Zo simpel is het.

Een gezamenlijke verantwoordelijkheid voor succes

Essentieel voor het bijhouden van een snelbellenlijst is wel dat de zorgverlener dit actief benoemt als optie in de behandelkamer. Daarmee wordt de kans automatisch groter dat de patiënt ook daadwerkelijk op de lijst terechtkomt.

Uiteraard speelt de receptie ook een grote rol. Zij zijn degenen die de patiënten bellen en kunnen zien hoeveel mensen er nog op de lijst staan. Het is belangrijk dat de receptie de tandarts en mondhygiënist hierover actief informeert. Zo weet de behandelaar of hij de lijst vaker, of juist minder vaak moet benoemen in de behandelkamer.

Wat noteer je op een snelbellenlijst?

Hoe gestructureerder je zaken vastlegt, hoe efficiënter de receptie kan werken. Leg daarom bij voorkeur het volgende vast:

Is het spoed voor de patiënt, of voor de zorgverlener?
Heeft de patiënt een afspraak voor het geval hij niet sneller terecht kan?
Welke dagen is de patiënt flexibel?
Kan hij ook bij een andere zorgverlener afgesproken worden?
Hoe lang duurt de afspraak?

Tips voor efficiënter bellen

Mensen zijn tegenwoordig moeilijk bereikbaar en hebben steeds minder tijd. Gebruik deze wetenschap om je telefoongesprekken slim te voeren. Bel eerst de personen op de snelbellenlijst die kunnen op de dagen dat er een plek is vrijgekomen. Benoem in het gesprek vervolgens direct dat je belt ‘namens tandarts x, die u graag eerder ziet gezien het belang van de afspraak.’ Dit maakt de kans van slagen groter.

Deze tool gaat jou helpen bij efficiënter agendabeheer

Om jou nog beter te helpen bij efficiënter agendabeheer, heeft Dentiva speciaal voor de mondzorg Snelterecht ontwikkeld. Deze gloednieuwe software helpt jou lege agendaplekken slim, snel én makkelijk weer te vullen, voor meer werkplezier in de praktijk. Klinkt jou dit als muziek in de oren?

GRATIS Masterclass – dinsdag 11 juni

Op dinsdag 11 juni kun je éénmalig deelnemen aan een GRATIS Masterclass van Dentiva waarin je een introductie krijgt van de Snelterecht software. Tijdens de Masterclass ontdek je bovendien nóg 7 strategieën die je helpen om lege agendaplekken terug te dringen. Tot slot, krijg je de mogelijkheid om tijdelijk de eerste maand gratis de Snelterecht software te gebruiken. Kortom, dit wil je niet missen!

Aanmelden voor de GRATIS Masterclass ‘De optimale strategie om met lege agendaplekken om te gaan’