DentallManager stroomlijnt processen en versterkt samenwerking, transparantie en efficiëntie

donderdag 19 december 2024
timer 5 min

Razek Sharif, tandarts en directeur van DentalNetwork.nl, met tandarts Antje van den Dool en praktijkmanager Henri Vermeulen. (Foto: DentalNetwork.nl)

DentallManager is een veelzijdig en gebruiksvriendelijk praktijkmanagementsysteem dat helpt om werkprocessen, de communicatie en de efficiëntie van de praktijk te verbeteren. Razek Sharif, tandarts en directeur van DentalNetwork.nl, ontwikkelde het systeem met collega’s. Samen met tandarts Antje van den Dool en praktijkmanager Henri Vermeulen belicht hij de voordelen van DentallManager.

Behandelplangenerator: efficiënt en duidelijk

Antje van den Dool, tandarts in de Dental Network-praktijk in Capelle aan de IJssel, vertelt dat ze veel baat heeft bij de behandelplangenerator. Voor de invoering van DentallManager gebruikte ze nog Word-bestanden om behandelplannen te maken, wat vaak tijdrovend en ongestructureerd verliep. De behandelplangenerator is een snelle en consistente manier om in een handomdraai behandelplannen op te stellen. Ook patiënten krijgen dankzij het behandelplan vooraf duidelijkheid over de behandeling.

‘Alles staat nu op een rijtje, inclusief visuele ondersteuning, waardoor patiënten beter begrijpen wat hun behandeling inhoudt,’ zegt Van den Dool. Door de visuele en tekstuele uitleg, zijn patiënten beter geïnformeerd en komen minder vaak met vragen terug, is haar ervaring. ‘Tijdens een intake komt vaak maar 30% aan bij patiënten, zeker als ze zenuwachtig zijn. Het helpt echt voor patiënten om alles ‘zwart op wit’ te hebben. Afbeeldingen worden automatisch toegevoegd en binnenkort ook ondersteund met animaties.’

Beslisboommodule: hulp bij complexe keuzes

Voor Van den Dool is ook de beslisboommodule een essentieel onderdeel van het systeem. De module biedt een reeks ja/nee-vragen die tandartsen helpen om bij complexe diagnostische en behandelbeslissingen sneller tot een conclusie te komen. Van den Dool: ‘Het voorkomt dat je bij je diagnose en behandeling alles opnieuw moet opzoeken, wat veel tijd bespaart.’ De module helpt niet alleen bij het nemen van weloverwogen beslissingen, maar voorkomt ook onnodige doorverwijzingen of vertragingen in de behandeling. ‘De beslisboommodule is vooral nuttig voor tandartsen die hun kennis willen opfrissen of bij twijfelgevallen. Het helpt om patiënten niet te snel door te sturen, maar ook niet te lang in je eigen stoel te houden. Een voorbeeld is een patient met een witte afwijking in de mond. Via de beslisboommodule krijg je gemakkelijk een differentiaal diagnose, met uitleg en afbeeldingen van de mogelijke aandoeningen.’

Met de module aftekenlijst controleren assistenten aan het begin en einde van de dag of alle materialen aanwezig zijn. Hoewel Van den Dool de aftekenlijsten vooral aan de assistenten overlaat, merkt ook zij de voordelen die deze module biedt. Zo is alles netjes aangevuld in de kamer en verlopen de behandelingen soepel. Ook de planningsmodule om het eigen rooster in te zien en haar verlofuren bij te houden, gebruikt ze vaak. ‘Het is handig om te weten wie er aan je zijde staat als assistent en te bekijken of er geen conflicten zijn in de planning. Verlofaanvragen kun je makkelijk via de DentallManager-app indienen.’

DentallManager: tijdswinst, overzicht en gebruiksvriendelijkheid

Een belangrijk voordeel van DentallManager is voor Van den Dool de tijdswinst die het dagelijks oplevert. Ook prijst ze de gebruiksvriendelijkheid van DentallManager. ‘Het is heel rechttoe rechtaan. Na één keer uitleggen snap je het al.’ Sommige processen, zoals het toevoegen van begrotingen, worden op den duur geïntegreerd. Het systeem biedt overzicht door ook de aanvraag van machtigingen en andere administratieve taken te centraliseren. ‘DentallManager automatiseert alle processen en verbetert de communicatie met patiënten en in het team. Zeker op drukke dagen helpt het mij om overzicht te houden’, concludeert Van den Dool.

