De zeventiende Dag van de Praktijkmanager: Sfeervol congres in nieuw jasje op vertrouwde locatie

Het programma bestond deze keer niet uit een vaste opeenvolging van plenaire inleidingen en parallelsessies, maar uit een bonte afwisseling van keynotes, workshops, debatten, een-op-een speedconsults, tuingesprekken en walkshops in de Amersfoortse binnenstad. Het voormalige klooster de Mariënhof bood hiervoor het juiste decor, hoewel sommigen op het overvolle programma wel wat moesten puzzelen. Met 150 bezoekers - deelnemers en partners – stroomde de historische locatie vol.

Deze editie werd bovendien omlijst met de stands van zestien kennispartners, waardoor er voor praktijkmanagers veel te halen viel. Een fotograaf die van elke bezoeker een profielfoto schoot voor LinkedIn en twee stoelmasseurs maakten het aanbod compleet. Een zonovergoten binnentuin, rode ballonen en de goodies van de partners droegen bij aan de vrolijke festivalsfeer. Dagvoorzitter Charlotte van den Wall Bake opende de dag met een ‘energizer’ in de vorm van een plaatsbepaling: alle bezoekers konden in de Singelzaal plaats nemen op de denkbeeldige kaart van Nederland. Daarbij bleek dat de deelnemers uit alle delen van het land kwamen.

Personal branding

Tandarts Casper Bots gaf in de Singelzaal vervolgens de energieke openingskeynote over ‘personal branding’. Bots vertelde over zijn zoektocht in zijn beroepsmatige leven: als kind wilde hij altijd arts worden, maar besloot op het laatste moment toch voor tandheelkunde te kiezen. Toen hij tegen de 50 liep, begon hij zich af te vragen hoe hij zijn verdere leven wilde invullen. De praktijkvoering kostte hem steeds meer energie en de werkdruk werd steeds groter. Door een enquête uit te zetten onder 180 tandartsen kwam hij erachter dat hij daarin niet de enige was: 60% van de deelnemers voelen in hun werk toegenomen druk, 75% signaleert toegenomen fysieke klachten en stress en 90% maakt melding van toegenomen administratieve belasting.

Vitaal ouder worden

Bots vertelt dat hij als praktijkhouder ook worstelt met personeelstekort. Hij begon de afgelopen jaren actief te sporten om vitaal oud te worden (dagelijks op de crosstrainer en woon-werkverkeer met een overdekte ligfiets). Daarnaast verdiept hij zich recent in de esthetische tandheelkunde en gaat hij in deeltijd aan de slag in een esthetische mondzorgkliniek in Liverpool. Bovendien ontwikkelde hij de training Dentist Experience, voor praktijkhouders en -managers die zich afvragen wat een goede invulling van hun persoonlijke en professionele toekomst is.

Kernwaarden scherp krijgen

Bots schetst bevlogen de inzichten die hij opdeed tijdens zijn zoektocht. Hoe kun je in de huidige turbulente tijd goed voeling houden met wat je nu echt zelf wilt? Hoe maak je de juiste beroeps- en levenskeuzes? Puzzelend op die vragen ontwikkelde hij samen met Birgit Laemers de Dentist Experience met zes modules, waarbij ‘Inside discovery’, ‘Senses storm’ en ‘Zoeken naar Ikigai’ belangrijke ingrediënten zijn. Bij de Explore-module maakt Bots gebruik van een zogeheten ‘vision board’ om de kernwaarden van deelnemers scherp te krijgen. Later op de dag gaf hij samen met Laemers hierover de workshop Zet al je zintuigen open voor vernieuwd en verfrist perspectief. (Lees meer: Casper Bots op de Dag van de Praktijkmanager: ‘De kracht van personal branding: doe je wat echt bij je past?’)

Teamenergie en teamsucces

Even later verzorgde Nora Ennahachi, operationeel directeur van de MyDent Mondcentra in Utrecht en Rotterdam, in een afgeladen Tuinzaal een al even energieke sessie over Teamenergie omzetten in teamsucces. Ze vertelt dat ze na diverse studies, waaronder verpleegkunde en management in de tandheelkunde, psychologie studeerde om zich te verdiepen in de vraag: waarom doet iemand wat hij of zij doet? Zelf werd ze eerst tandartsassistente, waarbij ze ontdekte dat ze zich beter kon ontwikkelen als praktijkmanager.

Energielekken en -bronnen

Nora vertelt dat ze in haar werk voortdurend probeert om te gaan met twee belangrijke thema’s: energiebronnen en -lekken. Haar beginvraag aan de ongeveer 80 deelnemers in de workshop is dan ook: wat zijn jouw belangrijke energielekken en energiebronnen? Als energiebronnen noemen deelnemers: ‘humor’, ‘minder hiërarchie’ en ‘open communicatie’. Energielekken hebben praktijkmanagers ook genoeg, zo blijkt. Ze hebben last van ‘roddelen op de werkvloer’, ‘ziekteverzuim en personeelstekort’, ‘falende ICT’, ‘problemen met VECOZO’, ‘steeds wisselende wet- en regelgeving’, ‘voortdurende veranderingen’ en ‘trage besluitvorming’.

