Hoe voer je een goed gesprek over iemands functioneren? Negen handige tips

• Vraag aan medewerkers waar zij het gesprek willen voeren. Ga wandelen. Het gebrek aan oogcontact maakt het makkelijker om lastige gesprekken te voeren;
• Bereid je goed voor op het gesprek. Zorg ervoor dat je een duidelijke visie voor ogen hebt met de rol van medewerkers hierin verwerkt. Dit biedt een referentiekader waaraan het functioneren (in de toekomst) kan worden gerelateerd;
• Bespreek de wederzijdse verwachtingen: die van jezelf en die van de medewerker. Jouw rol als leidinggevende is vooral een faciliterende: wat heeft de medewerker nodig om te kunnen voldoen aan de verwachtingen?;
• Durf feedback te geven. Het is van belang voor de organisatie van de patiëntenzorg en de samenwerking in het team. Het werkt ook motiverend voor de medewerkers als je zowel de goede als minder goede aspecten van diens functioneren benoemt;
• Gebruik geen containerbegrippen als ‘patiëntvriendelijk’, ‘zelfstandig’ of ‘collegiaal’, maar leg concreet uit hoe dat bij jullie wordt ingevuld op de praktijk. Geef voorbeelden, zodat een helder beeld ontstaat;
• Focus op de ontwikkeling en niet op de prestatie van je medewerker, en op sterke punten, daaruit blijkt vaak de drive van de ander. Stel vast wat de medewerker graag zelf wil ontwikkelen en laat iemand zelf doelstellingen bepalen;
• Vraag om feedback op jouw gedrag. Dat kan de samenwerking verbeteren;
• Maak het gesprek over het functioneren onderdeel van de dagelijkse gang van zaken. Zeg bijvoorbeeld: ‘Let je daar nog even op’, of: ‘Goed opgelost gisteren’;
• Bewaar in het personeelsdossier verslagen van de gesprekken, waarin je niet alleen jouw aandachtspunten noteert, maar ook wat jouw medewerker goed doet. Zo weet je wat er speelt.

Wil je je er verder in verdiepen? Lees dan deze column van Ben Tiggelaar: ‘De onzin van beoordelingsgesprekken’

(Bron: o.a. Handboek praktijkvoering. Bouwstenen voor de huisartsgeneeskunde)