DentallManager bevat modules in vier hoofdcategorieën:

  • Modules voor human resources (personeelsdossiers, rooster, urenregistratie, examinering, onboarding),
  • Modules voor documentbeheer (mediatheek, contractgenerator, apparaatbeheer, drive en protocollen),
  • Modules voor dagelijkse processen (behandelplangenerator, beslisbomen, aftekenlijsten, communicatie) en
  • Modules voor algemene doeleinden (team, automations, contactlijsten, organogram).

Praktijkmanagement: centraal beheer van cruciale processen

Henri Vermeulen, praktijkmanager op vijf locaties van Dental Network, bespreekt de veelzijdigheid van DentallManager op het gebied van personeelsbeheer en planning. Hij omschrijft het als een ‘centraal beheersysteem’ dat de cruciale processen binnen human resources en praktijkmanagement stroomlijnt. DentallManager maakt het mogelijk om de personeelsadministratie en alle documenten zoals contracten en certificaten centraal op te slaan.

‘Ook voor elke werknemer is het een voordeel om een dossier voor zichzelf te kunnen bijhouden op één plek. Als management houden we bovendien makkelijk alle personeelsdossiers bij,’ legt Vermeulen uit. Dit betekent dat contracten, certificaten en andere belangrijke documenten altijd eenvoudig toegankelijk zijn. Bovendien biedt het systeem een module voor onboarding met bijbehorende documentatie. Ook dat bevordert het overzicht en maakt documenten snel toegankelijk voor het management.

Overzicht voor management en medewerkers

Dankzij de roostermodule is het eenvoudig roosters en verlofaanvragen van medewerkers efficiënt te beheren, schetst Vermeulen. ‘De verlofaanvraag gebeurt door de medewerkers in hetzelfde systeem en wordt door het management gehonoreerd of afgewezen. Teamleden en managers hebben in één oogopslag overzicht op alle benodigde informatie. Medewerkers kunnen zelfstandig hun eigen salarisstroken, roosters en persoonlijke dossiers inzien, wat de transparantie bevordert. Tegelijk kunnen we als management eenvoudig gesprekken en evaluaties in het systeem vastleggen.’

Hoewel DentallManager niet direct gekoppeld is aan andere systemen is het zodanig opgezet dat gegevens eenvoudig kunnen worden overgenomen met behulp van exportbestanden. Met DentallManager heeft de praktijkmanager een tool die niet alleen administratieve processen stroomlijnt, maar ook samenwerking, transparantie en efficiëntie binnen de praktijk versterkt. ‘Het is een compleet geheel,’ concludeert Vermeulen.

AI en verdere innovatie

DentallManager blijkt in de praktijk een krachtig hulpmiddel op alle locaties van Dental Network, niet alleen op het gebied van administratieve taken, maar ook voor het verbeteren van de communicatie, workflow en besluitvorming. Van behandelplannen tot personeelsbeheer en integratie van AI: het systeem biedt talloze mogelijkheden om tandartsen en praktijkmanagers te ondersteunen in hun dagelijkse werk.

Razek Sharif is optimistisch over de potentie van DentallManager op het gebied van AI. Hij wil in DentallManager een nog duidelijker overzicht creëren van de beschikbare modules en hoofdcategorieën, zodat gebruikers snel kunnen vinden wat ze nodig hebben. Sharif benadrukt het belang van focus in het dagelijks werk: ‘We willen DentallManager nog meer proactief maken. Het systeem zal gebruikers helpen door tijdig de juiste signalen te geven, zodat ze zich volledig kunnen richten op hun kerntaken. Dit maakt het werk niet alleen gemakkelijker, maar ook plezieriger. DentallManager helpt dan nog meer bij het ontzorgen van iemand in zijn werk.’

Meer lezen?