Praktijkmanager moet mandaat bevechten

Nora leerde dat een praktijk niet gerund kan worden door een groep collega’s, maar door een hecht team, dat zich samen verantwoordelijk voelt, goed beloond wordt en samen veel lol heeft. Een praktijkmanager moet in haar ogen dan ook midden in het team staan en een ruim mandaat van de praktijkhouder hebben. Ze vertelt dat ze dat mandaat als praktijkmanager zelf lang moest bevechten, omdat de  praktijkhouder grote moeite had het management los te laten. Pas toen Nora verschillende keren dreigde te zullen vertrekken, gaf deze toe.

Verschil groep en team

Sindsdien bouwt ze aan een hecht team, waarbij ze de regie heeft en gebruik maakt van ‘persoonlijke ontwikkelingsplannen’, royale arbeidsvoorwaarden en een eigen teambudget. ‘Het is enorm belangrijk om als team te functioneren, samen de successen te vieren en in te zien dat individuele successen vaak dankzij de groep ontstaan. Met het persoonlijk adviesplan en persoonlijk ontwikkelingsplan kun je antwoord geven op de drie w’s: Wie ben je? Wat kan je? Wat wil je? Daarmee kun je ook bepalen of iemand bij de kernwaarden van het team past. Als iemand daar niet bij past, kun je beter afscheid nemen van elkaar. Cruciaal bij ons is ook een goede beloning en als team mooie dingen willen doen.’ (Lees ook: Nora Ennahachi over teamenergie en teamsucces: ‘Zoals we betrokken zijn bij onze patiënten, zijn we dat ook bij elkaar’)

Teamdoelen, veiligheid en plezier

Nora wijst op het cruciale belang van heldere teamdoelen, psychologische veiligheid en samen plezier hebben als team. ‘We zoeken gemotiveerd personeel met een diverse achtergrond. Per cluster – tandartsen, assistenten, mondhygiënisten, praktijkmanagers – hebben we heldere subdoelen. Met ons persoonlijke ontwikkelingsplan werken we heel gericht aan de ontwikkeling van mensen. Als team maken we nu elk jaar een reis, afgelopen jaar naar Marrakesh en dit jaar naar Athene.’

Nora benadrukt dat ze ook allerlei fouten heeft gemaakt en met de praktijk ook mindere periodes heeft beleefd. ‘Daarvan heb ik geleerd dat ik alleen mensen moet aannemen, als ik er ook echt 100% achter sta. Inmiddels zijn we als team zo hecht dat we naast het reguliere werk ook genoeg energie hebben om regelmatig vrijwilligerswerk te doen voor Resto van Harte, Leger des Heils en de Sociale Tandarts.’ (Lees ook: MyDent Mondzorgcentrum Rotterdam hielp zaterdag 57 patiënten gratis: ‘Gewoon mensen zoals jij en ik’)

Kwaliteitsmanagement, bedrijfsvoering en innovatie

Ron Haanstede en Rutger IJntema verzorgen een workshop over het belang van kwaliteitsmanagement in de fysiotherapie. Ze presenteren het nieuwe Inkwala kwaliteitsmanagementsysteem van Het Gezonde Net en Fys’Optima. Inkwala bestaat uit vier modules: Digitaal Kwaliteitsmanagement Systeem (DKMS), de Compliancemonitor, de Bedrijfsvoeringmonitor en de Innovatiemonitor. Met het systeem krijgen praktijken nu inzicht in hun kwaliteit, bedrijfsvoering en innovatiekracht, betogen Haanstede en IJntema. (Lees meer: InKwala kwaliteitsmanagement voor de fysiotherapie: ‘Meer rust, overzicht en bewaking van de praktijk’).  

Rutger IJntema vertelt over zijn onderzoek voor het Innovatie Platform Fysiotherapie en de Klein Bedrijf Index Fysiotherapie naar waardecreatie in praktijken. Uit het onderzoek komt naar voren dat veel praktijkhouders zeggen dat het met hun praktijk wel goed gaat. ‘Tegelijk zeggen ze dat ze heel erg gestrest zijn, te veel kosten hebben én te weinig medewerkers. Ze geven ook aan dat geen ruimte hebben om te innoveren en te investeren. Als je steeds efficiënter probeert te zijn, voeg je voor de patiënt geen extra waarde toe. Heel veel paramedische praktijken durven niet te investeren, en betalen zichzelf onder bijstandsniveau uit.’

‘Als je als praktijk wilt groeien, moet duidelijk zijn wat de investeringsruimte is. Ook moet je inzicht hebben in je bedrijfsproces en verandercapaciteit hebben. Dat vergt veel afstemmen met je team, stakeholders, samenwerkingspartners. Belangrijke vragen zijn ook of patiënten tevreden zijn en hoe je het financieel doet.’

‘Wake up call’ voor de mondzorg

In hun ‘wake up call’ over de toekomst van de mondzorg vragen Nora Ennahachi en Casper Bots aan de praktijkmanagers waar ze tegenaan lopen. Verschillende aanwezigen geven aan dat hun praktijken vaak worstelen met personeelstekorten, ziekteverzuim, motivatieproblemen bij medewerkers, administratieve lastendruk, moeite met prioriteiten stellen.

Als praktijkhouder herkent Casper Bots dat en laat zich van zijn kwetsbare kant zien. Hij vertelt openhartig dat hij de afgelopen jaren te maken kreeg met een nieuwe kaakchirurgiepraktijk die veel personeel uit zijn eigen praktijk aantrok. ‘Ik vroeg me af wat ik eigenlijk verkeerd deed. We hebben in het team immers samen onze kernwaarden vastgesteld. We luisteren altijd naar onze teamleden en hebben leuke teamuitjes. We doen er echt alles aan, maar toch lopen mensen weg.’

‘Ga terug naar de kern’

Nora vertelt dat toen haar praktijk met soortgelijke problemen te maken had, ze kozen voor krimp. ‘Anders blijven die problemen spelen en lopen collega’s met al hun energie en kennis de deur uit. Ik gun elke praktijkhouder om terug te gaan naar de kern, naar de groep die wel tevreden en stabiel is, om daarna weer te gaan groeien. We hebben het hele personeelsbestand onder de loep genomen en gekeken waar de energielekken zitten. Het bleek dat we te snel mensen hadden aangenomen. Als je een fantastische assistente hebt, die het werk echter helemaal niet leuk vindt, is er een grote kans dat ze toch weer vertrekt.’

‘Geef de praktijkmanager volledige zeggenschap’

Casper beschrijft de problemen die hij had met taakdelegatie, die bedoeld was om teamleden de mogelijkheid te bieden zich te ontwikkelen. Nora reageert daarop met de stelling dat praktijkmanagers kunnen helpen de juiste teamleden aan te trekken en te ontwikkelen. ‘Praktijkhouders hebben grote moeite met het loslaten van de controle. Praktijkmanagers moeten de ruimte krijgen van hun praktijkhouder. Die moet de manager volledige zeggenschap durven geven. Toen ik echt zeggenschap kreeg over de teamontwikkeling, en de praktijkhouder zich richtte op de behandelingen, ontstond er ruimte om te bouwen. Eigenlijk moet alle communicatie tussen praktijkhouder en team via de praktijkmanager lopen. De tandarts werkt in de mond en de praktijkmanager is verantwoordelijk voor de randzaken en het team.’

Casper Bots constateert dat de tijd van vanzelfsprekende groei in de mondzorg voorbij is. ‘Veertig procent oudere tandartsen gaat met de komende jaren met pensioen en door het personeelstekort staan veel praktijken in een overlevingsmodus. Jonge tandartsen denken vaak dat ze met een specialisme als endodontologie kunnen beginnen, in plaats van eerst als algemeen practicus aan de slag te gaan.’ Nora stelt dat de praktijkmanager en de praktijkhouder elkaar zouden moet coachen in hun ontwikkeling. ‘Vraag als praktijkhouder ook eens hoe het gaat met de praktijkmanager gaat. Ga eens een hapje met haar eten.’

‘Vertrouw meer op de praktijkmanager’

Dagvoorzitter Charlotte vraagt hoe Nora en Casper hopen dat de mondzorg richting 2030 ontwikkelt. Nora wijst naar de Sociale Tandarts in Rotterdam. ‘Ik hoop dat de mondzorg toegankelijk wordt voor iedereen. Dat is nu niet zo en dat is een prachtig land als Nederland onbegrijpelijk.’ Casper: ‘Ik hoop dat heel veel mensen in de mondzorg gaan werken en dat de taakdelegatie wordt doorgezet. En ik hoop dat praktijkhouders meer gaan vertrouwen op hun praktijkmanagers.’ 

Charlotte van den Wall Bake vertelt op het eind van de dag dat ze veel inspiratie heeft opgedaan. ‘Mijn grote vraag is: wat ga je morgen anders doen?’ Een praktijkmanager vertelt dat ze zich beter wil profileren tegenover haar praktijkhouder. ‘Ik ga mijn praktijkhouder vragen mij meer te zien staan.’ Een andere praktijkmanager zegt dat ze zich minder conflictmijdend wil gaan opstellen. Charlotte zegt dat ze genoten heeft. ‘Ik zag vandaag weer hoe jullie je makkelijk met elkaar verbinden en ook kwetsbaar durven te zijn. Op een dag als deze zie ik dat jullie met en van elkaar leren. En dat vind ik zo krachtig.’

Bekijk de foto's van het congres: 'Dag van de praktijkmanager - 16 mei 2024'